Neue Veranstaltungsformate entdecken: Die Reise der Eventagentur PIRATEx

Die Eventbranche hat in den vergangenen Jahren zahlreiche Herausforderungen erlebt – die wohl größte im Jahr 2020. Knapp ein Jahr davor wurde die Kölner Event-Agentur PIRATEx gegründet. Unser Ziel als Event Agentur war es von Anfang an, uns den sich wandelnden Marktbedingungen anzupassen und daran zu wachsen. Die dynamischen Veränderungen in den Veranstaltungsformaten sowie die unverzichtbare Einbindung von Technologie und die stetig wachsenden Erwartungen des Publikums haben uns uns vor vielfältige Herausforderungen gestellt.

In diesem Blogbeitrag gehen wir genauer darauf ein, wie der Wandel in der Veranstaltungsbranche unser Team dazu veranlasst hat, schnell auf die neuen Anforderungen zu reagieren, und wie sich das Unternehmen an diesen dynamischen und anspruchsvollen neuen Markt angepasst hat.

PIRATEx: Unvergessliche Erlebnisse schaffen

PIRATEx, ansässig in der lebendigen Stadt Köln, unterscheidet sich von herkömmlichen Eventagenturen. Als Agentur, die im Jahr 2020 gegründet wurde, streben wir mit unserem leidenschaftlichen Team von Event-Enthusiasten danach, außergewöhnliche Event-Erlebnisse zu schaffen. Inspiriert von der unternehmerischen Atmosphäre der Kölner Start-up-Kultur, konzipiert und organisiert PIRATEx nicht nur Veranstaltungen, sondern schafft auch tiefe Verbindungen und formt Momente, die den Teilnehmer:innen lange im Gedächtnis bleiben. Was uns auszeichnet, ist unsere lösungsorientierte Arbeitsweise – wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um Herausforderungen zu meistern und gemeinsam ein einzigartiges Event-Erlebnis zu schaffen. Unser dynamisches Team lebt von unkonventionellem Denken, bietet jedem Projekt neue Perspektiven und entdeckt neue Veranstaltungsformate. Über die Eventplanung hinaus sind wir darauf spezialisiert, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen, die authentische Verbindungen zwischen Menschen entstehen lassen.

2020: Auf dem Weg zur Kölner Agentur für digitale Events

Nur wenige Monate nach der Gründung unserer Event-Agentur und der Etablierung auf dem deutschen Event-Markt kam es zu einer unvorhersehbaren Herausforderung: die Pandemie. Im Handumdrehen wurden alle unsere sorgfältig erstellten Geschäftspläne für das Jahr über den Haufen geworfen, da die Pandemie die Veranstaltungsbranche zum Stillstand brachte. Angesichts dieser noch nie dagewesenen Situation verschoben wir umgehend unsere eigenen Veranstaltungen, OMClub und PIRATE Summit, und entwickelten einen strategischen Aktionsplan. Schnell wurde klar, dass einige Veranstaltungen von physischen zu virtuellen Settings verlagert werden mussten. Wir erkannten das Potenzial und die einzigartige Gelegenheit, durch eigene digitale Veranstaltungen eine Vorreiterrolle zu übernehmen. Während dieser Zeit haben wir uns intensiv mit dem Thema “Remote Events” beschäftigt und uns zum Ziel gesetzt, alles zu lernen, was wir über diese neuen Veranstaltungsformate konnten.

Bevor wir uns auf den Markt wagten, um neue Kunden zu gewinnen, setzten wir uns drei zentrale Ziele. Zunächst war es wichtig, unser Geschäftsmodell schnell umzugestalten und von einer reinen Eventagentur zu einer Agentur für digitale Events zu werden. Wir haben uns verschiedene Ansätze überlegt, wie wir bestehende Veranstaltungen, die für physische Locations geplant waren, anpassen und in ansprechende digitale Erlebnisse transformieren konnten. Gleichzeitig begannen wir, wichtige und wertvolle Inhalte zu erstellen, die die spezifischen Aspekte der Planung und Umsetzung von Remote-Events veranschaulichen. Unsere gesammelten Erkenntnisse und unser kollektives Wissen wurden im “Guidebook Remote Events”, einem umfassenden Leitfaden, gebündelt und für alle Interessierten zugänglich gemacht. Als dritten entscheidenden Schritt haben wir ein Netzwerk aufgebaut und unsere Erkenntnisse direkt mit der Community geteilt. Dafür haben wir Deep Dive Webinare und Podcasts eingeführt – Plattformen auf denen wir grundlegende Prinzipien für digitale Event-Organisatoren teilen und mit unseren eigenen Erfahrungen ergänzen.

Mit dem neu gewonnenen Fachwissen waren wir bereit, in den Markt einzusteigen. Dank unseres Leitfadens und unserer Webinar-Reihe konnten wir uns als Vorreiter im Bereich der virtuellen Event-Organisation positionieren und so schnell potenzielle Kunden anziehen sowie neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen.

2021: Horizonte erweitern und hybride Veranstaltungen

Nach unserem raschen Übergang zu digitalen Veranstaltungen war es unser Ziel, unseren Horizont als digitale Eventagentur nicht nur zu erhalten, sondern auch zu erweitern. Innerhalb eines Jahres haben wir mehr als 150 virtuelle Veranstaltungen durchgeführt. Dabei haben wir ein bemerkenswertes Wachstum unseres Teams erlebt und viele wertvolle Erkenntnisse und Erfahrungen gesammelt.

Wir konzentrierten uns auf die Integration digitaler Veranstaltungstechnologie und nutzten Eventtech-Plattformen, um das Erlebnis für die Teilnehmer:innen zu verbessern. Da wir so viele neue Veranstaltungsplattformen entdeckt haben, hat uns der sich ständig weiterentwickelnde Markt dazu veranlasst, ein Eventtech Tool-Sammlung zu erstellen. Dieses umfassende Verzeichnis sollte alle verfügbaren Eventtech-Plattformen und -Lösungen katalogisieren, die für die Organisation von virtuellen Veranstaltungen genutzt werden können. Das Verzeichnis wurde von unserer Community angenommen und umfasst nun über 450 Lösungen, wobei sich viele Technologieanbieter gemeldet haben, um sicherzustellen, dass ihre Innovationen aufgenommen wurden. Auf der Grundlage unserer praktischen Erfahrungen haben wir verschiedene Plattformen für unsere eigenen Veranstaltungen getestet und umgesetzt. Auf diese Weise konnten wir unsere Kunden bei der Auswahl der besten Lösungen beraten, die zu ihrem Veranstaltungskonzept und ihren Zielen passen.

Ende des Jahres 2021 deutete sich die mögliche Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen an. Angesichts der verbleibenden Einschränkungen suchten viele Unternehmen jedoch einen Mittelweg mit hybriden Veranstaltungen, die ein kleines persönliches Publikum mit einer größerer digitalen Reichweite kombinieren. Eine Vielzahl von Eventtechnologie-Anbietern hat diese Veränderung erkannt und ihre Dienstleistungen auf hybride Veranstaltungen ausgerichtet.

Als Eventagentur hat sich PIRATEx auf diese Nachfrage eingestellt und Ende 2021 mehrere Hybrid-Events in verschiedenen deutschen Städten wie Köln, Düsseldorf und Frankfurt organisiert. Die Erfahrung brachte jedoch einige Herausforderungen mit sich, vor allem den fehlenden Konsens darüber, was “hybrid” wirklich bedeutet. Handelte es sich um ein hybrides Publikum, eine hybride Produktion oder etwas völlig anderes? Diese Unklarheit veranlasste uns dazu, erneut eine Lernkurve zu durchlaufen und uns auf die komplexen Aspekte dieses sich weiterentwickelnden Veranstaltungsformats einzustellen.

2022: Enthüllung effektiver Veranstaltungsformate

In den letzten Jahren war es für das PIRATEx-Team eine bedeutende Lernphase, die von der Erkundung und dem Experimentieren mit verschiedenen Veranstaltungsformaten geprägt war, sei es im digitalen oder im hybriden Bereich. Dabei hat sich gezeigt, dass der Erfolg einer Veranstaltung eher von ihrer konzeptionellen Grundlage als von ihrem Format abhängt. Jedes Event ist einzigartig und erfordert einen individuellen technologischen Ansatz sowie einen Neuanfang, der sich auf die Bedürfnisse und Vorlieben des Kunden stützt. Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden.

Unsere Empfehlung an dich ist deshalb: Vermeide es, die Teilnehmer:innen mit einer Vielzahl von Funktionen oder zusätzlichen Optionen zu überfordern, die sie nicht benötigen, und konzentriere dich stattdessen darauf, ihre Erwartungen zu erfüllen. Zudem sollte der Fokus stets darauf liegen, den Teilnehmer:innen einen bedeutenen Mehrwert zu bieten, der über die reine Veranstaltungsorganisation hinausgeht.

Der digitale Wandel in der Veranstaltungsbranche hat zu neuartigen Veranstaltungsformaten geführt. Studio- und Hybridproduktionen erlebten einen Aufschwung, bei dem Veranstaltungen entweder in Studios oder vor Ort durchgeführt wurden, um sowohl das Publikum vor Ort als auch das digitale Publikum zu erreichen. Dieser Ansatz vergrößert nicht nur die Reichweite der Veranstaltung, sondern verstärkt auch ihre Wirkung. Gleichzeitig wurden Satellitenveranstaltungen für Unternehmen immer interessanter. Statt auf eine einzige große Veranstaltung zu setzen, stieg die Nachfrage nach kleineren, intimeren Events, die einzigartige Erlebnisse ermöglichen und tiefere Verbindungen innerhalb der Community fördern. Wir sehen auch eine Verlagerung hin zu Community-orientierten Veranstaltungsmodellen, die das Veranstaltungsformat erweitern, um das ganze Jahr über einen Mehrwert zu bieten und eine kontinuierliche Beziehung zum Publikum zu schaffen.

2023: Phygitale und digitale Add-ons für Veranstaltungen

Auch wenn wir uns wieder mehr auf persönliche Veranstaltungen konzentrieren, dürfen wir die in den letzten Jahren entwickelten digitalen Veranstaltungstechnologien nicht außer Acht lassen. Wir bei PIRATEx sind der festen Überzeugung, dass die Einbindung digitaler Add-ons in deine Veranstaltung die Reichweite erheblich steigern, die Kommunikation mit den Teilnehmer:innen optimieren und überzeugende Inhalte für deine Community generiert. Hier kommt das Konzept der Phygital Events ins Spiel – eine Verschmelzung von physischen Veranstaltungen mit nahtlos integrierten digitalen Elementen.

Der digitale Wandel  hat die verschiedenen Facetten der Veranstaltungsbranche tiefgreifend umgestaltet. Digitale Plattformen bieten nicht nur eine einzigartige Möglichkeit, das Publikum weltweit und auf Abruf zu erreichen, sondern haben auch innovative Wege zur Messung des Werts und der Wirkung von Veranstaltungen eröffnet. Die von digitalen Add-Ons und Plattformen gebotenen Datenfunktionen ermöglichen es Veranstaltern, ihre Event-Design-Entscheidungen zu hinterfragen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und Wege zu finden, den Teilnehmer:innen einen zusätzlichen Nutzen zu bieten. Durch den Zugriff auf Veranstaltungsdaten können Veranstalter das Interesse und Engagement der Teilnehmer:innen in Echtzeit beobachten und diese Erkenntnisse nutzen, um ihre Veranstaltungen kontinuierlich zu verbessern und den Teilnehmer:innen einen höheren Mehrwert zu bieten.

PIRATEx hat aktiv zu diesem Trend beigetragen, indem wir eine Reihe von digitalen Add-Ons für Veranstaltungen entwickelt hat, mit besonderem Fokus auf die Messe TV-Lösung. Dieser zukunftsweisende Ansatz passt nicht nur zur sich entwickelnden Veranstaltungsbranche, sondern unterstreicht auch unser Engagement für die Nutzung digitaler Erweiterungen, um das Veranstaltungserlebnis zu verbessern.

The bottom line

Unsere Eventagentur PIRATEx hat auf ihrer Reise durch das sich wandelnde Umfeld digitaler und hybrider Events ihre Anpassungsfähigkeit und ihren Innovationsgeist unter Beweis gestellt. Dabei gelingt es uns, einzigartige Erlebnisse zu schaffen. Von der Bewältigung der Herausforderungen der globalen Pandemie bis hin zur Pionierarbeit bei der Entwicklung des Konzepts der phygitalen Events haben wir mit unserem Agentur-Team stets bewiesen, dass wir in der Lage sind, Veränderungen in der Branche mitzugestalten.

Mit Blick auf das Jahr 2024 steht die Veranstaltungsbranche vor einem weiteren Wandel. Die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, wie wichtig es ist, physische und digitale Elemente nahtlos miteinander zu verbinden. Da die Technologie immer weiter voranschreitet, wird die geschickte Zusammenführung digitaler Add-Ons, Datenanalysen und einprägsamer Erlebnisse eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Veranstaltungen spielen.

Die sich entwickelnde Umgebung erfordert ein Gleichgewicht zwischen persönlichen und virtuellen Komponenten, das Flexibilität und Partizipation ermöglicht. Unser Team ist bereit, sich den Chancen und Herausforderungen zu stellen, die das Jahr 2024 zweifellos mit sich bringen wird!

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager