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Den Gästekreis klären
Dein Team entscheidet, welche Händler, Kunden oder Partner zusammenpassen. Wir übersetzen Anlass und Gesprächsbedarf in einen passenden Rahmen.
spoga horse: Zeit für Händler und Partner.
Empfänge, Produktgespräche und Dinner für Marken und Geschäftspartner aus dem Pferdesportumfeld, unabhängig von der Messe organisiert.
Ein guter Termin passt zum Fachpublikum.
Händler und Partner haben während einer Messe volle Kalender. Wir konzentrieren den Anlass auf einen nachvollziehbaren Nutzen: Produkte besprechen, Erfahrungen austauschen oder die Zusammenarbeit planen.
Dokumentierte Erfahrung
Figma EMEA Exec Roadshow, Frankfurt 2023
Beim Figma-Treffen im November 2023 in Frankfurt übernahmen wir Konzeptionsberatung, Projektmanagement, Location, Catering und Koordination vor Ort. Bühnengespräche wurden zur weiteren Nutzung aufgezeichnet. Die Referenz zeigt das Zusammenspiel von Bewirtung, Inhalten und Produktion für eingeladene Kunden.
Projekt und unseren Beitrag ansehen →Gib Händlern Zeit für die praktischen Fragen.
Händlerdinner, Kollektionsvorstellung und Mitgliedertreffen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein Produkt braucht vielleicht Erklärung, Handhabung oder Vergleich. Kläre vor der Locationwahl, welche Fragen Gäste besprechen können und was die Vorstellung benötigt.
So arbeiten wir
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Produkte sinnvoll zeigen
Muster, Vorführungen und Präsentationen brauchen abgestimmte Flächen und technische Voraussetzungen. Lebende Tiere oder besondere Demonstrationen sind kein pauschal enthaltenes Angebot.
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Den Besuch leicht machen
Zeitfenster, Weg von der Messe, Zugang, Bewirtung und Rückweg werden gemeinsam geplant. Eine Abendlocation wird erst nach Verfügbarkeitsprüfung vorgeschlagen.
Dein Team und unseres
Dein Team verantwortet Gästebeziehungen, Einladungen und fachliche Freigaben. Wir planen und koordinieren den vereinbarten Eventumfang. Messezutritt, Veranstalterfreigaben und besondere Zugänge werden gesondert bestätigt; PIRATEx bietet eine unabhängige Agenturleistung an.
Was der Arbeitsplan festhält
Der vereinbarte Umfang hält Teilnahmegrund, Format, Ablauf, Dienstleisteranforderungen, Freigaben und Vor-Ort-Aufgaben fest. Location, Catering, Technik und Dokumentation erscheinen als eigene Angebotsposten, soweit sie dazugehören.
Hilfreiche Vorbereitung für diese Messe
Produktmuster und Handhabung, Sprachen der Händler, Verfügbarkeit von Beiträgen, sichere Präsentation und gesonderte Freigaben für Spezialvorführungen.
Wähle die Arbeit, die du brauchst
- Programmgestaltung →
Redaktionelles Programm und Speaker-Briefings, wenn die Inhalte Arbeit brauchen.
- Customer Roundtable →
Moderierter Erfahrungsaustausch zu einer gemeinsamen Kundenfrage.
- Side-Event-Produktion →
Location, Bewirtung und vereinbarte Abläufe, wenn du Unterstützung bei der Umsetzung brauchst.
Vor der Einladung den Kalender prüfen
Nutze die aktuellen Veranstalterangaben zu Terminen, Öffnungszeiten, Zutritt und Programm. Gleiche dann Gästetermine, Wege und sinnvolle Ankunfts- und Abreisezeiten ab. Dienstleisterbestätigungen und Entscheidungsfristen vereinbaren wir für dein Projekt. Verfügbarkeit wird vor der Buchung geprüft.
Offizielle Veranstalterinformationen →Starte mit der Frage, die du klären möchtest
Nenne den vorgesehenen Messezeitraum, Gästekreis und Anlass. Wir prüfen Timing, Location-Verfügbarkeit, Anreise und Dienstleisterbedarf, bevor wir das Angebot abgrenzen.
Vor der Beauftragung klären wir Leistungen, deine Beiträge, Freigaben, externe Kosten und Übergabe. Für ein erstes Gespräch brauchst du kein fertiges Briefing.
Projekt besprechen