Die richtigen Ziele für Veranstaltungen festlegen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Festlegung klarer und erreichbarer Ziele ist der Grundstein für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Dabei ist es ganz gleich, ob du eine Konferenz, eine Produkteinführung oder eine Spendenaktion für wohltätige Zwecke organisierst. Klar definierte Ziele sind unerlässlich, um deine Veranstaltungsstrategie zu steuern und ihren Erfolg zu gewährleisten. Dieser Artikel führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Festlegung der richtigen Veranstaltungsziele und enthält wertvolle Tipps. Am Ende wirst du in der Lage sein, Veranstaltungen zu planen, die die gewünschten Ergebnisse erzielen und einen bleibenden Eindruck bei deinen Teilnehmenden hinterlassen.

Ziele von Veranstaltungen verstehen: Warum sie wichtig sind

Klar definierte Veranstaltungsziele sind der Grundstein für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Sie dienen als Richtlinie und beeinflussen jede Entscheidung, die du während des gesamten Prozesses triffst. Hier erfährst du mehr darüber, warum Veranstaltungsziele so wichtig sind:

Fokussierte Entscheidungsfindung: Stell dir vor, du planst eine Veranstaltung ohne ein klares Ziel. Jede Entscheidung, von der Auswahl des Veranstaltungsortes bis zur Einladung der Redner:innen, wird willkürlich. Mit definierten Zielen hingegen wird jede Entscheidung zu einer bewussten Entscheidung. Du kannst die Optionen anhand ihrer Effektivität bei der Erreichung deines Ziels bewerten. Willst du potenzielle Investoren beeindrucken? Die Wahl eines hochwertigen Veranstaltungsortes und die Einladung einflussreicher Persönlichkeiten aus der Branche sind dann ein strategischer Schachzug, der auf dein Ziel ausgerichtet ist.

Messbarer Erfolg: Wie kannst du den Erfolg deiner Veranstaltung messen, wenn du nicht definiert hast, wie der Erfolg aussieht? Ziele bieten einen Maßstab für die Messung des Fortschritts und die Bewertung der Ergebnisse. Willst du eine bestimmte Anzahl von Leads generieren? Dann erfasse die Anzahl der Teilnehmenden, die sich in deine E-Mail-Liste eintragen oder deine Marketingmaterialien herunterladen. Messbare Ziele ermöglichen es dir, die Wirksamkeit deiner Veranstaltungsstrategien zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Veranstaltungen zu ermitteln

Zuweisung von Ressourcen: Bei der Planung von Veranstaltungen geht es darum, Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal strategisch zuzuweisen. Ohne klare Ziele ist es leicht, Ressourcen für Aktivitäten zu verschwenden, die nicht zum Gesamtbild beitragen. Definierte Ziele helfen dir, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen effizient zuzuweisen. Wenn dein Hauptziel beispielsweise die Weiterbildung der Teilnehmenden ist, kannst du einen größeren Teil deinen Budgets für die Buchung renommierter Redner:innen und die Entwicklung intensiver Workshop-Sitzungen verwenden.

Ausrichtung des Teams: Ein klar definiertes Veranstaltungsziel fördert das Gefühl eines gemeinsamen Ziels in deinem Projektteam. Jede:r Beteiligte versteht das „Warum“ hinter der Veranstaltung, was zu einem konzentrierteren Brainstorming, einer besseren Zusammenarbeit und einer besseren Entscheidungsfindung führt.

Motivation und Fokus: Klare Ziele motivieren dich während des gesamten Planungsprozesses. Wenn du mit Herausforderungen oder unerwarteten Hindernissen zu kämpfen hast, erinnert dich ein klar definiertes Ziel an das große Ganze und spornt dich an, durchzuhalten.

Sich im Vorfeld Zeit zu nehmen, um klare Veranstaltungsziele festzulegen, ist eine Investition in den Gesamterfolg deiner Veranstaltung. Es stellt sicher, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel hinarbeiten, maximiert deine Kapitalrendite und führt letztendlich zu einem eindrucksvolleren und unvergesslichen Erlebnis für deine Teilnehmenden.

Verschiedene Arten von Veranstaltungszielen

Veranstaltungen können eine Vielzahl von Zwecken erfüllen, von großen Produkteinführungen bis hin zu intimen Networking-Treffen. Die spezifische Art des Veranstaltungsziels, das du definierst, bestimmt deine Gesamtstrategie und lenkt deine Planungsentscheidungen. Im Folgenden sehen wir uns einige gängige Veranstaltungsziele genauer an und erläutern, wie sie sich in umsetzbare Strategien umsetzen lassen:

Markenbekanntheit und Image:

• Ziel: Steigerung der Markenbekanntheit, Aufbau einer Vordenkerrolle oder Verbesserung der Markenwahrnehmung.
• Strategien: Lade Branchengrößen und Medienvertreter ein, organisiere eine Keynote eines bekannten Vertreters deines Fachgebiets, entwickle eine Social-Media-Kampagne mit einem Veranstaltungs-Hashtag, erstelle ansprechende Inhalte (wie Blogbeiträge oder Infografiken), die vor, während und nach der Veranstaltung geteilt werden.

Wissensaustausch und Bildung:

• Ziel: Die Teilnehmenden über ein bestimmtes Thema informieren, Einblicke in die Branche gewähren oder Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung anbieten.
• Strategien: Referent:innen mit einschlägigem Fachwissen gewinnen, Workshops und Breakout-Sitzungen mit klaren Lernzielen organisieren, informative Handouts und Präsentationen verteilen, nach der Veranstaltung Zugang zu Aufzeichnungen oder Präsentationen anbieten.

Networking und Beziehungsaufbau:

• Ziel: Förderung von Beziehungen zwischen den Teilnehmenden, Förderung der Zusammenarbeit und Stärkung der Beziehungen zu bestehenden Kunden oder Partnern.
• Strategien: Gezielte Networking-Sitzungen, interaktive Formaten oder Eisbrecher, Einsatz von Veranstaltungstechnologien mit Networking-Funktionen, ausreichend Zeit für informelle Interaktionen während der Pausen und Mahlzeiten, Veranstaltung eines exklusiven VIP-Empfangs.

Kundentreue und Kundenbindung:

• Ziel: Erhöhung der Kundenzufriedenheit, Aufbau von Markentreue und Förderung von Folgeaufträgen.
• Strategien: Biete den Teilnehmenden exklusive Rabatte oder Sonderaktionen an, organisiere Produktvorführungen oder präsentiere neue Angebote, biete Gelegenheiten für Kundenfeedback, personalisiere das Veranstaltungserlebnis, veranstalte eine Preisverleihung zur Anerkennung treuer Kunden.

Vertrieb und Lead-Generierung:

• Ziel: Qualifizierte Leads generieren, Leads in zahlende Kunden umwandeln und den Umsatz steigern.
• Strategien: Biete wertvolle Inhalte zum Herunterladen oder kostenlose Beratungen im Tausch gegen die Kontaktdaten der Teilnehmenden an, veranstalte Produktdemonstrationen oder Verkaufspräsentationen, integriere Formulare zur Lead-Erfassung in deine Event-App oder den Registrierungsprozess, schule deine Mitarbeiter:innen in Lead-Nurturing-Techniken und biete klare Calls to Action während der gesamten Veranstaltung.

Engagement und Motivation der Mitarbeitenden:

• Ziel: Steigerung der Mitarbeitermoral, Förderung der Teambildung und Unterstützung einer positiven Unternehmenskultur.
• Strategien: Organisiere teambildende Aktivitäten oder Herausforderungen, lade inspirierende Redner:innen ein oder führe Workshops zu Themen der beruflichen Entwicklung durch, würdige die Leistungen deiner Mitarbeitenden durch Auszeichnungen oder Präsentationen, schaffe Gelegenheiten für informelle Interaktionen zwischen Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Abteilungen, veranstalte eine unterhaltsame und ansprechende Veranstaltung.

Diese Liste ist natürlich nicht vollständig und verschiedene Veranstaltungen können auch mehrere Ziele miteinander verbinden. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass du dein Hauptziel klar definierst und deine Veranstaltungsstrategie entsprechend anpassen musst. Wenn du deine Ziele mit dem richtigen Ansatz in Einklang bringst, kannst du eine Veranstaltung schaffen, die bei deiner Zielgruppe Anklang findet und die gewünschten Ergebnisse erzielt.

3 Schlüsselfragen zur Festlegung der richtigen Veranstaltungsziele

In unserem Leitfaden „Dein Event – nur besser“ heben wir 3 Schlüsselfragen hervor, die dir als Hilfe für die Formulierung effektiver Eventziele dienen. 

Frage 1: Was ist das Ziel deiner Veranstaltung?

Diese grundlegende Frage zwingt dich dazu, den wesentlichen Zweck deines Events zu formulieren. Im Folgenden findest du einige Strategien, die dich bei der Definition deines Hauptziels unterstützen:

• Betrachte das Gesamtbild: Stimme deine Veranstaltungsziele mit deinen allgemeinen Marketing- und Geschäftszielen ab. Führst du eine neue Produktlinie ein? Ist es dein Ziel, Markenbewusstsein zu schaffen oder Branchenkenntnisse zu vermitteln? Wenn du den breiteren Kontext verstehst, kannst du ein klares und relevantes Veranstaltungsziel definieren.
• Denk an Ergebnisse, nicht an Aktivitäten: Verwechsel Aktivitäten nicht mit Zielen. Dein Ziel ist es nicht, „eine Konferenz zu veranstalten“ oder „eine Produktdemo durchzuführen“. Konzentriere dich stattdessen auf das gewünschte Ergebnis, das du mit diesen Aktivitäten erreichen möchtest. Willst du die Teilnehmenden zu einem bestimmten Thema weiterbilden (Wissensaustausch)? Oder ist dein Ziel die Generierung von Kundenkontakten (Verkauf und Lead-Generierung)?
• Formuliere deine Ziele konkret und handlungsorientiert: Ein klares Ziel bietet einen Fahrplan für deine Veranstaltungsplanung. Anstelle einer vagen Aussage wie „die Markenbekanntheit erhöhen“ solltest du etwas Spezifisches und Messbares anstreben, z. B. „500 neue qualifizierte Leads durch Veranstaltungsanmeldungen generieren“.

Frage 2: Wer ist dein Zielpublikum?

Genauso wichtig wie die Festlegung deiner Ziele ist es, deine Zielgruppe genau zu kennen.  Hier sind einige wichtige Aspekte, die du berücksichtigen solltest:

• Demografische Daten: Ermittel die Altersspanne, den Standort, die Berufsbezeichnung und die Branche deines idealen Teilnehmers.
• Bedürfnisse und Erwartungen: Was sind ihre Probleme oder Herausforderungen? An welchem Wissen oder welcher Erfahrung sind sie interessiert? Wenn du ihre Bedürfnisse kennst, kannst du den Inhalt und das Format deiner Veranstaltung so gestalten, dass es deine Teilnehmer:innen anspricht.
• Interessen und Vorlieben: Welchen Lernstil bevorzugen deine Teilnehmer:innen? Mögen sie interaktive Workshops oder passive Vorträge? Welche Art von Veranstaltungsatmosphäre ist für sie am ansprechendsten? Das Eingehen auf ihre Vorlieben erhöht ihr Engagement und ihre Zufriedenheit.

Wenn du diese Aspekte berücksichtigst, kannst du dir ein klares Bild von deinem Zielpublikum machen und sicherstellen, dass deine Veranstaltung die richtigen Teilnehmer:innen anzieht, die am ehesten zur Erreichung deiner Ziele beitragen werden.

Frage 3: Welches Veranstaltungsformat ist am besten geeignet, um deine Ziele zu erreichen?

Das Format deiner Veranstaltung sollte deine Ziele und dein Zielpublikum direkt widerspiegeln. Im Folgenden erfährst du, wie du das am besten geeignete Format auswählst:

• Richte das Format nach den Zielen aus: Verschiedene Veranstaltungsformate sind auf unterschiedliche Ziele ausgerichtet. Für den Wissensaustausch könnten Konferenzen, Workshops oder Seminare ideal sein. Networking-Veranstaltungen oder Branchentreffs eignen sich eher für den Aufbau von Geschäftsbeziehungen. Überlege, welches Format am besten geeignet ist, um dein Hauptziel zu erreichen.
• Vorlieben deiner Zielgruppe: Berücksichtige die Art und Weise, wie dein Zielpublikum normalerweise Informationen konsumiert oder wie es bevorzugt, zu interagieren. Wären sie eher an einer schnellen Präsentation oder an einem interaktiven Workshop-Format interessiert? Die Wahl eines Formats, das ihren Vorlieben entspricht, wird das Gesamterlebnis der Veranstaltung verbessern.
• Praktische Überlegungen: Nicht zu vernachlässigen sind logistische Überlegungen wie Budget und Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes. Bemühe dich jedoch darum, ein Gleichgewicht zwischen Praktikabilität und dem idealen Format für die Erreichung deiner Ziele zu finden.
• Durch die sorgfältige Beantwortung dieser drei Schlüsselfragen erhältst du ein klares Verständnis für den Zweck deiner Veranstaltung, die Zielgruppe und das effektivste Format, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Auf dieser Grundlage kannst du eine erfolgreiche Veranstaltungsstrategie entwickeln und letztendlich ein unvergessliches Erlebnis für deine Teilnehmenden schaffen.

Fazit

Die Festlegung klarer Veranstaltungsziele ist die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltung. Wenn du die in diesem Leitfaden beschriebene Vorgehensweise befolgst, bist du gut gerüstet, um deine Ziele zu definieren, deine Zielgruppe zu ermitteln und das perfekte Veranstaltungsformat auszuwählen. Denk daran: Deine Veranstaltungsziele sind der Fahrplan zum Erreichen deiner gewünschten Ergebnisse.

Bist du bereit, deine Veranstaltungsplanung auf die nächste Stufe zu heben? Lade dir unseren kostenlosen Leitfaden „Dein Event – nur besser“ herunter, um noch detailliertere Strategien und Expertentipps für die Gestaltung unvergesslicher Events zu erhalten.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager