Event-Community: Warum du eine aufbauen und wie du dabei vorgehen solltest

Veranstaltungsorganisatoren sind die neuen Community-Builder. Es geht nicht mehr darum, einmal im Jahr eine physische oder virtuelle Veranstaltung zu organisieren. Es geht darum, das ganze Jahr über mit den Teilnehmenden in Kontakt zu treten und mit ihnen zu interagieren. Die Integration dieses Gemeinschaftsmodells in deine Eventstrategie bedeutet, dass Eventprofis sich anpassen und ihre Vision von Events ändern müssen.

Dabei ist der Aufbau einer Gemeinschaft kein neues Konzept für die Veranstaltungsbranche.

Veranstaltungen werden oft als „bemerkenswertes gesellschaftliches Ereignis“ definiert, bei dem es darum geht, Menschen für eine bestimmte Zeit an einem bestimmten Ort zu versammeln. Die Technologie hat diese Definition verändert und herausgefordert, ebenso wie die Durchführung unserer Veranstaltungen. Die wachsenden Möglichkeiten, die diese neuen Tools bieten, haben dazu beigetragen, dass sich die Veranstaltungen in Richtung eines 365-Community-Modells entwickelt haben. Veranstaltungstechnologien ermöglichen eine regelmäßige Interaktion. Dadurch machen sie es für eine Gemeinschaft einfacher, miteinander in Kontakt zu treten und eine Beziehung zu Marken und Verbänden aufzubauen.

In diesem Blog-Artikel erfährst du mehr über das neue Community-Modell, erhältst Tipps für den Aufbau deiner eigenen Event-Community und lernst einige Plattformen und Lösungen für Veranstaltungstechnik kennen, die du nutzen könntest.

Eine Verlagerung hin zu einem Community-Modell

Ein 365-Community-Modell ist der Trend für Eventveranstalter im Jahr 2023. Aber was bedeutet das eigentlich?

Ein ganzjähriges Community-Modell ist eine Möglichkeit, Veranstaltungen nicht als einmalige Ereignisse zu betrachten. Vielmehr soll der Wert, den deine Veranstaltung für die Community hat, über einen viel längeren Zeitraum hinweg erhalten bleiben. Dies hat erhebliche Vorteile, wie z. B. die langfristige Einbindung des Publikums auf einer Plattform mit vielen Möglichkeiten zur Markenbildung. Es ist aber auch ein kluger Weg, den Einfluss deiner Veranstaltung zu erweitern und deinen Wert für die Teilnehmer:innen zu rechtfertigen. Wenn deine Veranstaltung bereits in der kurzen Zeitspanne, in der sie stattfindet, einen Mehrwert für deine Teilnehmer:innen darstellt, warum solltest du diese Wirkung nicht weiter ausbauen? 365-Modelle bieten deiner Community die Möglichkeit, sich mit deiner Marke oder Organisation zu beschäftigen, indem du sie in dein Universum eintauchen lässt, deine Werte teilst und du so mehr über sie erfahren kannst. Indem du rund um die Uhr tiefere und bedeutungsvollere Verbindungen mit deinem Publikum herstellst, kannst du deine Inhalte so anpassen, dass sie den Nerv der Zielgruppe treffen und einen Mehrwert bieten.

Der Aufbau einer Community von Gleichgesinnten, die bereits an deinen Veranstaltungen teilnehmen, ist ein guter strategischer Schachzug: Das bedeutet, dass deine Community mit größerer Wahrscheinlichkeit an deiner nächsten Veranstaltung oder deinem nächsten Treffen interessiert sein wird. Anstatt immer wieder neue Wege zu finden, um das Interesse an deinen Veranstaltungen zu wecken, kannst du das Momentum aufrechterhalten und dafür sorgen, dass deine Community immer weiß, was auf sie zukommt. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie an deinen Veranstaltungen teilnehmen. Außerdem neigen Communities dazu, schnell und einfach durch Mund-zu-Mund-Propaganda zu wachsen, was eine wachsende Bekanntheit deiner Marke gewährleistet.

So baust du eine Community rund um deine Veranstaltung auf

Bei diesem neuen Community-Modell wird von den Veranstaltern erwartet, dass sie die Veranstaltungsteilnehmer:innen und die gesamte Community zu jeder Zeit einbinden. Aber wie kannst du Gleichgesinnte um deine Marke versammeln und Interaktionen fördern? Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen können eine Community rund um deine Veranstaltung aufzubauen.

1- Biete deinen Teilnehmer:innen den Mehrwert, nach dem sie suchen.

Eine Veranstaltung zu planen ist großartig, aber hältst du auch, was du versprichst? Die Teilnehmer:innen kommen zu deiner Veranstaltung in der Erwartung, ein tolles Erlebnis zu haben. Das ist aber nicht der einzige Grund für ihre Teilnahme. Sie nehmen an deiner Veranstaltung teil, um sich mit anderen Gleichgesinnten auszutauschen, von deinen Referenten zu lernen und mehr über den Wert und die Geschichte deiner Marke zu erfahren. Sie nehmen nicht nur an deiner Veranstaltung teil, um sich zu amüsieren, sondern sie erwarten, dass du ihnen einen Mehrwert bietest, aus dem sie Lehren und Wege für die Zukunft ableiten können. Deine Veranstaltung sollte also einen Mehrwert bieten, um das Interesse deiner Teilnehmer:innen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie, um mehr zu lernen, gerne zu weiteren Veranstaltungen zurückkehren. Sie werden sich in deine Community einbringen wollen, um weiter von dir zu lernen und zwar auch zwischen deinen Veranstaltungen. Stell also sicher, dass du ihnen auch außerhalb der Veranstaltungszeiten einen Mehrwert bietest! Dabei solltest du unser PIRATEx-Motto berücksichtigen: „Give, give, give, ask“. Biete einen Mehrwert und Unterstützung an, bevor du etwas von deiner Community verlangst. Der erste Schritt zum Aufbau einer Event-Community besteht darin, der Community einen Wert zu bieten, um den sie sich scharen kann.

2- Biete deiner Community einen Ort der Begegnung.

Wenn du eine Community rund um deine Veranstaltung aufbauen willst, ist es mit das Wichtigste, dass du deinen Teilnehmer:innen einen Raum bietest, in dem sie sich treffen können. Dies kann ein Online-Forum, eine Social-Media-Gruppe oder auch nur eine spezielle Seite auf deiner Veranstaltungswebsite sein. Indem du deiner Community einen Ort bietest, an dem sie sich treffen können, machst du es ihnen leichter, sich zu finden, sinnvolle Diskussionen zu führen und Beziehungen aufzubauen. Hier solltest du klare Community-Richtlinien festlegen. So kannst du sicherstellen, dass deine Werte unterstützt werden und dass dein Community-Bereich ein sicherer Raum wird, der eine ehrliche Interaktion zwischen den Menschen fördert.

3- Interagiere mit deiner Community, um Beziehungen aufzubauen.

Nur weil du sie aufbaust, heißt das nicht, dass deine Community von selbst wachsen wird. Als Organisator:in musst du eine aktive Rolle übernehmen. Du musst mit deinen Mitgliedern interagieren und die Community bei der Stange halten und das Verhalten vorleben, dass du gerne in deiner Community sehen würdest.

Das bedeutet, selbst ein aktives und engagiertes Mitglied zu sein. Wenn du dich nicht für das Geschehen interessierst, wird es auch niemand anderes tun. Sprich mit den Leuten, lern sie kennen und finde heraus, wofür sie sich interessieren. Zeig deinen Mitgliedern, dass du dich für sie und ihre Bedürfnisse interessierst und sie werden eher bereit sein, bei dir zu bleiben und deine Event-Community weiterhin zu unterstützen. Auf diese Weise kannst du die Bedürfnisse und Interessen aller Mitglieder kennenlernen und herausfinden, wo die Probleme deiner Mitglieder liegen.

4- Beziehe deine Community in deinen Entscheidungsprozess mit ein.

Bei der Planung einer Veranstaltung ist es wichtig, deine Community in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung erfolgreich ist und dass die Community an ihrem Erfolg beteiligt ist. Es gibt einige Möglichkeiten, wie du deine Community in den Planungsprozess einbeziehen kannst:

1. Bilde einen Planungsausschuss, dem Vertreter aus verschiedenen Teilen der Community angehören.
2. Führe Fragerunden und Umfragen durch, um Anregungen für die Veranstaltung zu sammeln.
3. Nutze soziale Medien und andere Online-Plattformen, um Feedback aus der Community einzuholen.
4. Kommuniziere regelmäßig mit der Community über den Planungsprozess der Veranstaltung.

Dies trägt dazu bei, ein Gefühl der Eigenverantwortung zu schaffen, und ermutigt deine Community, sich an der Veranstaltung zu beteiligen, die sie mitgestaltet.

5- Unterstützte organische Treffen von Mitgliedern deiner Community.

Wenn du eine sehr aktive Community hast, möchten sich einige Mitglieder vielleicht auch einmal außerhalb der von dir organisierten Veranstaltungen treffen. Unterstütze sie in diesem Bestreben. Du kannst diese Treffen deiner Community-Mitglieder unterstützen, indem du Veranstaltungen, die Mitglieder organisieren möchten, auf deiner Veranstaltungswebsite oder in deinem Veranstaltungskalender veröffentlichst, Mitglieder, die an derselben Veranstaltung teilnehmen möchten, miteinander in Kontakt bringst und Ressourcen bereitstellst, welche die Mitglieder zur Durchführung ihrer Veranstaltung benötigen. Indem du organische Treffen mit Mitgliedern deiner Community unterstützt, zeigst du, dass dir deine Mitglieder und deren Interessen am Herzen liegen. Noch besser: Versuche an dem Treffen teilzunehmen, ohne jedoch die Führung zu übernehmen. Du bist nur als Mitglied anwesend und unterstützt die Projekte der anderen.

Plattformen für den Aufbau von Communities

In unserem digitalen Zeitalter sind einige der besten Communities online mit Hilfe von Software oder Plattformen zu finden. Es gibt eine Reihe großartiger Plattformen zum Aufbau von Communities, die Veranstaltern helfen können, mit ihren Teilnehmer:innen in Kontakt zu treten. Hier sind einige, die du dir vielleicht ansehen möchtest:

1- Facebook Gruppen

Facebook-Gruppen sind ein leistungsstarkes Tool zum Aufbau von Communities, mit dem Organisator:innen Gruppen für ihre Veranstaltungen erstellen und verwalten können. Die Teilnehmer:innen können die Gruppen nutzen, um miteinander in Kontakt zu treten, Fragen zu stellen und über Veranstaltungsinformationen auf dem Laufenden zu bleiben.

2- Guild

Guild ist eine Plattform, die sich an Fachleute richtet und darauf abzielt, Fachcommunities aufzubauen, in denen Menschen miteinander in Kontakt treten, kommunizieren und zusammenarbeiten können. Es gibt mehrere Branding-Optionen, die du nutzen kannst, um einen Raum zu schaffen, der dem Image deiner Marke entspricht.

3- Discord

Obwohl Discord ursprünglich nicht für Veranstaltungen entwickelt wurde, hat es sich zu einer der am häufigsten genutzten Plattformen für Event-Communities entwickelt. Es ist einfach zu bedienen und hat eine Vielzahl von Funktionen, die es für Veranstalter ideal machen, um die Community zu moderieren.

4- Hivebrite

Hivebrite ist ein All-in-One-Community-Portal, das in hohem Maße anpassbar ist und einem alle Tools zur Verfügung stellt, die man zum Aufbau und zur Einbindung seiner Community benötigt.

5- Tribe

Tribe ist eine anpassbare Community-Plattform für Unternehmen, die auf no-code Technologie basiert. Sie ist leicht zu erlernen und enthält Gamification-Elemente, die Mitglieder ansprechen und deine Community-Veranstaltung aktiver machen können.

6- Floor

Floor ist eine All-in-One-Plattform für Veranstaltungen, Messen und Konferenz-Communities. Du kannst im Handumdrehen einzigartige, gemeinschaftsorientierte Veranstaltungen erstellen und dabei viele der Engagement-Funktionen der Plattform nutzen, um dein Publikum einzubinden.

7- Zapnito

Zapnito ist eine Plattform für den Aufbau von Communities, die sich an Expert:innen und Enthusiasten richtet. Mit der Plattform kannst du einen zentralen Community-Hub erstellen, der viele Funktionen enthält, die dir helfen, mit deinen Mitgliedern in Kontakt zu treten.

8- SCOOCS

SCOOCS wurde entwickelt, um dein gesellschaftliches Engagement auf die nächste Stufe zu heben“ und zwar durch eine All-in-One-Plattform, mit der du Networking-Tische, 1:1-Videokonferenzen und vieles mehr einrichten kannst.

Dies ist nur eine Auswahl der vielen Community-Plattformen, die es gibt. Je nach deinen Bedürfnissen solltest du dich auch mit Event-Management-Plattformen befassen. Einige von ihnen bieten Jahresabonnements an, mit denen du deine Event-Community aufbauen kannst, wie z. B. Webex Events, Swapcard oder Brella.  Bevor du dich für eine Technologieplattform entscheidest, solltest du wissen, welche Funktionen du benötigst und wie die Community interagieren soll.

Fazit

Der Aufbau einer Event-Community ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass du und deine Marke das ganze Jahr über relevant bleiben und nicht nur, wenn du ein Event veranstaltest. Der Einsatz deiner Community ist hilfreich, wenn es darum geht, die am meisten interessierten Stakeholder zu den von dir veranstalteten Events einzuladen: keine kalten E-Mail-Leads mehr! Der Aufbau einer Community rund um deine Veranstaltungen ist nicht kompliziert, aber es ist wichtig, dass du regelmäßig mit ihr kommunizierst und deinen Mitgliedern einen Mehrwert bietest. Es gibt viele Plattformen für den Aufbau einer Community mit Funktionen, die dir bei der Einbindung helfen und deinen Mitgliedern ein großartiges Erlebnis bieten können. Wenn keine der vorgestellten Plattformen das ist, wonach du suchst, wirf doch einen Blick auf unser Eventtech-Verzeichnis. Bei über 300 verschiedenen Plattformen und Lösungen für deine Online- und Hybrid-Veranstaltungen wird sicher das Passende für dich dabei sein!

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager