Veranstaltungskonzept: Was ist das und warum ist es wichtig, eines zu haben?

Es ist nicht so einfach, wie es scheint, eine tolle Veranstaltung zu konzipieren. Es gehört mehr dazu, als nur ein paar Redner:innen und Teilnehmer:innen einzuladen. Wenn es darum geht, eine außergewöhnliche Veranstaltung zu konzipieren, die deine Teilnehmer:innen beeindruckt und deine Sponsoren zufriedenstellt, musst du eine echte Strategie entwickeln, um deine Veranstaltung einzigartig zu machen.

Das Veranstaltungskonzept ist der Ausgangspunkt, von dem aus das Veranstaltungsdesign zum Leben erweckt wird. Das Veranstaltungskonzept visualisiert die Hauptidee oder das Thema, von dem du dich bei deinen Entscheidungen leiten lässt – von den eingeladenen Redner:innen bis hin zur Wahl der Dekoration. Wichtig ist, dass das Veranstaltungskonzept die Werte und Erwartungen aufzeigt, die deine Teilnehmer:innen von deiner Veranstaltung mitnehmen werden. Wenn du kein klares Konzept hast, um das du deine Veranstaltung gestalten kannst, wird sich deine Veranstaltung chaotisch und unzusammenhängend anfühlen. Ein starkes Veranstaltungskonzept ist wichtig, denn es hilft dir, konzentriert und organisiert zu bleiben. Außerdem ist es die Grundlage für den Erfolg einer einzigartigen Veranstaltung, die deine Teilnehmer:innen und Redner:innen beeindrucken wird.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Erstellung eines starken Veranstaltungskonzepts wissen musst.

Was ist ein Veranstaltungskonzept?

Wie bereits erwähnt, ist dein Veranstaltungskonzept der zentrale Überblick über eine Veranstaltung. Es beinhaltet das Wer, Wann, Wo und Warum deiner Veranstaltung.

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen deinem Veranstaltungskonzept und deinem Veranstaltungsthema. Achte darauf, die beiden nicht zu verwechseln. Das Veranstaltungsthema ist die Idee, von der du dich bei der Gestaltung deiner Veranstaltung leiten lassen: das, worauf sich deine Veranstaltung konzentrieren soll – die Hauptgeschichte deiner Veranstaltung. Das Veranstaltungskonzept ist die praktische Umsetzung deines Veranstaltungsthemas. Es umfasst die verschiedenen praktischen Elemente, die dir helfen, deine Veranstaltung zum Leben zu erwecken (Aktivitäten, Location, Bühnenaufbau, Dekoration….).

Die Bedeutung eines Veranstaltungskonzepts

Ein Veranstaltungskonzept ist unerlässlich, da es den Rahmen für die Planung und Organisation der Veranstaltung vorgibt. Es trägt dazu bei, dass alle Aspekte der Veranstaltung auf die übergeordneten Ziele abgestimmt sind. Es ist die Grundlage für deine Veranstaltung und dient als Fahrplan für die Planung. Es beschreibt detailliert, was die Veranstaltung beinhalten wird und was getan werden muss, damit sie ein Erfolg wird. Ohne ein gut definiertes Veranstaltungskonzept kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass alle Aspekte der Veranstaltung richtig geplant und koordiniert werden.

Darüber hinaus können Veranstaltungskonzepte dazu beitragen, ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis für die Gäste zu schaffen. Indem sie das allgemeine Thema oder Konzept der Veranstaltung umreißen, können die Planer ein koordiniertes Erlebnis schaffen, das alle Sinne anspricht. Dies kann besonders für Branding- und Marketingzwecke wichtig sein, da Gäste, die eine positive Erfahrung gemacht haben, sich eher an die Veranstaltung erinnern und diese weiterempfehlen.

Was sind die Schritte zur Erstellung eines Veranstaltungskonzepts?

Wenn es um Veranstaltungen geht, ist die Veranstaltung selbst bekanntlich der kleinste Teil des Prozesses. Die Planung und die Entwicklung einer guten Strategie sind die größten und wichtigsten Schritte, wenn es um die Produktion einer Veranstaltung geht. Hier sind die Schritte, die du befolgen musst, um ein großartiges Veranstaltungskonzept zu entwerfen.

1. Definiere die Ziele der Veranstaltung.

Der erste Schritt besteht darin, die Grundlagen dafür zu schaffen, was die Veranstaltung sein wird und wie sie durchgeführt wird. Die Ziele der Veranstaltung sollten klar umrissen sein, bevor der Planungsprozess zu weit fortgeschritten ist. Warum brauchst du eine Veranstaltung? Wer wird von dieser Veranstaltung profitieren? Was willst du mit der Organisation einer Veranstaltung erreichen? Willst du den Bekanntheitsgrad deiner Marke steigern, mehr Kundenkontakte generieren, ein neues Produkt bewerben oder die Loyalität deiner bestehenden Kunden stärken?

Vergewissere dich , dass jeder in deinem Organisationsteam diese Hauptziele versteht, bevor du dein Veranstaltungskonzept entwickelst. Indem du diese Ziele explizit darlegst, kannst du die richtigen Kennzahlen festlegen, um den Erfolg deines Events zu messen.

2. Definiere dein Zielpublikum

Das Zielpublikum einer Veranstaltung ist die Gruppe von Menschen, die durch die Veranstaltung angesprochen werden soll. Dabei kann es sich um eine bestimmte Bevölkerungsgruppe handeln, z. B. junge Erwachsene oder Senioren, oder um eine allgemeinere Gruppe, z. B. Menschen, die sich für ein bestimmtes Thema interessieren. Die Kenntnis der Zielgruppe ist wichtig für die Planung der Veranstaltung, da sie dir helfen kann, die Art der Veranstaltung, die geplanten Aktivitäten und die Art der Vermarktung zu bestimmen. Es ist hilfreich, deine Zielgruppe genau zu definieren.

Um sicherzustellen, dass dein Veranstaltungskonzept den Erwartungen der Teilnehmer:innen entspricht, musst du wissen, wer an deiner Veranstaltung teilnehmen wird.

Neben der Kenntnis deiner Teilnehmer:innen musst du auch wissen, wer deine Stakeholder sind. Deine Stakeholder sind alle anderen Parteien, die an deiner Veranstaltung beteiligt sind, wie z. B. deine Sponsoren, deine Anbieter, deine Partner und verbundene Organisationen. Verstehe deren Bedürfnisse und Erwartungen an deine Veranstaltung. Lege diese klar dar. Finde heraus, wo sich diese Erwartungen und die Erwartungen deines Publikums überschneiden. Diese Übung wird dir helfen, ein Veranstaltungskonzept zu erstellen, das mit den Vorstellungen deiner Interessengruppen übereinstimmt und gleichzeitig für deine Teilnehmer:innen interessant ist.

3. Definiere wichtige Faktoren

Sobald du eine klare Vorstellung von den Zielen deiner Veranstaltung entwickelt hast und weißt, wer deine Zielgruppe ist, ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu machen und einen konkreten Aktionsplan zu erstellen. Dazu musst du dich für ein Datum und ein realistisches Veranstaltungsbudget entscheiden, ein talentiertes Planungsteam zusammenstellen und alle Aspekte der Veranstaltung sorgfältig planen.

4. Thema, kreatives Brainstorming

Jetzt ist es an der Zeit, deiner Kreativität freien Lauf zu lassen und ein Thema für deine Veranstaltung zu finden. Dein Ziel ist es, eine gute UVP (unique value proposition) zu finden, die deine Veranstaltung interessant macht und deine Teilnehmer:innen anzieht. Das Thema ist wichtig, weil es als Grundlage für vieles dient: Es hilft deinem Marketingteam, eine Geschichte zu entwickeln und die gesamte Kommunikation zu gestalten (Tickets, Flyer, Einladungen, Website und Social-Media-Kampagnen).

Letztlich geht es darum, einen Weg zu finden, wie sich deine Veranstaltung von anderen abhebt und gleichzeitig deine Marke und ihre Werte integriert. Am besten setzen du dich mit deinem Team zusammen und nimmst an einem Brainstorming teil. Jetzt ist es an der Zeit, gemeinsam mit deinem Veranstaltungsteam kreativ zu werden und das richtige Thema zu entwickeln, um sicherzustellen, dass deine Veranstaltung einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

5. Überblick über die Planung

Der nächste Schritt ist die Festlegung der Agenda und die Koordinierung mit dem Team, damit die Veranstaltung stressfrei durchgeführt werden kann.Jeder sollte wissen, wofür er verantwortlich ist, Deadlines festlegen und die Logistik besprechen. Wenn du eine Hilfe brauchst, um einen guten Zeitplan für eine Veranstaltung zu erstellen, findest du auf unserem Pinterest-Board interessante Vorlagen und Ressourcen.

Ein guter Zeitplan mit allen Meilensteinen hilft bei der Planung von Veranstaltungen, alles zu visualisieren. Du kannst alle deine Zwischenziele und den aktuellen Fertigstellungsstatus für jede Aufgabe sehen. Zögere nicht, deinen Zeitplan festzulegen, denn er gibt dir eine Orientierung für jeden einzelnen Schritt des kommenden Prozesses.

6. Location Scouting

Beim Location Scouting geht es darum, einen geeigneten Ort für die Durchführung einer Veranstaltung zu finden. Bei der Auswahl des richtigen Ortes für deine Veranstaltung sind viele Faktoren zu berücksichtigen:

• Welche Art von Location suchst du?
• Welche Größe sollte dein Veranstaltungsort haben (basierend auf der Schätzung der Teilnehmer:innen)?
• Ist der Veranstaltungsort für alle zugänglich? (Rollstuhlfahrer:innen, Personen mit eingeschränkter Mobilität…)
• Wie einfach ist es für die Teilnehmer:innen, zu deiner Veranstaltung zu gelangen? Gibt es einen Parkplatz? Ist er mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
• Kannst du die benötigten Materialien leicht an den Ort bringen? (Kameras, Bühnen, Dekoration…)
• Passt der Veranstaltungsort in dein Budget?

In diesem Zusammenhang wirst du auch nach digitalen Optionen fragen, z. B. wenn deine Veranstaltung online oder in einem hybriden Format stattfindet. Es ist wichtig, dass du deine digitalen „Veranstaltungsorte“ genauso gut einschätzt wie deine physischen Locations!

7. Entscheide dich für zusätzliche Dienstleistungen

Nun musst du dich für alle zusätzlichen Dienstleistungen entscheiden, die Teil deiner Veranstaltung sein werden. Das kann ein Cateringservice sein oder Künstler:innen, die deine Gäste unterhalten. Viele Veranstaltungen ziehen es in Betracht, Elemente mit einem „Wow“-Faktor hinzuzufügen, wie z. B. eine:n geschätzten Hauptredner:in oder ein kreatives Element, das für Überraschung oder Neuheit sorgt. Vielleicht möchtest du auch digitale Elemente in deine Veranstaltung integrieren. In diesem Fall solltest du dich mit verschiedenen Veranstaltungstechnologien auseinandersetzen und prüfen, wie diese eingesetzt werden können, um deine Veranstaltung lebendiger und unterhaltsamer zu gestalten.

8. Inhaltliche Planung für deine Veranstaltung

Veranstaltungen sind immer eine großartige Gelegenheit, deine Community einzubinden und die Mission deiner Organisation zu fördern. Daher müssen die Inhalte, die den Teilnehmer:innen vermittelt werden, mit der Vision deiner Marke und dem von dir entwickelten Veranstaltungskonzept in Einklang gebracht werden. Unabhängig davon, ob deine Veranstaltung eine Podiumsdiskussion mit Expert:innen zu einem bestimmten Thema, einen Workshop oder einen fireside chat mit prominenten Redner:innen umfasst, musst du sicherstellen, dass die Inhalte für dein Veranstaltungsthema und das Interesse deines Publikums relevant sind.

9. Kommunikation & Marketing

Dein Veranstaltungskonzept ist die Grundlage für alle deine Marketingmaterialien. Ohne ein klares Veranstaltungskonzept sind deine Inhalte nicht zielgerichtet und lassen sich nur schwer produzieren und bewerben. Stelle sicher, dass dein Marketingteam bei jedem Schritt mit einbezogen wird… Es wird eine Kommunikations- und Marketingstrategie entwickeln, um deine Veranstaltung entsprechend zu bewerben und es wird wissen, welche Art von Inhalten während der Veranstaltung erstellt werden muss, damit du nach der Veranstaltung Ausschnitte davon mit deiner Community teilen kannst. Diese Ausschnitte eignen sich hervorragend für die Einbindung des Publikums nach der Veranstaltung.

10. Maßnahmen nach der Veranstaltung

Wenn deine Veranstaltung abgeschlossen ist, ist es noch nicht an der Zeit, Feierabend zu machen. An dieser Stelle solltest du sorgfältig auf deinen Prozess zurückblicken und jeden Schritt bewerten. Wie gut hat sich deine endgültige Veranstaltung an dein ursprüngliches Konzept gehalten? Was wurde geändert und warum? Was ist gut gelaufen und was könnte noch verbessert werden? Nur so kannst du lernen und deinen Konzeptentwicklungsprozess verbessern. Schau dir  die anfangs festgelegten KPIs genau an, um den Erfolg deiner Veranstaltung zu ermitteln. War die Community mit der Veranstaltung zufrieden? Mit dem Thema? Mit den vermittelten Inhalten? Hast du als Marke die angestrebten Ziele für dein Engagement erreicht? Sprich deine Teilnehmer:innen nach der Veranstaltung an, damit du ihre Eindrücke sammeln kannst.

Wie kannst du ein kreatives Veranstaltungskonzept für deine Veranstaltung entwickeln?

Die Entwicklung eines Veranstaltungskonzepts kann eine Herausforderung sein, denn sie erfordert Kreativität, strategisches Denken und ein klares Verständnis des Zielpublikums. Es ist auch wichtig, die logistischen Herausforderungen bei der Durchführung der Veranstaltung zu berücksichtigen und einzubeziehen.

Die Entwicklung von Konzepten erfordert Übung und das Vertrauen, neue Ideen auszuprobieren. Es gibt kein Patentrezept oder einen todsicheren Weg, um ein kreatives Veranstaltungskonzept zu entwickeln. Fördere die Diskussion und Zusammenarbeit innerhalb deines Teams. Schaffe Raum für Brainstorming und belohne Kreativität. Vergiss nicht, dir Gedanken über deine Zielgruppe zu machen und darüber, was sie ansprechen könnte. Sei flexibel und offen für Änderungen, denn es kann sein, dass du dein Konzept im Laufe der Zeit noch einmal überarbeiten musst.

Es kann auch hilfreich sein, einen Sparringspartner oder eine externe Partei zu finden, der/die frische Ideen in deinen Denkprozess einbringt. Event-Agenturen verfügen über beträchtliche Erfahrung bei der Durchführung von Veranstaltungen für unterschiedliche Kunden, Budgets und Zielgruppen. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner kann dazu beitragen, die Kreativität zu fördern und vom Austausch von Ideen auf der Grundlage erfolgreicher Produktionen zu profitieren.

The bottom Line

Ein klares und gut ausgeführtes Veranstaltungskonzept ist der Schlüssel, um deinen Teilnehmer:innen einzigartige Veranstaltungen zu bieten, die ein großartiges Erlebnis und einen einzigartigen Wert darstellen. Das Veranstaltungskonzept ist ein Rahmen, der es dir ermöglicht, jedes Element, das deine Veranstaltungsproduktion umfasst, an einem Ort zu strukturieren. Es hilft dir, deine Ziele klar vor Augen zu haben, das Budget nicht zu überschreiten und für deine  Zielgruppe relevant zu sein.

Jedes Veranstaltungskonzept ist anders. Wenn du dir nicht sicher bist, wie du ein gutes Konzept entwickeln kannst, wenden dich an uns! Wir von PIRATEx haben viel Erfahrung als Event-Agentur. In deinem Event Design Workshop helfen wir dir bei der Entwicklung eines soliden Veranstaltungskonzepts und coachen dich bei der anschließenden Umsetzung des Konzepts.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager