5 Tipps zur erfolgreichen Integration digitaler Komponenten bei physischen Events
Seit nun schon mehr als zwei Jahren muss sich die Veranstaltungsbranche mit neuen Strategien, Konzepten und Ideen befassen, um weiterhin aktiv und relevant bleiben zu können. Dies hat dazu geführt, dass viele Events nicht wie zunächst geplant in physischer Form, sondern als digitale Events stattgefunden haben.
Als Organisator:in oder Veranstalter:in solltest du dir jedoch inzwischen vor allem eine Frage stellen: Wo soll der Kern deiner Veranstaltung sein? Physisch vor Ort, rein digital oder hybrid? Alle Varianten haben gewisse Vorzüge, doch was ist die beste Wahl für deine Veranstaltung oder lassen sich die Formate auch kombinieren?
1. Livestreaming vorausgewählter Inhalte
Die Fokus liegt bei diesem Tipp auf den “ausgewählten” Inhalten. Denn hiermit ist nicht gemeint, dass du die gesamte Veranstaltung als Livestream anbieten sollst, sondern vielmehr dass du dich dafür auf wichtige zentrale Bausteine deiner Veranstaltung fokussierst. Das kann z.B. der Eröffnungsvortrag sein oder eine spezielle Keynote für die du einen hochkarätige:n Speaker:in engagiert hast.
Diese Idee ist besonders dann interessant für dich, wenn es das Ziel deiner Veranstaltung ist Reichweite zu generieren, da du beispielsweise auf ein wichtiges Thema aufmerksam machen möchtest. Sollte das der Fall sein, nutze alle Möglichkeiten, die du hast, um die Botschaft deiner Veranstaltung auch über den Veranstaltungsort hinaus zu kommunizieren.
Für den Fall, dass du ausgewählte Teile als Livestream zur Verfügung stellst, kannst du deine Online-Zuhörer:innen auch aktiv einbinden. Gib deiner Online-Community eine Stimme und lass sie z.B. in Form einer Umfrage an deiner Veranstaltung teilnehmen. So bringst du ein weltweites Stimmungsbild in den Konferenzraum und auch die Personen vor Ort können von der Online-Reichweite profitieren.
Das gesamte Rohmaterial deines Livestreams, kannst du außerdem mühelos mitschneiden und im Nachgang deiner Veranstaltung nutzen.
2. Aufzeichnung und Weiterverwendung von Inhalten
Vorträge und Präsentationen, die auf deiner Veranstaltung gehalten werden sind flüchtig und du kannst als Veranstalter:in entscheiden, welche Inhalte über den Veranstaltungszeitpunkt hinaus wirken sollen.
Im Rahmen von Aufzeichnungen, gezielten Mitschnitten und anschließenden Video-Produktionen hast du unendliche Möglichkeiten, um ausgewählte Inhalte über deine Veranstaltung hinaus weiterleben zu lassen.
Dafür stehen dir eine ganze Reihe von Optionen zur Verfügung, die du im Rahmen deines Konzeptes weiterdenken kannst:
Falls du Vorträge und Präsentationen aufzeichnest, kannst du sie als Einzelvideos zur Verfügung stellen. Dies kannst du entweder öffentlich und kostenlos oder gegen die Herausgabe persönlicher Daten, die dein Unternehmen zu Marketingzwecken nutzen kann, umsetzen. Alternativ kannst du den Zugang zu den Videos sogar im Rahmen eines Bezahlmodells erteilen. Dabei kommt es jedoch natürlich auf die Qualität der Inhalte und die Preisbereitschaft deiner Zielgruppen an.
Die Aufzeichnung eines Vortrags kannst du außerdem in inhaltliche Abschnitte aufteilen und zu einzelnen Video-Snippets weiterverarbeiten. Diese kannst du im Nachgang deines Events als Statements der Speaker:innen oder Teilnehmer:innen über Social Media teilen. Alternativ kannst du sie auch nutzen, um in Form eines Zusammenschnitts der Video-Snippets eine inhaltliche Zusammenfassung deiner Veranstaltung anzubieten.
Aus verschiedenen Impressionen deiner Veranstaltung kannst du ein Image-Video, ein After-Movie oder eine Behind-the-Scenes-Doku erstellen. So hast du die Möglichkeit die Atmosphäre vor Ort einzufangen und kannst damit im Nachgang für das nächste Event oder die nächste Jahrestagung werben und potenziellen Teilnehmern:innen einen Eindruck deiner Veranstaltung vermitteln.
Aus diesem Grund solltest du dir idealerweise schon vor Beginn deiner Veranstaltung Gedanken darüber machen, was die jeweilige Zielsetzung jeder deiner Video-Komponenten ist. Überlege dir außerdem, wer deine Zielgruppe ist und über welche Kanäle die Videos veröffentlicht werden sollen.
3. Digitale Plattform oder Event-App
Auch wenn sich alle deine Veranstaltungsteilnehmer:innen am gleichen Ort befinden, ist es hilfreich, wenn es eine zentralen Stelle gibt, an der ihnen alle wichtigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Dafür kannst du eine Online-Plattform oder Event-App nutzen, die für physische Veranstaltungen ausgelegt ist und den Teilnehmer:innen neben dem üblichen Informationsangebot zum Programm und zu der Agenda auch interessante Interaktionsmöglichkeiten bietet.
Fragen zu einzelnen Vorträgen können so z.B. auch mit dem Smartphone gestellt werden. Häufig mögen es Teilnehmer:innen nicht aufzustehen und vor allen andern in ein Mikrofon zu sprechen. Eine andere Möglichkeit um für mehr Interaktion zu sorgen, stellen Live-Umfragen aus dem Veranstaltungsraum dar. Diese lassen sich in Echtzeit visualisieren und können von dir eingesetzt werden, um Stimmungsbilder einzufangen.
Du kannst außerdem Gebrauch von jeder Menge Tools zum Fördern von Kreativität oder zum Sammeln von Ideen machen. Diese kannst du in einer Plattform oder App bündeln und gezielt für einzelne Programmpunkte einsetzen. Zum Beispiel um gemeinsam mit den Teilnehmer:innen eine Mindmap entstehen zu lassen.
Auch die Aussteller und Sponsoren deiner Veranstaltung können in die Plattform oder App integriert werden und haben dadurch die Möglichkeit über ihre physische Anwesenheit hinaus mit einer digitalen Präsenz zu glänzen.
Hast du schon einmal von der Möglichkeit gehört für deine Veranstaltung Gamification Tools zu verwenden? Dadurch kannst du deine Teilnehmer:innen dazu animieren, die Funktionen der Plattform oder Event-App zu nutzen, indem für alle Aktionen Punkte vergeben werden. Wer beispielsweise Feedback zu deiner Veranstaltung gibt, wer eine Frage stellt oder wer bei einer Umfrage mitmacht erhält Punkte dafür. Auf diese Weise entsteht so etwas wie eine “Bestenliste” und unter den Top-Platzierten kannst du dann als Veranstalter:in eine Belohnung vergeben oder einen Gewinn verlosen. Ziel ist es auf spielerische Art immer wieder Bezugspunkte zu den angebotenen Aktionen herzustellen.
4. Digitales Matchmaking
Digitales Matchmaking kann wenn es richtig genutzt wird, ein sehr mächtiges Werkzeug für deine Veranstaltung sein. Du kannst es ohne großen Aufwand einfach in die von dir gewählte Event-App oder Plattform integrieren und zahlreiche Vorteile für dich nutzen. Matchmaking-Funktionen helfen den Teilnehmern:innen z.B. beim Networking und erleichtern es ihnen gezielt interessante Kontakte zu knüpfen. Dafür ist es notwendig, dann alle deine Teilnehmer:innen ein Profil erstellen, welches sie vorab selber gestalten können. Aufgrund der dort hinterlegten Merkmale werden durch den Matchmaking-Algorithmus nun die Personen “gematcht”, die möglicherweise am besten zueinander passen. Der Vorteil dabei ist, dass jeder die Funktion in dem Maße nutzen kann wie sie oder er möchte. Besonders vorteilhaft bei physischen Veranstaltungen ist, dass sich die Personen dann direkt vor Ort verabreden und treffen können.
Wir empfehlen dir außerdem in deiner Veranstaltungslocation eine Networking-Arena einzurichten, die deine Teilnehmer:innen regelrecht dazu animiert sich zu verabreden und zu treffen. Diese kannst du gemütlich und einladend beispielsweise in Form einer Bar oder Coffee-Corner gestalten. Wenn du magst kannst du dazu noch eine Beschilderung anbringen, die zusätzlich einen Bereich für “zufällige Begegnungen” ausweist. So hast du auch alle Kritiker:innen mit dem Thema Matchmaking wieder versöhnt.
5. Digitale Event-Satelliten davor und danach
Mit unserem letzten Tipp möchten wir dir eine Möglichkeit vorstellen, wie du dein Veranstaltungs-Angebot nach vorne und nach hinten raus verlängern kannst. Mit den digitalen Satelliten die wir in unserem Tipp benennen, sind also kleine Veranstaltungen gemeint, die du z.B. als Webinar anbieten kannst.
Vor deiner Haupt-Veranstaltung kannst du deine Teilnehmer:innen für ein spezielles Thema sensibilisieren oder eine Basis an Grundwissen für alle Interessierten:innen liefern. Nach deinem Haupt-Event kannst du dann Webinare für vertiefende Inhalte, Deep Dives oder Rückfragen zu dieser Thematik als Nachbesprechung anbieten. Ein digitaler Stammtisch könnte ebenfalls für deine Zielgruppe interessant sein. Hier kannst du regelmäßig Diskussionen oder Gastbeiträge zu verschiedenen Themen anbieten.
Mit all diesen Aktionen kannst du dafür sorgen, dass dein Haupt-Event weiterhin der Mittelpunkt deiner Event-Strategie bleibt. Indem du deine Aktivitäten zu einer Art Event-Universum ausbaust, kannst du aus deinen Veranstaltungs-Teilnehmern:innen eine Community formen und bleibst für sie als Veranstalter stets relevant.
Zum Schluss
Du siehst, auch mit der Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen ist die Zeit digitaler Komponenten nicht vorbei. Vielmehr kannst du sie nutzen, um noch mehr aus deiner Veranstaltung herauszuholen und deinen Teilnehmer:innen ein noch besseres Erlebnis zu bieten. Durch die Integration von digitalen Komponenten kannst du deine Teilnehmer:innen gezielt in die Veranstaltung einbinden und wertvolle Berührungspunkte zwischen allen Beteiligten schaffen. Darüber hinaus kannst du digitale Elemente nutzen, um deine Veranstaltung auch noch über den Veranstaltungszeitraum hinaus wirken zu lassen. Die aufgezeichneten Inhalte stellen außerdem sicher, dass du genügend Material hast, um deine zukünftigen Veranstaltungen zu bewerben.
Geschrieben von:
Frederic Bleck
PIRATEx Head of New Business
