Plane deine Veranstaltungen nicht wieder so, als ob es 2019 w�re!

Bei vielen Veranstaltungen dieser Saison ist mir aufgefallen, dass mir die Veranstaltung bekannt vorkam und ich ein sehr vertrautes Gef�hl hatte. Aber das ist nicht immer etwas Gutes. 

Bei der R�ckkehr zu pers�nlichen Veranstaltungen stelle ich fest, dass einige Veranstaltungskonzepte sehr �hnlich aussehen wie bei der letzten Veranstaltung in einem physischen Format. Die Teilnehmer:innen freuen sich zwar darauf, sich pers�nlich zu treffen, aber sobald sie vor Ort sind, f�hlt sich der angebotene Inhalt altbacken an. Veraltet. Standardisiert.

In zu vielen F�llen haben die Organisatoren nur wenig Phantasie in das Veranstaltungskonzept einflie�en lassen. Abgesehen davon, dass vielleicht ein paar Lifestreams f�r Teilnehmer:innen aus der Ferne hinzugef�gt werden, dominieren die gleichen Formate, Keynote, Breakout, Themen, die in den Jahren zuvor schon erschienen sind. Das Design dieser Veranstaltungen spiegelt nicht wider, was wir aus den vergangenen Pandemiejahren gelernt haben. Die Veranstaltungsteilnehmer verlangten nach mehr Personalisierung, Interaktion und Individualisierung. Es bleibt jedoch alles beim “alten”�. 

Die gleiche Veranstaltung aus dem Jahr 2019, neu pr�sentiert f�r das Jahr 2022 zu nutzen, wird bei dem heutigen Publikum nicht gut ankommen. Dieser Ansatz vernachl�ssigt die umfassenderen Ver�nderungen, die in den Branchen der B2B-Kunden, f�r welche die Eventbranche t�tig ist, stattgefunden haben. Die Pandemie hat viele dazu veranlasst, die Art und Weise, wie sie mit ihren Kunden, ihrem Publikum und ihren Teams in Kontakt treten, v�llig neu zu denken. Veranstaltungsexperten:innen, die f�r diese Branchen t�tig sind, m�ssen wissen, wie sich die Bed�rfnisse ihrer Kunden ver�ndert haben, und ihre Veranstaltungen entsprechend umgestalten, um sie an die ver�nderte Landschaft anzupassen. Bei einigen Veranstaltungen hat die ver�nderte Herangehensweise, wie Marken ihre Produkte bewerben, zu Absagen gef�hrt. Selbst bei Veranstaltungen, die seit Jahrzehnten auf dem Markt vertreten sind. 

Einige wichtige Dinge, die uns aufgefallen sind: 

• Eine enthusiastische R�ckkehr zu hochgradig kuratierten Business-Networking-Events. Intime Veranstaltungen, die darauf abzielen, die Beziehungen zu Kunden und Stakeholdern zu st�rken, sind derzeit sehr beliebt.  Nach einer so langen Zeit der Distanz f�hlt sich ein gemeinsames Essen mit Kunden oder Gesch�ftspartnern sehr frisch und neu an. 
• Hybride Veranstaltungen mit einem VIP-Erlebnis vor Ort. Hybride Veranstaltungen werden auch in Zukunft bestehen bleiben. Allerdings ist das Erlebnis f�r diejenigen, die vor Ort teilnehmen, jetzt noch st�rker kuratiert und ma�geschneidert als zuvor. Die Zahl der Teilnehmer:innen vor Ort ist zwar geringer, aber das Erlebnis ist intensiver und konzentriert sich auf besondere G�ste und einen exklusiven Rahmen. 
• Unternehmen kreieren ihre eigenen Markenerlebnisse. Viele blicken mit einer rosaroten Brille auf Gesch�ftsveranstaltungen vor der Pandemie zur�ck. Allerdings gab es vor der Pandemie viele Gr�nde, mit dem Erlebnis einer Gesch�ftsveranstaltung unzufrieden zu sein. Die Frustrationen reichten von den Kosten f�r die Teilnahme bis hin zur Tatsache, dass man sich nicht den richtigen Platz auf der Messefl�che sichern konnte, oder dass man nur minderwertige Leads erhielt. Anstatt dies einem Partner zu �berlassen, verlegen viele Unternehmen ihre Live-Kommunikation auf ihre eigene B�hne. 

F�hlt sich deine Veranstaltung zu vertraut oder veraltet an? Wie hast du dein Veranstaltungskonzept an den heutigen Markt und die Nachfrage angepasst? Welche Schritte hast du unternommen, damit sich deine Veranstaltungen frisch und neu anf�hlen? Ich w�rde gerne von den Ver�nderungen h�ren, die du an deinen Veranstaltungskonzepten vorgenommen hast.

Hier ist, was ich diese Woche gelernt habe:

The Event Industry:

• Positivity in Poznan: UFI European Conference 2022 [Exhibition World] Auf der UFI-Veranstaltung in dieser Woche kamen einige der f�hrenden K�pfe der Branche zusammen, um die neuesten Entwicklungen zu er�rtern und die Trends vorzustellen, welche die Branche in Zukunft beeinflussen werden. Einige der besonders bemerkenswerten Trends sind die Zunahme regionaler Veranstaltungen, wobei der Fokus weniger auf “Flaggschiff Veranstaltungen”� und mehr auf Satellit Veranstaltungen liegt. Ebenso das Bekenntnis zur Nachhaltigkeit, wobei die Veranstaltungen ihren Kohlenstoff-Fu�abdruck messen und konkrete Schritte zu dessen Reduzierung unternehmen. So sind kohlenstofffreie Veranstaltungen mehr als nur ein Schlagwort, sondern ein Weg in die Zukunft. 
• Survey Shows Vaccination Requirements Fading from Events [Meetings Net] Ein Zeichen daf�r, dass die Pandemie hoffentlich in den Hintergrund r�ckt ”� die Impfanforderungen f�r Veranstaltungen sind weltweit gesunken. Immer mehr Teilnehmer:innen m�ssen keinen Impfnachweis mehr erbringen. Dadurch f�llt eine gro�e H�rde f�r die Organisatoren:innen von Veranstaltungen weg. 
• Spring 2022 Planner Pulse Report [Encore Global] Hybride Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch. Die meisten Veranstaltungen werden in Zukunft auf weniger, daf�r aber anspruchsvollere Teilnehmer:innen und einen gr��eren digitalen Teilnehmerkreis ausgerichtet sein.Laut dieser aktuellen Umfrage stellen die Organisatoren:innen von Veranstaltungen eine Verschiebung hin zu einer besseren Teilnehmererfahrung f�r diejenigen fest, die vor Ort anwesend sind. Die Studie deutet darauf hin, dass kleinere pers�nliche Zusammenk�nfte das neue hybride Veranstaltungserlebnis in der Zukunft charakterisieren werden, mit mehr Engagement, Networking und Personalisierungsoptionen sowohl f�r Teilnehmer:innen aus der Ferne als auch f�r lokale Teilnehmer:innen.
• Bundeskonferenz Veranstaltungswirtschaft mit aktualisiertem Forderungskatalog [Event-Partner] Die deutsche Veranstaltungsbranche hat letzte Woche auf der BOE connect live in Dortmund ihre Besorgnis �ber die Personalsituation und den Schutz von Veranstaltungen zum Ausdruck gebracht. Die Branche erwartet, dass sie sich bis mindestens 2024 nicht erholen wird und stellt fest, dass die gestiegenen Kosten f�r Energie, Personal, Logistik, Sicherheit und Catering wesentliche Faktoren f�r die R�ckkehr zur Normalit�t in der Branche sind. Die Branche hat die Regierung au�erdem aufgefordert, den Schutz f�r Selbstst�ndige in der Veranstaltungsbranche sicherzustellen und die Subventionen auf diejenigen auszuweiten, die nicht durch die bestehenden staatlichen Beihilfen f�r Veranstaltungen gesch�tzt sind. 

Ver�nderte Teilnehmer:innen und Erwartungen an physische Veranstaltungen

• Why our work trips are starting to look like holidays [Financial Times] Die Arbeitswelt ver�ndert sich und die Menschen werden immer w�hlerischer, wenn es darum geht, auf eine Gesch�ftsreise zu gehen. Traditionelle Orte reichen nicht mehr aus, denn Gesch�ftsreisende wollen mehr aus ihrer Zeit die sie unterwegs sind herausholen. In diesem Beitrag berichtet der Autor �ber das Wachstum von “Bleisure”�, der Vermischung von Gesch�ft und Freizeit, die nach der Pandemie f�r Gesch�ftsreisen charakteristisch geworden ist. F�r Veranstaltungsorganisatoren:innen, die nicht ortsans�ssige Teilnehmer:innen f�r B2B-Veranstaltungen gewinnen wollen, bedeutet dies eine st�rkere Konzentration auf das Erlebnis und die M�glichkeit, etwas zunehmend Neues zu tun. Alte Formate reichen einfach nicht mehr aus.
• A Reverse Pivot to In-Person Events [Trade Show News]Jetzt, wo die Teilnehmer:innen wieder die Konferenzorte und Festivalgel�nde f�llen, stellt sich die Frage, was sich in den Monaten dazwischen aktiv an den Veranstaltungen ver�ndert hat. Die Organisatoren:innen von Veranstaltungen k�nnen sich auf einige Dinge verlassen, n�mlich auf die Planung von Szenarien und eine st�rkere Interaktion. Das Publikum, das sich an die vielf�ltigen Interaktionsm�glichkeiten bei virtuellen Veranstaltungen gew�hnt hat, wird nach diesen M�glichkeiten auch bei pers�nlichen Veranstaltungen verlangen. In �hnlicher Weise sollten Organisatoren:innen daran arbeiten, das Vertraute neu zu gestalten, wenn es um pers�nliche Veranstaltungsorte geht: 15.000 Sitzpl�tze f�r eine Keynote werden nicht mehr ausreichen. Denke kreativ dar�ber nach, wie die Teilnehmer:innen wertvolle Zeit mit deinen Rednern:innen verbringen k�nnen, und biete ihnen etwasKonkretes, das sich nicht in einem Livestream wiedergeben l�sst. 
• Group travel is different ”� here”�s why [Phocuswire] Die Situation f�r Gesch�ftsreisende hat sich seit der Pandemie erheblich ver�ndert und das liegt nicht nur an der Technologie. Gesch�ftsreisende sind auf der Suche nach dem Unerwarteten und Anderen, was die Branche auf eine geringere Anzahl von Reisenden insgesamt, aber auf ein h�heres Niveau umstellt. Laut einer Studie von Amadeus werden integrierte Antworten von Meeting-Organisatoren:innen und Planern:innen der Schl�ssel sein, um dieses h�here Nachfragesegment zu bedienen ”� mit Erwartungen an weniger massenwirksame Veranstaltungen und mehr Fokus auf kuratierte, ma�geschneiderte Erfahrungen. 

Digitale Event Technologien:

•  Hopin: virtual events start-up struggles as real gatherings return  [Financial Times] Hopin, die Event-Tech-Plattform, die w�hrend der Pandemie zum Liebling der Investoren wurde und zu einer stratosph�rischen Bewertung aufstieg, hat seit ihrer Wiederaufnahme einige Probleme zu bew�ltigen. Der 27-j�hrige Gr�nder des Unternehmens musste fast 15 % seiner Mitarbeiter:innen entlassen und der “Explore”�-Marktplatz der Plattform f�r Veranstaltungen hat nur einen Bruchteil der Veranstaltungen, die es noch vor wenigen Monaten gab. 
• What”�s the fate of virtual events now that we”�re back IRL? [The Hustle] The Hustle nimmt Hopins Geschichte als warnendes Beispiel und argumentiert, dass die Argumente f�r virtuelle Veranstaltungen v�llig hinf�llig geworden sind, da die physischen Veranstaltungen in zunehmendem Ma�e zur�ckkehren. Aber ist das nur eine Illusion? Wird das Pendel irgendwann zur�ckschwingen, um einen Mittelweg zu finden? Und wenn ja, wo sollte es landen?
• Tech News: CLIPr, Hopin and Interprefy Enhancements [Trade Show News] TSNN stellt in diesem regelm��igen Beitrag einige neue Updates f�r beliebte Eventtech-Plattformen vor. Die Videoanalyse-Engine CLIPr hat sich jetzt mit Vonage und der Eventtech-Plattform Grip zusammengetan, um einfach zu navigierende Livestreams anzubieten, die es den Teilnehmern:innen erm�glichen, dank Transkriptions- und Indexierungsfunktionen leicht durchsuchbare Inhalte aus deinen Veranstaltungen zu finden. Interprefy hat eine neue Abteilung f�r AR-Erweiterungen geschaffen, um Live-�bersetzungen in virtuelle 3D-Welten zu bringen. Hopin hat neue Funktionen f�r die Kommunikation mit den Teilnehmern:innen und Grundrisse f�r hybride Veranstaltungen entwickelt. 
• Challenger Platform EventsX Launches to Disrupt Virtual Events Industry [TechRound] Mit EventsX ist ein neuer Teilnehmer an der Eventtech-Plattformlandschaft auf den Markt gekommen. EventsX kommt etwas nach dem H�hepunkt der Eventtech-Einf�hrungen in den Jahren 2020-2021 und will den �berf�llten Markt mit einer Plattform f�r k�nstliche Intelligenz aufmischen, die Spracherkennung zur Aufzeichnung und Zusammenfassung von Unterhaltungen bei deinen Veranstaltungen nutzt. Die Plattform entwickelt au�erdem ein “Metaverse f�r Events”�, das es Veranstaltern erm�glicht, ihr eigenes Metaverse mit 3D und virtueller Realit�t aufzubauen. 

Nicht verpassen:

• So you want to run a virtual event [Emilia Lazer Walker] Emilia Lazer Walker versteht genau, warum deine Veranstaltung nicht mehr die Wirkung hat, die sie einmal hatte. Die Konferenzorganisatorin, Designerin und Entwicklerin kreiert und moderiert Veranstaltungen f�r die Spieleindustrie, deren Publikum eher jung, technisch und digital veranlagt ist. Sie ist st�ndig auf der Suche nach M�glichkeiten, ihr Publikum mit Veranstaltungen zu begeistern und zu �berraschen, die dessen Interesse wecken und einen Mehrwert bieten. Das hat sie dazu gebracht, ihre eigenen Plattformen f�r Veranstaltungen zu entwickeln, aber auch zu pr�fen, wie verschiedene Arten von Tools in Veranstaltungskonzepte integriert werden k�nnen. Aus ihrer Sicht sind Videochatting-Tools und eine Schl�sselfunktion f�r Eventmoderatoren:innen der Schl�ssel zur Schaffung eines Gef�hls der “Pr�senz”� bei einer virtuellen Veranstaltung. Lerne von deinen Teilnehmern:innen, wie sie mit den von dir verwendeten Plattformen umgehen und lass deinen Teilnehmern:innen die Freiheit, sich auf eine Art und Weise einzubringen, die du vielleicht nicht erwartest.
• Elevate your virtual events to engage seven-figure clients and prospects [Conferences and Meetings World] Lass deine virtuelle Veranstaltung nicht wie ein Webinar wirken, argumentiert Scott Williford von vLink in diesem Meinungsartikel. Wie kannst du deine virtuellen Veranstaltungen auf die n�chste Stufe bringen? Indem du deinen Teilnehmern:innen mehr Eigenverantwortung und Wahlm�glichkeiten bei den Veranstaltungen, an den sie teilnehmen, gibst. Er ermutigt die Organisatoren:innen von Veranstaltungen, den Teilnehmern:innen mehr M�glichkeiten zu geben, sich frei zu bewegen und zu navigieren, und ihnen die M�glichkeit zur aktiven Teilnahme zu geben. Woran du nicht sparen darfst? Die Qualit�t der Produktion ”� und zwar jedes Mal. 
• Billion-stream artists: How tech innovation is changing music [Business Cloud] Die Musikindustrie hat w�hrend der Covid Pandemie ein paar faszinierende Monate hinter sich und der Wechsel zu Konzerten wurde von den Veranstaltern aufmerksam verfolgt. Was ich dabei interessant finde, ist das Wachstum und die scheinbare Nachhaltigkeit von Online-Musikveranstaltungen und Konzerten. Das Online-Streaming von Konzerten ist eine enorme Ver�nderung in der Branche und hat sich bei den Fans als unglaublich beliebt erwiesen. Einige neue Entwicklungen sind die Gr�ndung “virtueller Bands”�, welche die M�glichkeiten des Livestreamings und technischer L�sungen nutzen, um neue Musiker:innen auf eine Art und Weise zusammenzubringen, die ohne Fl�ge und synchronisierte Tourneepl�ne nicht ohne Weiteres m�glich gewesen w�re. Der Gewinner in dieser Gleichung? Die Fans, die mehr Angebote als je zuvor haben. Eine wirklich interessante Branche, die es f�r Veranstalter zu verfolgen gilt. 
• Risiken im Vertrag: Personalmangel & rechtliche Konsequenzen [Event-Partner] Die Krise beim Event-Personal ist real ”� stell also sicher, dass du im Falle eines Konflikts abgesichert bist. Event-Partner informiert �ber die rechtlichen Verpflichtungen und die M�glichkeiten, die Lieferanten im Falle einer Vertragsstreitigkeit zur Verf�gung stehen, wenn ein Auftrag nicht wie vereinbart ausgef�hrt werden kann. Sei darauf vorbereitet, deine Rechte im Voraus zu kennen, denn die Arbeitskosten steigen und gut ausgebildetes Personal wird immer gefragter. 
• Want to limit the impact of your next event? Make sure your hybrid structure is bland or non-existent [Diginomica] Wir sehen es immer wieder ”� Veranstaltungen, die behaupten, “hybrid”� zu sein, aber offensichtlich darauf ausgelegt sind, digitale Teilnehmer:innen daf�r zu bestrafen, dass sie nicht pers�nlich teilnehmen. Einfallslose Formate und Erlebnisse, die f�r die Bequemlichkeit (und finanzielle Belohnung) des Veranstalters entwickelt wurden ”� aber nicht den Wert f�r die Teilnehmer:innen in den Fokus stellen. Wenn es um eine hybride Veranstaltung geht, sollte man sich wirklich Gedanken dar�ber machen, wie man ein Erlebnis schaffen kann, das sowohl pers�nlich Anwesenden, als auch jenen, die gerne dabei sein w�rden, gerecht wird. Das Design muss aus beiden Blickwinkeln betrachtet werden. Wenn deine letzte Hybrid-Veranstaltung ein Reinfall war, liegt das Problem vielleicht nicht an deiner Software, sondern an deiner Kreativit�t. 

Abschlie�ende Gedanken

Das war”�s f�r diese Ausgabe von The Lookout!

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The Lookout Newsletter #61

**Geschrieben von:
**Felix Josephi
PIRATEx Managing Director