5 Tipps, wie du bestehende Event-Konzepte neu denken kannst
Live-Kommunikation ist essenziell. Ob Konferenzen, Messen, Roadshows für Kunden oder interne Company-Events: Für Veranstalter ist es wichtiger denn je, mit ihrer Community in Kontakt zu kommen. Event-Erlebnisse transportieren Ideen, Visionen und eine starke Identität, indem sie bleibende Eindrücke erschaffen.
Jedes Event braucht ein Konzept. Eine klare Zielsetzung im Kontext deiner Strategie um deine Community durch Live-Kommunikation zu aktivieren. “One size fits all” gibt es nicht. Als Veranstalter brauchst du elegante und flexible Lösungen mit kreativem Gespür und Fachwissen um das passende Event-Konzept für deine Zielsetzung zu entwickeln: von online über hybrid bis hin zu Präsenzformaten.
In diesem Blogartikel geben wir dir 5 Denkanstöße mit auf den Weg, die dir im Kontext von Events helfen, zeitgemäße Konzepte zu entwickeln, dabei Struktur geben und Komplexität beherrschbar machen.
Events sind komplex. – Denke in Bausteinen.
2020 wurden Events durch eine weltweite Pandemie auf einmal digital. Es war beachtlich, mit welcher Kreativität und vor allem Geschwindigkeit sich viele Veranstalter angepasst haben und das Mögliche möglich gemacht haben.
Wir haben jedoch auch seitdem immer wieder erlebt, dass historisch gewachsene Event-Konzepte 1:1 in den digitalen oder hybriden Raum übertragen worden sind. In vielen Fällen hat das schlichtweg nicht funktioniert. Wir erinnern uns an “Kaffeepausen” in leeren Meeting-Räumen, in denen die Teilnehmer:innen networken sollten, aber niemand diese digitalen Räume betreten hat. Genauso gab es weiterhin 8-stündige Konferenzprogramme im Livestream, während in den Home Offices dieser Welt die Konferenzteilnehmer:innen längst “abgeschaltet” hatten.
Was bei Präsenzveranstaltungen aus einer Selbstverständlichkeit heraus stets funktioniert hat, war in der Online-Version häufig zum Scheitern verurteilt. Doch was lernen wir daraus?
Jedes Event hat schon immer verschiedene Zielsetzungen gehabt, die erst durch ein gutes Konzept wie Bausteine zusammengefügt wurden. Vortragsprogramme können das Ziel haben, die Teilnehmenden zu inspirieren. Seminare vermitteln konkrete Lernerfolge. Networking-Formate schaffen zufällige Begegnungen. Messen generieren messbare Leads. Incentives und Firmenfeiern verfolgen die schöne und schlichte Zielsetzung, den Mitbarbeiter:innen Danke zu sagen.
Jedes dieser Ziele ist ein potenzieller Baustein in deinem Event-Konzept. Und Bausteine haben einen großen Vorteil: Du kannst sie immer wieder neu zusammensetzen. An genau dieser Stelle setzt unser erster Tipp an: Denke in Bausteinen.
Wenn deine Veranstaltung das Ziel hat, konkretes Wissen zu vermitteln, dann überlege dir, durch welche Formate sich diese Zielsetzung am besten erreichen lässt. Schaffe bewusst eine physische oder digitale Umgebung, in der genau dieses Ziel erreicht wird. Wenn du dich für eine digitale Umgebung entscheidest, so werden manche andere Bausteine (wie z.B. Networking) erfahrungsgemäß weniger gut funktionieren. Nimm also den Networking-Baustein aus deinem Konzept heraus und überlege dir wiederum, welche Atmosphäre du brauchst, um diesen erfolgreich umzusetzen. Lass dich nicht von bestehenden Strukturen leiten, sondern setze dein Event-Konstrukt frei aus den zuvor definierten Bausteinen zusammen.
Das Resultat muss keine klassische zweitägige Konferenz mit Abendprogramm sein, sondern kann auch eine Roadshow werden oder eine ganze Serie kleiner Events im physischen und digitalen Setting.
Events sind multi-hybrid. – Füge neue Elemente hinzu.
Was bedeutet eigentlich hybrid? Irgendwas zwischen digital und physisch? – Auch wenn es seit Monaten das Trendwort der Eventbranche ist, so gibt es nur wenige klare Definitionen. Vielleicht ist das aber auch gar nicht so wichtig.
Relevant sollte sein: hybrid ist ein Adjektiv und das benötigt einen Bezugspunkt. Egal ob Teilnehmer:innen, Speaker:innen, Content, Aussteller – alles kann als Bezugspunkt hybrid werden, aber nicht alles davon muss hybrid werden.
Überlege dir hierbei, welche Elemente sich auf sinnvolle Weise hybrid abbilden lassen. Deine Besucher:innen können hybrid (= entweder digital oder in Präsenz) am Event teilnehmen. Deine Aussteller können eine Präsenz vor Ort haben, du kannst ihnen jedoch zusätzlich “digitale Quadratmeter” bieten. Das können zum Online-Elemente sein wie ein Demo-Case auf deiner Website, automatisiertes Lead-Tracking oder Präsenz in einem (Video-) Podcast.
Hier setzt unser zweiter Tipp an: Füge neue Elemente hinzu. Diese neuen Elemente sollten das Ziel haben, dein Event-Konzept zielgruppengerechter und letztlich besser für alle Beteiligten zu machen. Bei Präsenzveranstaltungen kann das, wie eben erwähnt, zusätzliche digitale Sichtbarkeit für deine Aussteller generieren oder erweiterte digitale Services für deine Teilnehmer:innen bringen. Umgekehrt lassen sich digitale Events wiederum anreichern durch gezielte physische Elemente wie z.B. Satelliten-Events, Networking-Abende oder lokale Stammtische.
Die geschickte Kombination und Erweiterung um diese Elemente macht dein Event multi-hybrid und damit einzigartig.
Events sind schnelllebig. – Lass deine Inhalte länger leben.
In Zeiten der hybriden Möglichkeiten sind deine Events nicht mehr vollständig an Zeit und Ort gebunden. Es gibt mehr davor und mehr danach. Das, was live auf der Bühne passiert und dort gesprochen wird, darf immer noch im Zentrum deiner Veranstaltung stehen. Es gibt jedoch inzwischen viel mehr Möglichkeiten, deine Event-Inhalte als “multi-hybride” Elemente weiter leben zu lassen.
Vor dem Event: Überlege dir, wie du deine Zielgruppe in die Eventgestaltung involvieren kannst. Aktiviere sie z.B. durch Umfragen, hole Meinungsbilder ein und ermittle die Top-Diskussionsthemen für die anstehende Veranstaltung.
Nach dem Event: Nutze ausgewählte während des Events entstandene Inhalte, um sie einer breiteren Zielgruppe zugänglich zu machen. Erstelle Zusammenfassungen in Form von Info-Grafiken sowie als Audio- oder Video-Content.
Es gibt unendlich viel Content, der während der Laufzeit von Events entsteht. Nutze diese Inhalte für deine Kommunikation im Anschluss und bereite somit den Weg für eine ganzjährig pulsierende Kommunikationsstrategie, welche gleichermaßen den Kreis zum nächsten Event oder zum nächsten Jahr schließt.
Events sind inklusiv. – Erweitere deine Zielgruppe.
Die letzten Jahre haben große Veränderungen im Verhalten deiner Zielgruppe mit sich gebracht. Einerseits haben Veranstalter mit sinkenden Teilnehmerzahlen, geringeren Weiterbildungsbudgets und einer veränderten Reisebereitschaft zu kämpfen. Andererseits gibt es auf Teilnehmerseite den Wunsch nach mehr Flexibilität und einer individuell zusammenstellbaren Agenda für Events.
In diesem veränderten Verhalten liegen deine Chancen. Richte dein Eventkonzept daran aus und erweitere deine Zielgruppe.
Digitale und hybride Komponenten ermöglichen es dir, mehr Teilnehmer:innen mit deinem Programm zu erreichen. Menschen, die du mit Präsenzkonzepten nicht erreichen konntest (z.B. aufgrund ihres Aufenthaltsortes, Reisebereitschaft, persönlichen Einschränkungen) sind nun elementarer Teil deiner Zielgruppe.
Das gilt übrigens für dein Publikum genauso wie für die Personen auf deiner Bühne. Überlege dir, welche Speaker:innen du nun zusätzlich digital “on stage” begrüßen darfst. Auch in puncto Internationalisierung kannst du durch die genannten neuen Elemente dein Event inklusiver machen und deine Zielgruppe erweitern.
Events sind Marken. – Nutze sie als Plattform.
Dein Event ist mehr als eine Zusammenkunft beschränkt auf Zeit und Raum. Begreife dein Event als Marke – als etwas mit Wiedererkennungswert, für das dein Event steht und was deine Zielgruppe damit verbindet.
Was sind die Elemente, die dein Event einzigartig machen? Diese können auf fachlicher, wie auch auf persönlicher bzw. “Entertainment-Ebene” liegen. Fachliche Veranstaltungen und emotionale Eventerlebnisse schließen sich nicht aus.
Wie würdest du diesen Satz weiterführen?
“Mein Event ist das Einzige, welches …!”
In diesem Satz liegt unglaublich viel Potenzial. Mache den Event auf diese Weise zu einer Marke, die deine Zielgruppe liebt. Lerne deine Zielgruppe besser kennen und schaffe zusätzliche Angebote, die zu deiner Zielgruppe und deiner Event-Marke passen.
Das können weitere Event-Varianten sein, vor- oder nachgelagerte lokale Event-Satelliten, Jobbörsen, Pressetage, Award-Shows, Startup-Initiativen, Stammtische, Weiterbildungen, Aktionen für Young Professionals, und und und …)
Baue Communities auf. Interagiere mit deiner Zielgruppe und nutze wiederum das Wissen deiner Community, um weitere neue Angebote zu schaffen. Diese lassen sich nach sorgfältiger Überlegung kostenpflichtig oder kostenfrei anbieten. In jedem Fall tragen sie dazu bei, aus deiner Event-Marke eine Plattform zu kreieren, welche ein vielfältiges Angebot bietet – und das 365 Tage im Jahr.
Zum Schluss
Diese fünf Denkanstöße darfst du gerne mit deinem Team teilen und gemeinsam weiterentwickeln. Alles ist “work in progress” und keiner der Tipps wird konzeptionell jemals “fertig” sein. Sie dürfen dir aber eine Perspektive aufzeigen, in welche Richtung(en) du neue oder bestehende Eventkonzepte weiterentwickeln kannst.
Du möchtest die beschriebenen Inhalte methodisch vertiefen und direkt angehen? Als Agentur bieten wir auch Workshops im Themenbereich Event-Konzeption an. Natürlich stellen wir dir bei Bedarf auch eine individuelle Agenda zusammen und gehen zusammen auf die Reise.
Dabei dreht sich unsere gemeinsame Arbeit stets um das, was alle Events vereint: das Zusammenbringen interessanter und vielfältiger Menschen. Und an dieser Stelle muss dein Konzept auch in der Zukunft jeder künstlichen Intelligenz überlegen sein.
Geschrieben von:
Frederic Bleck
PIRATEx Head of Sales