Satelliten-Events: Erreiche neue Höhen mit deiner Event-Community und bereichere ihre Erfahrung

Bis zur Messe sind es noch 8 Monate. Deine Location steht fest, deine Lieferanten sind organisiert, und die Sponsoren melden sich eifrig zur Teilnahme an. Die Vorbereitungen sind in vollem Gange. In dieser Zeit arbeitet das Organisationsteam das Konzept für die kommende Messe aus. Auch deine Aussteller sind bereit, denn es ist das Ereignis, auf das sie jedes Jahr sehnsüchtig warten.

Aber es noch heißt es 8 Monate zu warten. Dein Medienteam hat regelmäßig Updates geteilt und das bevorstehende Ereignis angekündigt. Aus der regelmäßigen Kommunikation mit deiner Community weißt du, dass diese aktiv und voller Vorfreude ist. Es ist klar, dass die Begeisterung in der Branche derzeit sehr groß ist. Was wäre, wenn es einen Weg gäbe, diese Begeisterung zu kanalisieren und sie zusammenzubringen? Und zwar genau jetzt? Es gibt eine großartige Möglichkeit, dies zu tun – die Ausrichtung eines Satelliten-Events.

Was ist ein Satelliten-Event?

Satelliten-Events sind eine hervorragende Möglichkeit, die Reichweite deiner Hauptausstellung, Messe oder deines jährlichen Firmenevents zu vergrößern. Ein Satelliten-Event ist ganz einfach eine neue Art von Veranstaltung, die mit deiner Hauptveranstaltung verbunden ist und darauf abzielt, ein breiteres Publikum zu erreichen. Diese Erweiterung deines traditionellen Programms kann in einem neuen Format, an einem anderen Ort oder zu einem anderen Zeitpunkt stattfinden, so dass du die Teilnehmer:innen auf neue Weise erreichen kannst. Wenn du das Konzept einer bestehenden Veranstaltung umgestaltest, kann dies ein hervorragender Ausgangspunkt sein, um deine Veranstaltung neuen Teilnehmergruppen zugänglich zu machen, unterschiedliche Gruppen anzusprechen, neue Programmtypen zu erforschen oder deiner Veranstaltung einen neuen Anstrich zu geben, der deine Hauptteilnehmer:innen anspricht.

Wie können Satelliten Events genutzt werden?

Satelliten-Events können viele verschiedene Formen annehmen und viele verschiedene Ziele verfolgen. Sie können zeitgleich mit deiner größeren „Hauptveranstaltung“ stattfinden oder vor oder nach der Hauptveranstaltung abgehalten werden. Sie können in einer völlig anderen Location, an einem anderen Ort oder in einem anderen Format stattfinden. Das Wichtigste ist, dass sie speziell auf die Ziele und Werte zugeschnitten sind, die ihre Organisatoren den Teilnehmer:innen vermitteln wollen.

Veranstalter, die ein neues, digitalisiertes Publikum erreichen wollen, z. B. eine jüngere Generation, können auf digitale Formate mit jugendlicheren Konzepten zurückgreifen, um die Reichweite einer bestehenden Präsenzveranstaltung zu erhöhen. Oder wenn du in einer bestimmten Region stärkere Geschäftsbeziehungen aufbauen möchtest, kannst du ein spezielles Satelliten-Event an diesem Ort ausrichten, dessen Programm auf die Schaffung von Networking-Möglichkeiten ausgerichtet ist. Alternativ können Organisatoren Satelliten-Events nutzen, um angrenzende Themen oder Interessengebiete zu erkunden. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist das SXSW-Musikfestival, das sich mit Hilfe von Satelliten-Events zu einer viel größeren Veranstaltung entwickelt hat, indem es SXSW-Film- und SXSW-Multimedia-Veranstaltungen ins Leben gerufen hat.

1. Erreiche neue Teilnehmertypen, die möglicherweise nicht zu deinem Kernpublikum gehören. Satelliten-Events können einige der Themen und Ziele deiner Hauptveranstaltung mit erweiterten Formaten, die speziell auf dieses neue Publikum zugeschnitten sind, an neue Zielgruppen weitergeben. 
2. Schaffe mehr Zugänglichkeit für diejenigen, die nicht zu deiner Hauptveranstaltung reisen können. Für bestimmte Teilnehmer:innen und Menschen mit Behinderungen kann es schwierig sein, an Großveranstaltungen teilzunehmen, die bestimmte Anforderungen stellen. Satelliten-Events sind eine Möglichkeit, deine Veranstaltung für diese Zielgruppe zugänglich zu machen und ihnen die Teilnahme in einem kleineren Rahmen zu ermöglichen, der ihren Bedürfnissen besser entspricht. 
3. Erforsche neue Themen, die vielleicht nicht in dein traditionelles Veranstaltungsformat passen. Zum Beispiel, indem du Diskussionen oder Workshops veranstaltest, die an einem größeren Veranstaltungsort oder für ein größeres Publikum nicht geeignet wären.
4. Verbessere dein Veranstaltungserlebnis. Durch die Ausrichtung von Satelliten-Events in Verbindung mit deiner „Hauptveranstaltung“ kannst du durch verschiedene Aktivitäten neue Verbindungen zu deinen Teilnehmer:innen herstellen und ihnen die Möglichkeit geben, sich untereinander besser zu vernetzen.
5. Erweitere deine Veranstaltung auf neue Regionen. Du kannst einen neuen regionalen Schwerpunkt für deine Veranstaltung setzen, so wie die DLD-Veranstaltung in München einen neuen Ableger in Tel Aviv oder die TechChill-Veranstaltung in Riga einen neuen Ableger in den wärmeren Gefilden von Mailand, Italien, gegründet hat. 
6. Übertrage deiner Gemeinschaft die Verantwortung für die Schaffung neuer Gelegenheiten zum Diskutieren und Zusammenkommen. Das Applied Anthropology Network hat eine neue Satelliten-Veranstaltungsreihe ins Leben gerufen, um den Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, im Laufe des Jahres Veranstaltungen außerhalb der Hauptkonferenz zu organisieren, damit die Gruppenmitglieder neue Themen von gemeinsamem Interesse erkunden können.

Wie kannst du sicherstellen, dass dein Satelliten-Event erfolgreich ist?

Auch wenn es sich bei einem Satelliten-Event um einen kleineren Ableger deiner Hauptveranstaltung handelt, bedeutet das nicht, dass du bei der Planung und dem Eventdesign sparen kannst. Wie jede andere Veranstaltung erfordern auch Satelliten-Events ein starkes Konzept, ein definiertes Budget, klare Ziele und messbare KPIs. Die Nachverfolgung dieser Kennzahlen ist unglaublich wichtig, wenn dieses Event auf experimentelle Weise genutzt wird. Bei Satelliten-Events kann die Vorplanung sogar noch wichtiger sein als bei deiner Hauptveranstaltung, insbesondere wenn du die Satelliten-Events nutzt, um ein neues Konzept zu testen, ein potenzielles neues Publikum zu erreichen oder einen neuen Themenbereich zu erkunden. Die Evaluierung der Wirksamkeit deiner Veranstaltung ist ein wichtiger Indikator dafür, ob sich die Veranstaltung auch in Zukunft lohnt.

Sind Satelliten-Events das Richtige für dich und dein Publikum? Wie du eine Satellitenveranstaltung erfolgreich gestaltest – Wenn du mit dem Gedanken spielst, ein Satelliten-Event auszurichten, solltest du bestehende Veranstaltung auf mögliche Erweiterungen und Möglichkeiten für ein Satelliten-Event untersuchen. Was sind die größten Probleme bei deiner bestehenden Veranstaltung? Welche Zielgruppen vermisst du bei deiner Hauptveranstaltung und wie kannst du diese erreichen? Welche neuen Themen würdest du gerne in deine Hauptveranstaltung integrieren, hattest aber bisher noch keine Gelegenheit dazu? Zu welchen Teilnehmergruppen würdest du gerne deine Verbindungen ausbauen?

Lass dich bei der Entwicklung deines Konzepts von Fragen wie diesen leiten. Eröffnet eine der Antworten auf diese Fragen mögliche Chancen für ein neues Veranstaltungskonzept? Wenn ja, beginn mit der Entwicklung eines Veranstaltungsformats und -themas, das sich an einem dieser spezifischen Schmerzpunkte oder Ziele orientiert. Welche Art von Konzept könnte dieses Problem angehen? Was wäre ein kreativer Weg, um dieses spezielle Publikum anzusprechen? Versuche, so spezifisch wie möglich zu sein. Denk daran, dass Satelliten-Events als kleinere Ergänzungen zu deiner Hauptveranstaltung gedacht sind und nicht als eine völlig neue „Produktlinie“. Versuche also nicht, zu viele Ziele in jedes Veranstaltungsformat einzubauen. Halte das Format deiner Satelliten-Events eng, mit klaren Messgrößen, die du testen kannst, und im Voraus festgelegten KPIs.

Welche Ideen gibt es für Satelliten-Events?

Nachdem du ein klares Ziel, eine klare Zielgruppe und einen klaren Ansatz für deine Satelliten-Events festgelegt hast, ist es nun an der Zeit, ein Konzept und ein Thema für deine Veranstaltung zu entwickeln. Wie bei jeder Veranstaltung geht es darum, ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis für deine Teilnehmer:innen zu schaffen. Die Wahl der Veranstaltung hängt von deinen Zielen, deinem Publikum und deinen Ressourcen ab. Hier sind einige verschiedene Veranstaltungskonzepte und -themen, mit denen du deine Gäste beeindrucken kannst:

1. Exklusive Networking-Veranstaltung: Ziehe in Erwägung, ein exklusives Networking-Event für eine kleine Gruppe von Teilnehmer:innen oder Stakeholdern des Events zu veranstalten. Dies könnte entweder während deiner Veranstaltung oder zu einem anderen Zeitpunkt im Jahr stattfinden, um neue Gelegenheiten zum Networking in einer intimeren Umgebung als bei deiner Hauptveranstaltung zu schaffen. Du könntest kreative Elemente wie eine elegante Cocktailstunde, ein Abendessen oder einen VIP-Empfang mit eine:m:r Gastredner:in oder Unterhaltungsprogramm einbauen. Wenn es sich anbietet, kannst du auch personalisierte Geschenke oder Markengeschenke mit einbeziehen, um das Erlebnis zu verbessern und den Teilnehmer:innen die Möglichkeit zu geben, diese Erfahrung mit nach Hause zu nehmen.
2. Lokale Tour: Vor oder während der Veranstaltung können die Organisatoren ein unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer:innen schaffen, indem sie eine geführte Tour durch die lokale Umgebung anbieten, die die einzigartige Kultur und die Attraktionen der Stadt hervorhebt. Dies kann eine großartige Gelegenheit für die Teilnehmer:innen sein, Kontakte zu knüpfen und gleichzeitig die örtliche Community zu erkunden. Indem du deine Teilnehmer:innen außerhalb des Veranstaltungsortes zusammenbringst, kannst du neue Möglichkeiten zum Knüpfen von Kontakten schaffen. Dies kann ein einzigartiges und unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer:innen sein.
3. Interaktive Workshops: Workshops sind eine großartige Gelegenheit für deine Community, voneinander zu lernen und die nächste Generation in deinem Bereich weiterzubilden. Während der geschäftigen Hauptveranstaltung oder Ausstellung kann es jedoch schwierig sein, den Workshops genügend Raum oder Zeit auf der Tagesordnung einzuräumen. Ziehe in Erwägung, interaktive Workshops oder praktische Aktivitäten anzubieten, die es den Teilnehmer:innen ermöglichen, auf unterhaltsame und ansprechende Weise neue Fähigkeiten zu erlernen oder ein neues Thema zu erforschen, und zwar im Rahmen eines Satelliten-Events. Durch eine spezielle Veranstaltung kannst du deinen Stakeholdern die Möglichkeit geben, neue Fähigkeiten zu erlernen und sich mit Branchenexpert:innen in einem intimeren Rahmen auszutauschen. Dies kann praktische Vorführungen, interaktive Präsentationen oder Diskussionen am runden Tisch umfassen.
4. Branchenspezifische Themen: Für jede Branche oder Gruppe gibt es oft viel mehr Themen auf der Tagesordnung, als auf der Hauptveranstaltung diskutiert werden können. Satelliten-Events bieten eine hervorragende Gelegenheit, diese Themen ganz oben auf die Tagesordnung zu setzen. Sie können spezielle „Thementage“ für Satelliten-Events einrichten, die sich direkt auf ein bestimmtes Thema oder einen Problembereich konzentrieren. Biete Podiumsdiskussionen oder Hauptredner:innen an, die sich auf branchenspezifische Themen konzentrieren, so dass die Teilnehmer:innen wertvolle Einblicke gewinnen und sich mit Gleichgesinnten in ihrem Bereich austauschen können.
5. Wellness und Fitness: Biete während deiner Veranstaltung Wellness- und Fitnessaktivitäten an, z. B. Yoga oder Gruppentraining, um den Teilnehmer:innen zu helfen, während der anstrengenden Messewoche Stress abzubauen und sich zu erholen. Plane ein Outdoor-Abenteuer, z. B. eine geführte Wanderung oder eine Kajaktour, bei der die Teilnehmer:innen die Gegend erkunden und mit der Natur in Kontakt kommen können.
6. Technologie-Showcase: Technologie und Innovation sind oft großartige Gelegenheiten, um durch eine Satelliten-Event ins Rampenlicht gerückt zu werden. Stelle diese neuen Fortschritte aus und erschließe ein neues Publikum für diese neuesten Entwicklungen durch ein Satelliten-Event, das speziell auf die neuesten technologischen Innovationen in der Branche ausgerichtet ist. Du kannst ein Showcase oder einen interaktiven Demobereich einrichten, der es deinen Teilnehmer:innen ermöglicht, die neuesten Innovationen aus nächster Nähe kennenzulernen, auch außerhalb deiner Hauptveranstaltung.

Dies sind nur einige Ideen, die dir bei der Überlegung helfen sollen, wie du deine nächste Großveranstaltung mit Satelliten-Events begleiten kannst.

FAZIT

Satelliten-Events bieten Veranstaltern eine einzigartige Gelegenheit, eine Gemeinschaft rund um ihre Marke aufzubauen und ihren Teilnehmer:innen einen Mehrwert zu bieten. Durch die Ausrichtung kleinerer Veranstaltungen vor, während oder nach der Hauptveranstaltung können Veranstalter Beziehungen pflegen, die Interaktion und die Befürwortung steigern und letztlich einen größeren Erfolg mit ihren Veranstaltungen erzielen. Durch sorgfältige Planung und Durchführung können Satelliten-Events das Erlebnis der Teilnehmer:innen verändern und ein Gefühl der Zugehörigkeit und Loyalität schaffen. Als Veranstalter solltest du dich nicht scheuen, etwas Neues auszuprobieren und herauszufinden, wie Satelliten-Events deine Veranstaltung auf die nächste Stufe heben können. Geben wir unseren Teilnehmer:innen das Gefühl, geschätzt zu werden und Teil einer Gemeinschaft zu sein, die sie ihr Eigen nennen können.

Geschrieben von:

Frederic Bleck 
PIRATEx New Business Manager