Wie kann man Networking bei einer hybriden Veranstaltung fördern?

Die Rückkehr der physischen Veranstaltungen steht vor der Tür und viele freuen sich auf die Möglichkeit, sich bei Veranstaltungen persönlich zu treffen. Einer der Hauptgründe dafür? Die persönliche Begegnung mit Menschen!

Das Fehlen persönlicher Begegnungen war eine der größten Herausforderungen für die Messeindustrie bei der Umstellung auf die Digitalisierung, da die Vernetzung eines der wichtigsten Verkaufsargumente dieser Messen ist.

Seit dem Beginn der Corona-Pandemie sind Online- und Remote-Veranstaltungen zu einem wichtigen Bestandteil des B2B-Bereichs geworden. Die Online-Vernetzung hat den Unternehmen die Möglichkeit gegeben eine breitere Zielgruppe von Personen zu erreichen, die nicht zu einer Messe reisen können.

Wenn Veranstaltungen wieder persönlich stattfinden, solltest du die Vorteile von online- und digitalen Formaten optimal nutzen. Hybride Veranstaltungen ermöglichen es den Teilnehmern:innen, digital und/oder persönlich teilzunehmen. Sie bieten das Beste aus beiden Welten: Organisatoren:innen können sowohl persönliche Teilnehmer:innen als auch solche begrüßen, die nicht persönlich an der Veranstaltung teilnehmen können.

Diese Veranstaltungen bringen jedoch eine neue Art von Herausforderung mit sich: Wie kannst du das Networking bei einer hybriden Veranstaltung fördern?

Erfolgreiches Networking bei hybriden Veranstaltungen ist möglich, wenn man sich im Vorfeld etwas vorbereitet. Lies hier weiter, um loszulegen:

Verstehe wer deine Teilnehmer:innen sind und wie sie deine Veranstaltung erleben.

Bei hybriden Veranstaltungen werden die Teilnehmer:innen oft in zwei Gruppen aufgeteilt: diejenigen, die persönlich teilnehmen und diejenigen, die online teilnehmen. Um das Networking bei einer hybriden Veranstaltung zu fördern, musst du als Veranstalter:in Berührungspunkte schaffen, an denen deine Teilnehmer:innen miteinander in Kontakt treten können. Diese sollten unabhängig davon geschaffen werden, ob sie online oder offline an der Veranstaltung teilnehmen.

Bei den meisten hybriden Veranstaltungen sollten sich die Organisatoren:innen auf die folgenden 3 Ebenen des Networkings konzentrieren:

• Persönliches Networking: Organisation von Networking-Möglichkeiten zwischen den Teilnehmern:innen deiner Veranstaltung vor Ort
• Virtuelles Networking: Schaffung von Networking-Möglichkeiten zwischen den Teilnehmern:innen die digital teilnehmen
• Persönliches und virtuelles Networking: Schaffung von Gelegenheiten, bei denen sich sowohl persönliche als auch digitale Teilnehmer:innen treffen können.

Die Überbrückung der Kluft zwischen dem virtuellen Publikum und dem physischen Publikum ist der Schlüsselfaktor für den Erfolg effektiver hybrider Veranstaltungen. Bei physischen Veranstaltungen wird das persönliche Networking ganz natürlich initiiert. Nach fast zwei Jahren virtueller Veranstaltungen wird das virtuelle Networking immer vertrauter. Im Vergleich dazu wird das hybride Networking für viele deiner Teilnehmer:innen neu sein.

7 Tipps zur Förderung von Networking bei einer hybriden Veranstaltung

1- Plane im Voraus!

Einer der häufigsten Fehler ist, dass sich Organisatoren:innen manchmal in letzter Minute für ein hybrides Format entscheiden, um zu versuchen ein Veranstaltungsformat zu entwickeln, welches „das Beste aus beiden Welten“ bietet. Aber so einfach ist das nicht. Wie jede andere Veranstaltung muss auch das Hybridformat gut durchdacht sein: Definiere deine Ziele, lege KPIs fest und erstelle deinen Veranstaltungsrahmen für jede Besucherreise. Wenn du dies getan hast, kannst du die Berührungspunkte erkennen und umsetzen, an denen sich dein Publikum beteiligen kann.

Plane jeden Schritt deiner Veranstaltung unter Berücksichtigung aller 3 Ebenen der Vernetzung. Wenn du dich zu sehr auf eine Zielgruppe konzentrierst, wirst du eine andere vernachlässigen.

2- Verwende die richtige Eventtech-Plattform

Wenn Veranstaltungsexperten:innen in den letzten zwei Jahren etwas gelernt haben, dann dass ihre Veranstaltungstechnologien über den Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung entscheiden kann. Achte bei der Auswahl einer Plattform darauf, dass die Technologie für hybride Veranstaltungen geeignet ist und mit deinen Zielen übereinstimmt. Deine Veranstaltungslösung sollte sich auf das digitale Publikum konzentrieren und gleichzeitig nicht zu kompliziert für deine Teilnehmer:innen vor Ort aufgebaut sein. Wenn du Teilnehmer:innen vor Ort mit einbezieht, können mobilfreundliche oder App-basierte Integrationen leicht von unterwegs aus funktionieren.

3- Optimiere deinen Veranstaltungsort

Networking-Möglichkeiten zwischen deinen virtuellen und physischen Teilnehmern:innen müssen gefördert werden. Es ist nicht selbstverständlich, dass dein physisches Publikum sein Telefon benutzt, um sich mit virtuellen Teilnehmern:innen auf der anderen Seite der Welt zu verbinden. Das Layout des Veranstaltungsortes muss entsprechend optimiert werden, um den Anforderungen deines hybriden Netzwerks gerecht zu werden: einwandfreie Internetverbindung, ein Raum mit Tablets oder Laptops vor Ort, die die Teilnehmer:innen nutzen können, um sich zu verbinden… Sei kreativ! Stühle, virtuelle Besprechungsbereiche und Ruhezonen können ebenfalls integriert werden, um die physischen Teilnehmer:innen zu ermutigen, sich virtuell zu vernetzen.

4- Gamifiziere dein hybrides Event

Ermutige dein Publikum sich zu vernetzen, indem du ein Teamspiel organisierst. Dies kann auf vielen Veranstaltungsplattformen selbst durchgeführt werden, wobei es Punkte oder Belohnungen für die Anzahl der Verbindungen gibt, die deine Teilnehmer herstellen oder untereinander fördern. Dies erhöht das Engagement deiner Veranstaltung und sorgt gleichzeitig dafür, dass dein Publikum viele Berührungspunkte und Gelegenheiten zum Netzwerken hat.

5- Personelle Unterstützung bei der Vernetzung

Deine Teilnehmer:innen zu ermutigen, offline und online Kontakte zu knüpfen, kann ungewohnt sein. Hier kannst du dein Veranstaltungspersonal gezielt einsetzen, um Networking-Aktivitäten sowohl online als auch an deinem Veranstaltungsort zu unterstützen. Dein Veranstaltungspersonal kann dabei helfen die Treffen zwischen Teilnehmern:innen zu erleichtern und virtuelle Einführungen vorzunehmen. Ziehe einen „Concierge“ in Erwägung, der für deine Teilnehmer:innen eine Anlaufstelle sein kann, wenn sie einen bestimmten Kontakt suchen. Es ist auch hilfreich jemanden vor Ort zu haben, der dabei hilft virtuelle Treffen zwischen Teilnehmer:innen und Online-Teilnehmern:innen einzurichten, sowie Mitarbeiter:innen auf der Plattform, die bei technischen Fragen helfen können.

6- Es dreht sich alles um die Community

Wie kannst du sicherstellen, dass dein Publikum miteinander in Kontakt kommt? Indem du ein Gemeinschaftsgefühl schaffst. Ob auf deiner  Veranstaltungsplattform oder in den sozialen Medien: Ermutige dein Publikum, sich mit Formaten zu treffen, die auf die Vernetzung ausgerichtet sind: Pre-Networking-Events in digitalem Format, Webinare, Roundtables, Event-Hashtags, private Gruppen… Es gibt viele Möglichkeiten.

Denk daran: Die meisten Kontakte bei virtuellen Veranstaltungen werden vor oder nach der Veranstaltung geknüpft. Dies gilt auch für hybride Veranstaltungen. Berücksichtige dies bei der Einrichtung deiner Veranstaltungsplattform, indem du sie früh genug öffnest, damit sich deine Teilnehmer:innen schon vor Beginn der Veranstaltung kennenlernen können!

7- Verwende deine Redner:innen!

Viele Teilnehmer:innen werden von deiner Veranstaltung wegen der Inhalte und der hervorragenden Redner:innen angezogen. Deshalb sind deine Referenten:innen die perfekten Personen, um deine Teilnehmer:innen an die Networking-Räume zu erinnern, wann diese geöffnet sind und um dein Publikum vor Ort zu ermutigen, sich mit den virtuellen Teilnehmern:innen zu treffen.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager