Conscious Conferencing: Ein Paradigmenwechsel im Konferenzsmanagement

In der heutigen Zeit, in der Umweltbewusstsein und soziale Verantwortung im Vordergrund stehen, hat sich das Konzept von Conscious Conferencing (zu deutsch verantwortungsbewusstes Konferenzmanagement) zu einer transformativen Kraft in der Eventbranche entwickelt. Eine verantwortungsbewusste Konferenzgestaltung geht über die herkömmliche Konferenzplanung hinaus und umfasst einen ganzheitlichen Ansatz, der ökologische Nachhaltigkeit, Inklusivität und Vielfalt einbezieht. Es geht darum, Veranstaltungen zu schaffen, die nicht nur Verbindungen und Wissensaustausch fördern, sondern auch einen positiven Einfluss auf den Planeten und die Gesellschaft haben.

Die Essenz von bewusster Konferenzplanung

Im Mittelpunkt einer bewusster Konferenzplanung steht das Verständnis, dass Veranstaltungen nicht nur individuelle Zusammenkünfte sind, sondern Gelegenheiten, etwas zu bewegen. Es geht darum, die Macht von Veranstaltungen zu erkennen. Wahrnehmung zu formen, positive Veränderungen zu fördern und zu einer nachhaltigeren und gerechteren Welt beizutragen.

Bewusste Gestaltung von Konferenzen verkörpert folgende Kernprinzipien:

• Ökologische Nachhaltigkeit: Bei bewusster Konferenzplanung steht die Minimierung des ökologischen Fußabdrucks von Veranstaltungen im Vordergrund. Dies erfolgt durch die Anwendung umweltfreundlicher Praktiken, z. B. die Verwendung wiederverwendbarer Materialien, die Reduzierung von Abfall und die Entscheidung für energieeffiziente Technologien.
• Inklusion und Vielfalt: Verantwortungsbewusst gestaltete Konferenzen sind bestrebt, integrative Räume zu schaffen, die die Vielfalt der Teilnehmenden willkommen heißen und würdigen. Damit wird ein Umfeld von Respekt, Verständnis und Zugehörigkeit gefördert.
• Social Responsibility: Verantwortungsbewusste Konferenzen verpflichten sich, ihre Plattform zur Förderung sozialer Zwecke und zur Unterstützung lokaler Gemeinschaften zu nutzen, um die soziale Verantwortung von Unternehmen zu demonstrieren und einen positiven Einfluss auf ihre Umwelt zu nehmen.

Inklusive Praktiken in Veranstaltungen einbeziehen

Inklusion ist ein Grundpfeiler bei der bewussten Gestaltung von Konferenzen. Es geht darum, Veranstaltungen zu schaffen, die für alle Teilnehmenden zugänglich, einladend und respektvoll sind, unabhängig von ihrem Background, ihrer Identität oder ihren Fähigkeiten. Im Folgenden findest du einige praktische Schritte, um integrative Praktiken in deine Veranstaltungen einzubauen:

Zugänglichkeit: Stelle sicher, dass der Veranstaltungsort für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist. Dazu gehören beispielsweise Rollstuhlrampen, zugängliche Toiletten und Hörhilfen.

Sprachliche Unterstützung: Biete Übersetzungen oder Dolmetscherdienste für deine Teilnehmenden an, die nicht die Hauptsprache der Veranstaltung sprechen.

Kulturelle Sensibilität: Achte auf kulturelle Unterschiede und Empfindlichkeiten. Vermeide Stereotypen und stelle sicher, dass das Veranstaltungsprogramm alle vertretenen Kulturen deiner Teilnehmer:innen einbezieht.

Diversität der Redner:innen: Bemühe dich um Redner:innen mit unterschiedlichem Background und Erfahrungen, die das vielfältige Publikum deiner Veranstaltung widerspiegeln.

Sponsoring und Partnerschaften: Schließe dich mit Organisationen zusammen, die sich für Vielfalt und Integration einsetzen. Damit unterstützt du Integration aktiv.

Integration von Diversität in Veranstaltungen

Vielfalt geht über die Repräsentation hinaus. Es geht darum, ein Erlebnis zu schaffen, das wirklich alle Teilnehmenden einschließt und anspricht. Im Folgenden findest du einige Strategien zur Integration von Vielfalt in deinen Veranstaltungen:

Interaktive Sitzungen: Entwerfe interaktive Sitzungen und Aktivitäten, die alle Teilnehmenden zum Mitmachen anregen, unabhängig von ihrem Kommunikationsstil oder ihrem kulturellen Hintergrund.

Gelegenheiten zum Networking: Schaffe Networking-Möglichkeiten, die kulturelle und soziale Grenzen überwinden. Damit können die Teilnehmer:innen vielfältige Verbindungen schaffen und wertvolle Verbindungen knüpfen, die gegenseitiges Verständnis fördern.

Kulturelle Bereicherung: Integriere kulturelle Elemente in das Programm deiner Veranstaltung, wie z. B. Essen, Musik oder Kunst, um den Teilnehmer:innen andere Kulturen und Perspektiven näherzubringen.

Feedback-Mechanismen: Um du deine Veranstaltung stetig verbessern zu können, biete deinen Teilnehmer:innen die Möglichkeit, Feedback zur Inklusivität der Veranstaltung zu geben.

Bildung in Sachen Vielfalt: Biete Workshops oder Schulungen zum Thema Vielfalt und Inklusion an, damit deine Teilnehmer:innen besser informiert sind und andere Perspektiven respektieren.

Nachhaltige Veranstaltung Praktiken für eine grünere Zukunft

Nachhaltigkeit ist ein wesentlicher Aspekt bewusster Konferenzplanung. Die Umweltauswirkungen deiner Veranstaltungen werden minimiert und gleichzeitig stellst du sicher, dass dein Event einen positiven Fußabdruck für die Zukunft hinterlässt. Hier sind einige nachhaltige Praktiken, die du anwenden kannst:

Nachhaltige Auswahl des Veranstaltungsortes: Wähle einen Veranstaltungsort, der sich für Nachhaltigkeit einsetzt, z. B. einen, der erneuerbare Energiequellen nutzt, über ein solides Recyclingprogramm verfügt und die Abfallmenge minimiert.

Effizienter Transport: Ermutige deine Teilnehmer:innen, öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen, Fahrgemeinschaften zu bilden oder zu Fuß zur Veranstaltung zu gehen. Dadurch reduziert sich die Anzahl an Fahrzeugen enorm.

Geringere Abfallproduktion: Verwende wiederverwendbare Materialien für Speisen und Getränke. Versuche auf Einwegplastik zu verzichten und biete stattdessen Optionen mit  Recycling- und Kompostierungsmöglichkeit an.

Energieeinsparung: Verwende energieeffiziente Technologien, schalte die Lichter und Geräte aus, wenn sie nicht gebraucht werden, und achte auf natürliche Beleuchtung, wann immer dies möglich ist.

Lokal bezogene Lebensmittel und Materialien: Um den CO2-Fußabdruck der Veranstaltung zu reduzieren, beziehe Lebensmittel und Materialien aus lokaler Produktion. Zudem unterstützt du dadurch lokale Gemeinden.

Soziale Verantwortung: Veranstaltungen als Katalysatoren für den Wandel

Impact-orientierte Konzeption von Veranstaltungen ist nicht nur ökologisch nachhaltig und inklusiv, sondern hat auch das Potenzial, ein Multiplikator für einen positiven sozialen Wandel zu sein. Mit dem Fokus auf gesellschaftliche Belange, der Unterstützung von Gemeinschaftsprojekten und der Förderung von Bewusstseinsbildung und aktivem Engagement können Konferenzen einen nachhaltigen Einfluss auf unsere Welt ausüben. Im Folgenden erfährst du, wie du soziale Verantwortung für deine Veranstaltung übernehmen kannst:

Unterstützung lokaler Gemeinschaften: Schließe dich mit lokalen Wohlfahrtsverbänden oder gemeinnützigen Organisationen zusammen, die zu deinem Thema oder Veranstaltungsort passen. Ermutige deine Teilnehmer:innen, sich aktiv einzubringen und etwas Positives zu bewirken, sei es durch Spenden oder direkte aktive Teilnahme an Projekten. So hinterlässt du nicht nur eine bleibende Erinnerung an deine Veranstaltung, sondern trägst auch zur Verbesserung der Lebensbedingungen in deiner Umgebung bei.

Befürwortung und Sensibilisierung: Biete Workshops, Sitzungen oder Hauptvorträge an, die sich auf dringende soziale Themen konzentrieren. Lade Aktivist:innen, Vordenker:innen und Entscheidungsträger:innen ein. Diese Expert:innen regen den Dialog an, schärfen das Bewusstsein und liefern wertvolle Impulse für die Zukunft.

Ethische Beschaffung: Stelle sicher, dass deine Veranstaltungsmaterialien, Lebensmittel und Verbrauchsmaterialien von Organisationen bezogen werden, die sich für faire Arbeitspraktiken, soziale Gerechtigkeit und Umweltschutz einsetzen.

Vermächtnis-Projekte: Lege einen Teil des Veranstaltungserlöses fest, um wichtige Anliegen zu unterstützen. Ob durch die Förderung laufender sozialer Initiativen oder die Schaffung innovativer Fördermöglichkeiten für Menschen aus marginalisierten Communities setzt du ein starkes Zeichen für Zusammenhalt und Chancengleichheit.

Engagement der Teilnehmenden: Inspiriere deine Teilnehmenden, indem du ihnen Ressourcen und Informationen zur Verfügung stellst. Mit wertvollen Impulsen und praktischen Tools empowerst du sie dazu, den sozialen Wandel über das Ende der Veranstaltung aktiv zu gestalten. 

Schlussfolgerung

Bewusste Konferenzplanung ist kein vorübergehender Trend, sondern eine dynamische Bewegung, die ein Umdenken im Veranstaltungsmanagement bewirkt. Indem wir integrative Praktiken umsetzen, Vielfalt fördern und nachhaltige Lösungen integrieren, schaffen wir Events, die nicht nur unser Leben bereichern, sondern einen bleibenden positiven Einfluss auf unsere Welt ausüben.

Auf dem Weg in eine nachhaltige Zukunft spielt eine verantwortungsbewusste Gestaltung von Konferenzen eine zentrale Rolle. Sie gehen weit über reine Versammlungen hinaus und fungieren als Katalysatoren für positiven Wandel, Innovation und sozialen Fortschritt. Indem wir die vielschichtigen Dimensionen von Verantwortung im Veranstaltungswesen anerkennen, gestalten wir eine Zukunft, in der Konferenzen nicht nur Plattformen für den Austausch von Informationen sind, sondern starke Motoren für eine gerechtere, nachhaltigere und integrativere Welt.

Dieser Wandel erfordert kontinuierliches Engagement und Zusammenarbeit. Veranstalter:innen sind gefordert, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen. Teilnehmer:innen tragen aktiv zur Schaffung integrativer Räume bei. Und die gesamte Branche muss kontinuierlich innovativ und anpassungsfähig bleiben. Durch gemeinsames Handeln können wir sicherstellen, dass jede Veranstaltung zum Katalysator für positive Veränderung wird und ein Vermächtnis hinterlässt, das weit über den letzten Vorhang hinausreicht.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager