Keynote-Präsentationen: Mach das Beste aus diesem Veranstaltungsformat

Keynote-Präsentationen sind ein Veranstaltungsformat, um das die meisten Organisatoren wahrscheinlich nicht herumkommen und das dein Publikum erwarten wird. Nutze die Gelegenheit, die ungeteilte Aufmerksamkeit deines Publikums mit etwas zu fesseln, das wirklich den „Wow“-Faktor mit sich bringt.

Was ist eine Keynote und warum solltest du eine integrieren?

Eine Keynote-Präsentation ist eines der am häufigsten verwendeten Formate in einem Veranstaltungsprogramm. Sie funktioniert am besten, wenn sie dafür sorgt, dass sie alle Augen auf die Bühne lenkt, um exklusive Inhalte, einen besondere:n Redner:in oder ein Top-Talent zu verfolgen. Der Fokus liegt dann ganz darauf. Deshalb solltest du diesen Raum optimal nutzen. Keynotes sind ein Highlight bei allen Arten von Veranstaltungen, von hochrangigen diplomatischen Treffen über interne Veranstaltungen bis hin zu Fachmessen.

Keynote-Präsentationen lenken die Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer:innen auf einen zentralen Punkt. Bei einer Keynote wird dein:e Redner:in in Szene gesetzt. In der Regel spricht eine Person, die möglicherweise auf der Bühne angekündigt wird, eine bestimmte Zeit lang direkt zu deinem Publikum. Sie können von Folien oder Bildmaterial begleitet werden, aber viele von ihnen enthalten überhaupt kein Bildmaterial. Hier ist die Einbindung des Publikums minimal – im Allgemeinen erwartest du, dass dein Publikum sich konzentriert und seine volle Aufmerksamkeit der Keynote schenkt.

Da dieses Format so allgegenwärtig ist, kann dieses Veranstaltungsmerkmal schal werden, wenn es übermäßig genutzt oder an der falschen Stelle in deiner Agenda platziert wird. Um das Beste aus diesem Format herauszuholen, ist es nicht ganz so einfach, einen Redner auf die Bühne zu stellen. Du musst jede Keynote als eine Performance betrachten. Du musst sicherstellen, dass deine Redner:in für dein Publikum geeignet ist und über eine angemessene Vorbereitung und technische Unterstützung verfügt, um das Beste aus der Präsentation herauszuholen.

Warum solltest du dieses Format wählen? Wofür ist dieses Format gut?

Das Format der Keynote eignet sich hervorragend, um eine besondere Person, eine wichtige Erkenntnis oder ein Schlüsselelement deiner Veranstaltung zu präsentieren, das alle Teilnehmer:innen mitnehmen sollen. Keynotes werden am besten sparsam eingesetzt – daher das Wort „Key“ im Titel – um dein Publikum zu versammeln und deine Teilnehmer:innen auf eine bemerkenswerte Persönlichkeit oder einen denkwürdigen Moment aufmerksam zu machen. Sie eignen sich am besten für „Wow“-Momente – hochkarätige Redner:innen oder große Themen, die du deinem Publikum gut vermitteln willst. Bei eine:m:r Redner:in können sich deine Zuhörer:innen direkt auf das konzentrieren, was er/sie sagt, und es ist einfacher, ihm/ihr zu folgen als bei einem Interview oder einer Podiumsdiskussion, die nicht so sehr nach einem Drehbuch abläuft und sich über mehrere Themen erstrecken kann.

Keynotes sind großartige Elemente, um den „inspirierenden“ Aspekt deiner Veranstaltung zu betonen. Sie können sehr wirkungsvoll eingesetzt werden, um ein Gefühl von Ehrfurcht und Interesse zu erzeugen. Du kannst Keynotes nutzen, um andere Aspekte deiner Veranstaltung auszugleichen – wenn du zum Beispiel eine Reihe von kooperativen Elementen hast, bei denen deine Teilnehmer:innen mit vielen Aktivitäten beschäftigt sind, kannst du sie versammeln und ihre Energie am Ende mit einer gut platzierten Keynote-Präsentation bündeln.

Bei vielen Veranstaltungen können Keynotes auch die Aufmerksamkeit auf deine Veranstaltung lenken, indem sie zu Anmeldungen führen. Sie können auch zu Marketingzwecken eingesetzt werden, wenn ein hochkarätige:r Redner:in oder eine Koryphäe die Teilnehmer:innen zu deiner Veranstaltung lockt. Allerdings solltest du hier vorsichtig sein, wie du dieses Mittel einsetzt. Deine Zielgruppe durchschaut jede Spielerei. Wenn ein spezielle:r Hauptredner:in nur wegen des Marketingwerts ausgewählt wird, aber nicht unbedingt wegen der Stimmung oder des Themas der Veranstaltung, könnte deine Veranstaltung zufällig oder planlos wirken. Die Wahl des/der Redners:in, des Themas und des Tons ist von entscheidender Bedeutung.

Was musst du haben, damit dieses Format ein Erfolg wird?

Der wichtigste Aspekt einer Keynote-Präsentation sind der/die Redner:in und die Geschichte, die erzählt wird. Da es sich um ein so minimales Format handelt, müssen diese beiden Aspekte sorgfältig auf den Ton und das Konzept der Veranstaltung abgestimmt werden. Du möchtest, dass dein:e Redner:innen gut zu deinem Publikum passen und ausreichend vorbereitet sind, um Eindruck zu hinterlassen. Wer der/die richtige Redner:in für die jeweilige Veranstaltung und das jeweilige Publikum ist, hängt von der jeweiligen Veranstaltung ab. Manchmal ist diese:r Redner:in jemand, der allgemein bekannt ist, z. B. ein CEO oder eine Führungskraft, der/die bei einer unternehmensinternen Veranstaltung wichtige Themen für ein Team von Mitarbeiter:innen präsentiert. In anderen Fällen wird eine Keynote von eine:m:r externen Redner:in gehalten, der eingeladen wird, um ein externes Ziel zu vermitteln oder um das Publikum zu inspirieren oder zu begeistern. Hier kannst du bei der Auswahl des/der Redner:s:in viel Kreativität walten lassen. Du kannst jemanden auswählen, der eine neue Perspektive einbringt oder deiner Veranstaltung eine neue Note verleiht. Es gibt viele Redneragenturen und viele inspirierende Stimmen. Bevor du dich auf die Suche nach einer bestimmten Person begibst, solltest du wissen, welche Themen und Erkenntnisse dieses Element vermitteln soll. Lege die Hauptthemen und den Ton fest, den du mit deiner Keynote-Präsentation vermitteln willst, und hole von deinem Team und den möglichen Teilnehmer:innen Feedback zu den Redner:innen ein, die sie gerne einladen würden.

Was machen die Leute falsch? Häufige Fehler bei diesem Format und wie man sie vermeiden kann:

1. Schlechte Auswahl der Redner:innen / Inhalt nicht auf das Publikum abgestimmt

Dies ist ein wichtiger Punkt, der bei vielen Veranstaltungen falsch gemacht wird, vor allem, wenn sie mit einer Koryphäe oder einem wichtigen Namen arbeiten, der eine beeindruckende Persönlichkeit ist.

Es gibt zwei Hauptaspekte, die bei der Auswahl der Redner:innen eine Rolle spielen: erstens, wenn der/die Redner:in bzw. der Inhalt nicht zu deinem Publikum passt, und zweitens, wenn du den/die Redner:in nicht im Voraus darauf vorbereitest, wonach dein Publikum sucht.

Hole Feedback von deiner Community und den potenziellen Teilnehmer:innen ein, um zu erfahren, was sie von der Veranstaltung erwarten und mit welchen inspirierenden Persönlichkeiten sie in Kontakt treten möchten. Wenn du große Ideen vorantreiben oder innovatives Denken anregen willst, solltest du überlegen, ob du Hauptredner:innen engagieren willst, die sich gegenseitig oder dein Publikum herausfordern.

2. Keynote passt nicht zum Veranstaltungsformat / stört das Programm / dauert zu lange

Wenn du dir das Energieniveau und den Verlauf deiner Veranstaltung ansiehst, ist eine Keynote eine Rede, die dazu dient, dein Publikum zu versammeln und zu fesseln. Es ist das ideale Format, um dein Publikum zusammenzubringen und zu inspirieren – aber wenn die Keynote läuft, hören die Leute still zu und beschäftigen sich mit niemandem sonst. Du möchtest ihre volle, gebannte Aufmerksamkeit erreichen. Vielleicht möchtest du die Hauptvorträge nach der Mittagspause oder ganz am Anfang oder Ende des Tages ansetzen. Sitzungen direkt vor der Mittagspause oder den Erfrischungspausen könnten störend sein, da die Teilnehmer:innen in Erwartung der Pausen unruhig werden könnten.

Es hängt wirklich von den anderen Programmpunkten oder der Größe deiner Veranstaltung ab – aber zu viele Keynotes für die Veranstaltung mindern die Wirkung jedes einzelnen und verschwimmen in den Köpfen deiner Zuhörer:innen. Achte darauf, dass deine Keynotes angemessen über den Tag und den Veranstaltungsort verteilt sind, und locker die einzelnen Sitzungen mit verschiedenen Veranstaltungsformaten auf.

3. Unzugänglichkeit für das Publikum – nicht genügend Sichtmöglichkeiten, schlecht genutzter Raum, technische Probleme

Nachdem du den richtigen Platz im Zeitplan für deine Keynote-Präsentation gefunden hast, musst du nun sicherstellen, dass deine Redner:innen die richtigen Voraussetzungen haben, um das Beste aus ihrem Auftritt zu machen. Für physische Veranstaltungen musst du  für eine formelle Bestuhlung im Stil eines Klassenzimmers oder einer Galerie sorgen und genügend Sitzplätze für die Teilnehmer:innen bereitstellen.

In einem lauten oder großen Veranstaltungsort kannst du eine intime Atmosphäre für Keynote-Präsentationen schaffen, indem du einen Silent-Disco-Ansatz verwendest, bei dem deine Teilnehmer:innen Kopfhörer tragen und deine Redner:innen über ein Mikrofon, das in den Kopfhörern registriert wird, zum Publikum spricht.

In einem digitalen Setup können Keynotes wirklich glänzen, indem sie einen intimen Zugang zu deinem Publikum haben, bei dem es so aussieht, als würde der/die Moderator:in direkt zu ihnen sprechen.

So wird deine Keynote wirklich glänzend

Neben der Auswahl des/der richtigen Redner:s:in und der richtigen Inhalte für dein Publikum gibt es einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass deine Keynote wirklich glänzt:

• Mehrere Kamerawinkel, eine gute Beleuchtung und eine durchdachte Videografie ermöglichen es dir, die Inhalte deiner Keynote in einem anderen Kontext digital zu verpacken und wiederzuverwenden. Maximale Möglichkeiten zur Weitergabe und auch vom Vortragenden selbst, gibt dir zusätzliche Möglichkeiten, das Beste aus deiner Keynote-Präsentation zu machen.
• Erwäge die Einbindung von Beleuchtungs- und Kulisseneffekten, um den/die  Redner:in ins rechte Licht zu rücken. Schaffe eine besondere Atmosphäre um deine:n Redner:in herum, um die Präsentation hervorzuheben.
• Achte darauf, dass du regelmäßig Durchsagen machst, bevor der/die Redner:in die Bühne betritt, damit der Raum gefüllt ist.
• Entwickel vor der Veranstaltung einen Plan, wie das Material der Keynote nach der Veranstaltung genutzt werden kann, damit es weiterlebt. Eine Möglichkeit wäre ein Goodie oder ein Mitbringsel für die Gäste, das sich auf das Thema der Keynote, die Schlüsselideen oder das Konzept bezieht.
• Keynote-Sprecher:innen und -Themen können eine großartige Möglichkeit sein, einen „Wow-Faktor“ in dein Veranstaltungsmarketing einzubringen – stelle also sicher, dass du geeignete Fotos und Bilder einbindest, um die zu lernenden Lektionen zu vermitteln.

Geschrieben von:

Fred Bleck
PIRATEx Head of Market