Nachhaltigkeit in Veranstaltungskonzepten: Umweltfreundliche Ideen für durchdachte Events
Bei der Planung einer Veranstaltung wird eine entscheidende Frage immer häufiger von unseren Kunden gestellt: Wie kann ich meine Veranstaltung nachhaltiger gestalten? Aus unserer Erfahrung sollte Nachhaltigkeit von Anfang an bei der Entwicklung eines Veranstaltungskonzepts berücksichtigt werden. Die Schlüsselfrage, die du als Veranstalter im Kopf behalten solltest, lautet: „Wie können mein Team und ich ein nachhaltiges Veranstaltungskonzept erstellen?“
Veranstaltungen, einschließlich Konferenzen, Messen und anderen Zusammentreffen, haben in der Regel einen erheblichen Einfluss auf die Umwelt, da sie Ressourcen und Energie verbrauchen und zur Freisetzung von CO2 beitragen. Es gibt jedoch Maßnahmen, die unternommen werden können, um Veranstaltungskonzepte nachhaltiger zu gestalten. Von kleinen Veränderungen wie der Verwendung von wiederverwendbaren Tellern und Besteck bis hin zu größeren Initiativen wie der Wahl eines Veranstaltungsortes, der mit erneuerbarer Energie betrieben wird. Dabei gibt es viele Möglichkeiten, nachhaltige Mechanismen in die Veranstaltungsplanung zu integrieren.
In den letzten Jahren hat sich bei Veranstaltern und Teilnehmer:innen ein positiver Wandel in Bezug auf ihr Umweltbewusstsein vollzogen. Dies hat zur Entstehung nachhaltiger und kreativer Veranstaltungskonzepte geführt. In diesem Blog-Artikel werden wir die Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsplanung untersuchen und verschiedene umweltfreundliche Ideen für die Gestaltung durchdachter Events vorstellen.
Bewusstsein für die Umweltbelastungen von Veranstaltungen fördern
Es ist kein Geheimnis, dass die Ausrichtung jeder Art von Veranstaltung, von einem Workshop mit 50 Personen bis hin zu einer Messe mit über 10.000 Teilnehmer:innen, einen erheblichen ökologischen Fußabdruck hinterlässt. Veranstaltungen erzeugen eine große Menge an Abfall, verbrauchen viel Energie und tragen zu erheblichem CO2-Ausstoß bei. Angesichts der zunehmenden Sensibilisierung der Welt für unsere gemeinsame Verantwortung, den Planeten zu schützen, ist es an der Zeit, dass die Veranstaltungsbranche sich nun auch dieser Herausforderung stellt. Durch die Annahme umweltfreundlicher Veranstaltungskonzepte können wir diese negativen Auswirkungen begrenzen und in Chancen für positive Veränderungen umwandeln.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Nachhaltigkeit nahtlos in die Grundstruktur von Veranstaltungskonzepten, Planung und Umsetzung zu integrieren. Es ist an der Zeit, dass Veranstaltungsprofis sich überlegen, wie wir zusammenkommen und feiern können, um ein Erbe zu hinterlassen, das nicht nur die Teilnehmer:innen inspiriert, sondern auch einen neuen Maßstab für durchdachte Veranstaltungen setzt.
Nachhaltige Auswahl des Veranstaltungsortes
Die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes ist einer der ersten Schritte zur Schaffung einer nachhaltigeren Veranstaltung. Unabhängig von den nachhaltigen Maßnahmen, die du im weiteren Verlauf ergreifst, wird deine Veranstaltung nicht nachhaltig sein, solange deine Gäste eine lange Anreise mit dem Auto zu eurer Veranstaltung haben. Wenn du möchtest, dass deine Veranstaltung wirklich nachhaltig ist, suche nach Veranstaltungsorten, die in der Nähe liegen oder leicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder zu Fuß erreichbar sind. Das Ziel ist es, einen Veranstaltungsort zu wählen, der für die Teilnehmer:innen gut erreichbar ist, um Reisewege zu minimieren und zu verkürzen und dabei CO2-Emissionen einzusparen.
Schaue dann nach Veranstaltungsorten, die Nachhaltigkeit priorisieren und zu ihren umweltfreundlichen Praktiken stehen. Bei der Bewertung potenzieller Veranstaltungsorte solltest du dir die Energieeffizienz der Beleuchtungssysteme, Abfallwirtschaftspraktiken und Maßnahmen zur Wassereinsparung ansehen. Versuche auch, Veranstaltungsorte zu finden, die erneuerbare Energien zur Stromversorgung ihrer Gebäude verwenden.
Wenn du dir nicht sicher bist, wo du mit deiner Suche beginnen sollst, suche nach Veranstaltungsorten, die nachhaltige Zertifizierungen wie das Eco Management and Audit Scheme (EMAS), Green Certified oder das europäische Umweltzeichen haben. Falls du keine in deiner Nähe findest, kannst du mit dem Veranstaltungsleiter besprechen, wie spezifische Maßnahmen für dein Event umgesetzt werden können.
Nachhaltige Optionen für Speisen und Getränke
Die Organisation einer Veranstaltung mit nachhaltigen Speisen und Getränken ist eine großartige Möglichkeit, den CO2-Fußabdruck zu reduzieren und lokale Bauern und Produzierende zu unterstützen. Durch die Integration von regionalen Lebensmitteln kannst du die Umweltauswirkungen deiner Veranstaltung verringern und gleichzeitig lokale Unternehmen unterstützen. Darüber hinaus ermöglicht es ein lokales, organisches, saisonales und pflanzliches Menü, verschiedene Ernährungspräferenzen und -beschränkungen zu berücksichtigen und trägt dazu bei, deine Veranstaltung inklusiver zu gestalten. Stelle sicher, dass deine Catering-Partner den Standards der Deutschen Gesellschaft für Ernährung entsprechen.
Darüber hinaus kannst du Abfall reduzieren, indem wiederverwendbare Teller, Besteck und Becher verwendet werden und die Gäste ermutigt werden, ihre eigenen Behälter für Essensreste mitzubringen. Du kannst ebenfalls in Betracht ziehen, mit einer lokalen Wohltätigkeitsorganisation zusammenzuarbeiten, die überschüssige Lebensmittel entgegennimmt und sie verteilt. Außerdem kannst du mit etwas zusätzlicher Planung mit Caterern zusammenarbeiten, die ihr Engagement für Nachhaltigkeit teilen und dir dabei helfen, deine Veranstaltung sowohl umweltfreundlich als auch köstlich zu gestalten!
Müllvermeidung und Recyclingstrategien
Die Umsetzung von Strategien zur Müllvermeidung in deinem Veranstaltungskonzept ist entscheidend, um den ökologischen Fußabdruck zu verringern. Es geht darum, bewusste Entscheidungen zu treffen. Wähle wiederverwendbare oder kompostierbare Materialien und richte strategisch platzierte Recyclingstationen im gesamten Veranstaltungsort ein. Dies zeigt dein Engagement für verantwortungsbewusstes Abfallmanagement. Eine klare und überzeugende Kommunikation über die Bedeutung von Müllvermeidung und Recycling wird die Teilnehmer:innen dazu inspirieren, aktiv teilzunehmen. Um das Engagement der Teilnehmer:innen zu fördern, kannst du Initiativen wie eine „Bring-Back-Bottle“-Kampagne ins Leben rufen, bei der die Teilnehmer:innen ihre eigenen wiederverwendbaren Behälter mitbringen, um Einwegbecher oder Flaschen zu vermeiden.
Du kannst auch Abfall reduzieren, indem du clever bei der Auswahl deiner Veranstaltungsdekoration vorgehst. Wähle recycelbare Optionen und prüfe die Möglichkeit, Gegenstände zu spenden oder für zukünftige Veranstaltungen wiederzuverwenden. Durch die Minimierung übermäßiger Branding-Elemente erhöhen wir die Vielseitigkeit und Wiederverwendbarkeit der Dekoration, reduzieren die Nachfrage nach neuen Materialien und verlängern ihre Lebensdauer.
Verantwortungsvolle Beschaffung und Partnerschaften
Um deinen durchdachten Ansatz in der Veranstaltungsplanung zu stärken, ist es wichtig, sicherzustellen, dass du mit Partnern kooperierst, die deine Werte teilen. Wie bereits erwähnt, ist die Wahl eines Caterers, der Maßnahmen zur Reduzierung von Lebensmittelverschwendung umsetzt, mit lokalen Produzierenden zusammenarbeitet und saisonale Zutaten verwendet, ein wichtiger Schritt in Richtung Umweltbewusstsein. Aber du kannst natürlich immer mehr tun. Erwäge eine Zusammenarbeit mit Anbietern für nachhaltige Energie, um sicherzustellen, dass deine Veranstaltung mit erneuerbaren Energiequellen betrieben wird. Füge vielleicht ein paar Ladestationen auf dem Veranstaltungsgelände hinzu, die mit Solarenergie betrieben werden, oder investiere in die Vor-Ort-Erzeugung erneuerbarer Energien, um deine Veranstaltung zu versorgen. Stelle sicher, dass alle Lieferanten lokal sind, um Transport und CO2-Emissionen zu reduzieren. Es gibt zahlreiche Zertifizierungen, die zeigen, ob deine Partner dieselben Werte teilen wie du. Achte daher darauf oder erkundige dich danach.
Aber vergiss nicht, auch Referierende, Ausstellende und alle Mitarbeiter:innen in deine Strategie und Nachhaltigkeitspraktiken einzubeziehen. Eine klare Kommunikation ist der beste Weg, um alle am Prozess zu beteiligen.
Nutzung von Technologien zur Minimierung negativer Umweltauswirkungen
Digitale Technologie kann eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung nachhaltiger Veranstaltungskonzepte spielen. Die Nutzung digitaler Alternativen wie virtueller oder hybrider Veranstaltungen kann dazu beitragen, den CO2-Fußabdruck im Zusammenhang mit Reisen zu verringern. Nicht jede Veranstaltung muss persönlich stattfinden, einige können digital abgehalten werden, um Reisen zu begrenzen. Versuche dabei, virtuelle Komponenten in Konferenzen zu integrieren, damit Teilnehmer:innen aus der Ferne über Videokonferenzplattformen und virtuelle Kollaborationstools teilnehmen können. Nutze Event-Apps, um mit den Teilnehmer:innen zu kommunizieren, das Engagement zu fördern und ihnen den Zugang zu Veranstaltungsinformationen zu ermöglichen, wodurch der Bedarf an gedruckten Materialien reduziert wird. Verwende digitale Tools und Apps für die Registrierung und das Ticketing, um den Papierverbrauch zu minimieren und den Prozess zu optimieren.
Einbindung der Teilnehmer:innen in nachhaltige Praktiken
Die Umsetzung eines nachhaltigen Veranstaltungskonzepts ist eine Teamleistung. Es sind nicht nur die Mitarbeiter:innen, die mit an Bord sein müssen, sondern auch die Teilnehmer:innen. Vor der Veranstaltung musst du einen Kommunikationskanal mit ihnen einrichten und erklären, wie du dir eine gut durchdachte Veranstaltung vorstellst. Gib den Teilnehmer:innen Möglichkeiten, sich an den Bemühungen zur Minimierung der Umweltauswirkungen der Veranstaltung zu beteiligen. Nutze dafür eure Social-Media-Kanäle, aber auch deine Event-Newsletter sowie die Event-Website oder Landingpage, um die Teilnehmer:innen über dein nachhaltiges Engagement zu informieren. Gib dem Publikum Ideen, wie sie dabei helfen können, deine Ziele einzuhalten. Du kannst beispielsweise nachhaltige Transportmöglichkeiten wie Fahrgemeinschaften oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel fördern, indem du Informationen und Anreize bereitstellst. Schaffe zudem einen Raum, in dem sich die Teilnehmer:innen vor der Veranstaltung verbinden können, um im Voraus zu planen. Du kannst auch spezielle Fahrradständer organisieren und mit örtlichen Fahrradverleihprogrammen zusammenarbeiten, um das Radfahren zu der Veranstaltung zu fördern. Organisiere Workshops oder Aktivitäten mit Fokus auf Nachhaltigkeit, bei denen die Teilnehmer:innen nachhaltige Praktiken kennenlernen und sich damit auseinandersetzen können.
Nachhaltigkeitsauswirkungen: Messung und Kommunikation
Die Messung der Nachhaltigkeitsauswirkungen von Veranstaltungen ist entscheidend, um Fortschritte zu verfolgen und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Erfasse Daten zu Abfallvermeidungsquoten, Energie- und Wasserverbrauch sowie Kohlenstoffemissionen. Nimm dir dann Zeit, diese Daten zu analysieren, um Nachhaltigkeitsziele festzulegen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Veranstaltungen zu treffen. Allerdings sind Zahlen nicht alles, was zählt. Sprich mit deinem Team, deinen Partnern und allen, die an der Umsetzung deiner Veranstaltung beteiligt sind: Stelle sicher, dass du sie um Feedback bittest. War es einfach, die Teilnehmer:innen über das Verfahren zu informieren? Hatten sie das Gefühl, dass die getroffenen Maßnahmen das Erlebnis für die Teilnehmer:innen beeinträchtigt haben? Was hättest du anders machen können?
Kommuniziere die Bemühungen und Erfolge in Bezug auf Nachhaltigkeit an die Teilnehmer:innen und Interessengruppen der Veranstaltung über deine Kanäle. Nutze Social-Media-Plattformen, Event-Websites und Nachberichte, um die Nachhaltigkeitsbemühungen deiner Veranstaltung zu teilen. Durch die Hervorhebung dieser Bemühungen zeigst du nicht nur dein Engagement für Nachhaltigkeit, sondern inspirierst auch andere in der Veranstaltungsbranche, umweltfreundliche Praktiken zu übernehmen.
Zum Schluss
Nachhaltige Veranstaltungskonzepte sind entscheidend, um die Umweltauswirkungen von Konferenzen und Versammlungen zu reduzieren und dabei bedeutungsvolle und umweltfreundliche Erlebnisse zu schaffen. Durch die frühzeitige Integration von Nachhaltigkeit in Veranstaltungsstrategien können wir sicherstellen, dass Veranstaltungen umweltfreundlicher werden. Von der Auswahl nachhaltiger Veranstaltungsorte und der Integration umweltfreundlicher Speiseoptionen bis hin zur Minimierung von Abfall, Optimierung des Energieverbrauchs, Einbindung der Teilnehmer:innen, Nutzung von Technologie und Messung der Nachhaltigkeitsauswirkungen gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Nachhaltigkeit bei der Planung einer Veranstaltung zu berücksichtigen. Durch die Umsetzung dieser Ideen und die Annahme einer durchdachten Veranstaltungsplanung können wir eine grünere Zukunft für die Veranstaltungsbranche schaffen.
Denk daran, dass Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil deines Veranstaltungskonzepts sein sollte, und nicht nur eine nachträgliche Überlegung.
Wenn du nach weiteren Ressourcen zum Thema Nachhaltigkeit suchst, wirf einen Blick auf unser Handbuch “71 Ways to reduce your event’s impact guidebook”. Und wenn du Unterstützung bei der Organisation deines eigenen nachhaltigen Veranstaltungskonzepts benötigst, schau dir unseren Konzept-Workshop an. Unser Team kann dir helfen!
Geschrieben von:
Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager
