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Anlass und Gästekreis klären
Teilnahmegrund, Gästeprofil, Gastgeberrolle und Budget abstimmen. Dein Team wählt die Personen aus seinen Beziehungen aus und lädt sie ein.
Ein Dinner, das dem Gespräch Raum gibt.
Ein gutes Dinner bringt Menschen einander näher. Wir gestalten Empfang, Tischordnung, Gastlichkeit und den Rhythmus des Abends für Kunden, Partner und Führungskreise. Das Gespräch gehört von Anfang an zur Idee.
Weshalb lohnt sich die Einladung?
Gäste möchten wissen, wer kommt, weshalb sie eingeladen sind und was der Abend von ihnen erwartet. Ein offenes Dinner und ein strukturierter Erfahrungsaustausch bieten unterschiedliche Erlebnisse. Diese Erwartung kommt vor der Menüwahl.
Figma in Frankfurt: Dinner, Diskussionen und Umsetzung
Figma EMEA Exec Roadshow
Für das Figma-Treffen mit Kunden und Mitarbeitenden unterstützte PIRATEx Konzeptionsberatung, Projektmanagement, Location, Catering und die Koordination vor Ort. Zum Event gehörten aufgezeichnete Bühnengespräche. Das Gästeerlebnis verband Bewirtung und Inhalte.
Projektbericht lesenDie Details planen, die Gäste erleben
Ankommen, Tischgespräche, Essen, Ton und Abschluss prägen den Abend. Diese Entscheidungen sollen Gastgebern Zeit mit ihren Gästen geben und die Teilnahme angenehm machen.
02
Die Bewirtung planen
Location- und Cateringrecherche, Sitzordnung, Ernährungs- und Zugangsbedürfnisse, Anreise und Zeiten gehören in den vereinbarten Umfang.
03
Den Abend vorbereiten
Begrüßung, mögliche Beiträge und Zuständigkeiten vor Ort stehen im Ablauf. Aufzeichnungen und Follow-up brauchen ausdrückliche Erlaubnis und Verantwortliche.
Die Zusammenarbeit mit deinem Team
Gästebeziehungen, Einladungen und Account-Follow-up liegen bei dir, sofern wir nichts anderes vereinbaren. Bewirtung, Gästebetreuung, Gastgeberaufgaben und Vor-Ort-Leistungen werden im Angebot festgelegt. Teilnahme und Geschäftsergebnisse sind nicht garantiert. Ein vertraulicher Roundtable braucht eine eigene Vereinbarung zu Gespräch und Dokumentation.
PLANUNG / UMFANG
Fragen zur Planung
Wann passt ein Roundtable besser?
Wenn Gäste eine konkrete Frage teilen und der Austausch Moderation, Gesprächsregeln und eine vereinbarte Zusammenfassung braucht. Die Roundtable-Seite beschreibt diesen eigenen Umfang.
Können wir eine bestehende Location nutzen?
Ja. Wir gleichen ihre Anforderungen mit dem Gästeerlebnis ab und vereinbaren die Arbeit mit den vorhandenen Dienstleistern.
Brauchen wir schon eine bestätigte Gästeliste?
Nein. Gästeprofil und Anlass reichen für das erste Gespräch. Die eingeladenen Personen kann dein Team im weiteren Briefing festlegen.
Was hast du mit deinen Gästen vor?
Erzähl uns vom Anlass und den Menschen, die du zusammenbringen möchtest. Eine erste Idee reicht. Wir sprechen über Format und Gestaltung und halten die nächsten Schritte, Leistungen und Honorare anschließend in einem Vorschlag fest.
Projekt besprechen