„Aus eurem Workshop konnten wir viele Ansätze super für unsere Arbeit im Team mitnehmen. Es war genau der bereichernde Impuls, den wir uns gewünscht haben, in einer gemeinsamen „Veranstalter-Sprache". Mit dem daraus resultierenden Drive konnten wir die restlichen Team-Tage sehr gut an unseren „Baustellen" weiterarbeiten und viel anstoßen."
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Eventstrategie. Der Plan, bevor das Planen beginnt.
Die meisten Events scheitern nicht an schlechter Umsetzung. Sie scheitern an fehlender Strategie. Wir helfen dir, die richtigen Fragen zu beantworten – bevor das erste Budget freigegeben wird.
Die Grundlage
Was eine gute Eventstrategie
Was eine gute Eventstrategie
wirklich ausmacht.
Eine Eventstrategie ist kein Ablaufplan und kein Themenfindungs-Meeting. Sie ist die Antwort auf eine fundamentale Frage: Warum machen wir Events – und welche Events bringen uns wirklich voran?
Viele Unternehmen planen Events reaktiv: weil der Wettbewerb es tut, weil das Budget da ist, weil es „irgendwie dazugehört". Mit einer klaren Strategie hörst du auf, Events zu veranstalten. Du fängst an, sie einzusetzen.
Die drei Kernfragen jeder Eventstrategie
- Was soll das Event für das Unternehmen erreichen?
- Wen wollen wir erreichen – und warum sollten sie kommen?
- Welche Formate, welcher Rhythmus und welches Budget sind dafür richtig?
Die Bausteine
Strategie ist kein Gefühl.
Strategie ist kein Gefühl.
Strategie ist ein Gerüst.
Eine starke Eventstrategie besteht aus sechs Elementen. Fehlt eines davon, wackelt das Fundament.
01
Klare Zieldefinition
Was soll das Event konkret erreichen? Leads generieren, Mitarbeiter binden, Marke positionieren, Community aufbauen? Wer keine Ziele hat, kann keinen Erfolg messen – und keinen lernen.
02
Präzise Zielgruppenanalyse
Wer kommt – und warum? Was motiviert diese Menschen, Zeit zu investieren? Welche Erwartungen bringen sie mit? Eine Strategie, die die Zielgruppe nicht kennt, ist ein Schuss ins Dunkle.
03
Das richtige Format
Konferenz, Roundtable, Roadshow, Hybrid, Festival – jedes Format hat eine andere Logik. Wir helfen dir, das Format zu wählen, das zu deinen Zielen, deiner Zielgruppe und deinem Budget passt.
04
Jahresplanung & Rhythmus
Ein Einzel-Event ist ein Moment. Eine Eventreihe ist eine Beziehung. Wir denken Events nicht als isolierte Maßnahmen, sondern als Teil einer kontinuierlichen Kommunikationsstrategie.
05
Budget-Allokation
Wo ist die Wirkung am größten? Wir helfen dir, das Budget dort einzusetzen, wo es den stärksten Return erzielt – und nicht dort, wo es am sichtbarsten verbrannt wird.
06
Messbarkeit & KPIs
Was ist Erfolg? Anmeldezahlen, NPS, Folge-Meetings, Medienreichweite, interne Zufriedenheit? Wir definieren die richtigen Kennzahlen – bevor das Event stattfindet.
Der Weg
Wie wir deine
Wie wir deine
Strategie erarbeiten
Der konzentrierteste Weg zu einer klaren Strategie ist ein strukturierter Workshop. Nicht länger als nötig – aber intensiver als du vielleicht erwartest.
Das Vision Paper
Dein individueller strategischer Leitfaden. Kein Standarddokument:
- ◆ Strategien für eine Einzelveranstaltung oder Eventreihe
- ◆ Zielgruppen-Insights und Maßnahmen zur Bindung
- ◆ Empfehlungen für Eventformate und Botschaften
- ◆ Kommunikationsmaßnahmen zwischen den Events
- ◆ Budget-Orientierung und Priorisierung
- ◆ Messbare KPIs und Erfolgskriterien
01
Vorab-Briefing
Ein erstes Gespräch, in dem wir verstehen, wo du stehst: aktuelle Eventlandschaft, Unternehmensziele, Herausforderungen, verfügbare Ressourcen.
02
Individuelle Agenda
Wir entwickeln einen Workshop-Plan, der exakt auf deine akuten Fragen zugeschnitten ist – kein generisches Template.
03
Strategie-Workshop (90 Minuten)
Eine fokussierte Session – online oder vor Ort – in der wir gemeinsam die Strategie erarbeiten. Nicht präsentieren. Erarbeiten.
04
Das Vision Paper
Dein strategischer Fahrplan: Ziele, Zielgruppen-Insights, Formatempfehlungen, Jahresplanung, Kommunikationsmaßnahmen und konkrete nächste Schritte.
05
Optionale Umsetzung
Wenn du möchtest, begleiten wir dich weiter – von der Planung bis zur Durchführung als Full-Service-Partner.
Kostenlose Ressource
Event-Strategie-Blueprint:
Event-Strategie-Blueprint:
Zum Selbst-Erarbeiten.
Unser strukturierter Leitfaden führt dich durch alle sechs Bausteine einer Eventstrategie. Mit konkreten Fragen, Beispielen und einem Jahresplanungs-Template.
Blueprint kostenlos herunterladen → ✓ Alle sechs Bausteine mit Leitfragen
✓ Jahresplanungs-Template (12 Monate)
✓ Budget-Allokations-Matrix
✓ KPI-Vorlagen für unterschiedliche Eventtypen
✓ Sofort einsetzbar – keine Anmeldung nötig
Vertrauen von
Über 350 erfolgreiche Events.
Wir bringen strategisches Know-how, praktische Handlungsempfehlungen und einen klaren Fokus auf Zielgruppenbedürfnisse. Diese Marken vertrauen uns bereits:
KPMG
SCOR
1&1
Accenture
Uponor
HRS GROUP
WWF
Nassauische Heimstätte
Telekom
NRW Ministerium
Max Planck Gesellschaft
KölnTourismus
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Kundenstimmen
Zur HANNOVER MESSE 2024 haben wir erstmals mit PIRATEx zusammengearbeitet und waren direkt von dem tollen Team sowie der professionellen Zusammenarbeit begeistert! Sowohl die Gestaltung und Umsetzung der Bühnenprogramme für Startups, aber auch die vielfältigen Aufgaben rund um Schüler*innen und Studierende konnten gemeinsam sehr gut und erfolgreich gemeistert werden. Herzlichen Dank für die Kooperation, gerne wieder.
Der Konzeptionsworkshop war für uns eine Art „kreative Initialzündung" und damit wesentliche Inspiration für die erfolgreiche Ausgestaltung des Settings und Programms unseres „EWR-Zukunftsforum'24". Vielen Dank für die unkomplizierte und freundschaftliche Zusammenarbeit – wir freuen uns schon auf das nächste Projekt mit Euch!
Die Zusammenarbeit mit PIRATEx war von Anfang an äußerst positiv. Das Team hat sich durch Professionalität, Engagement und hervorragende Kommunikation ausgezeichnet. Der von PIRATEx organisierte Tag hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen. Danke! Wir freuen uns auf weitere Events mit Euch!!
STRATEGIE / FAQ
Fragen zur Eventstrategie
Was ist der Unterschied zwischen Eventstrategie und Eventkonzept?
Die Strategie beantwortet das "Warum, Für Wen und Wie oft" – sie legt Formate, Ziele und Jahrespläne fest. Das Eventkonzept geht tiefer in ein konkretes Event: Storyline, Dramaturgie, Speaker, Teilnehmer-Journey. Strategie zuerst, Konzept danach.
Für wen ist die Eventstrategie-Beratung geeignet?
Für Marketing-, HR- oder Event-Verantwortliche, die ihre Eventformate neu ausrichten, eine kohärente Jahresstrategie aufbauen oder bisher nach Gefühl geplant haben und nun strukturierter vorgehen möchten.
Findet der Workshop online oder in Person statt?
Beides möglich. Wir führen ihn als fokussierte virtuelle 90-Minuten-Session durch oder kommen gerne persönlich zu dir – oder du kommst zu uns nach Köln.
Was bekomme ich konkret am Ende?
Das Vision Paper: ein maßgeschneiderter strategischer Leitfaden mit Zielen, Zielgruppen-Insights, Formatempfehlungen, Jahresplanung und konkreten nächsten Schritten. Kein Standarddokument.
Was bringt mir eine Eventstrategie langfristig?
Du vermeidest Trial-and-Error. Du budgetierst schärfer, kennst deine Kernbotschaften und baust anstelle von losgelösten Einzelevents eine echte Community auf. Events werden von Kostenfaktor zum strategischen Instrument.
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Der erste Schritt
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Lass uns eine Strategie entwickeln, die deine Zielgruppe begeistert, deine Marke stärkt und messbare Ergebnisse liefert.
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