Erfahrung geht vor Ergebnis: Bekommen deine Teilnehmer:innen das, wofür sie gekommen sind?

 70.000 ausverkaufte Tickets und die große Menge an Besuchern:innen, die geduldig auf den Einlass zum OMR-Festival in Hamburg warteten, haben eine Botschaft vermittelt, die kein „Marketing-Rockstar“ herausfinden musste: Die Veranstaltungsbesucher:innen sehnen sich nach dem physischen Erlebnis. 

Aus der Perspektive eines Außenstehenden betrachtet, hat OMR geliefert. Die Organisatoren haben ein Event auf die Beine gestellt, das auf Inhalte, Erlebnisse und Verbindungen setzt und große Marken, hochkarätige Prominente, einzigartiges Catering und sogar ein Überraschungskonzert mit Rap-Musik bietet, um die Besucher:innen zu begeistern.

Teilnehmer:innen, die in den letzten zwei Jahren während der Pandemie zu Hause geblieben sind, suchen nach Veranstaltungen, die unglaubliche Erlebnisse bieten. Aber es gibt noch eine andere Gruppe von Teilnehmern:innen, für die das Ergebnis wichtiger ist als das Erlebnis. Es ist wahrscheinlich, dass sich die Erwartungen dieser Teilnehmer:innen seit den letzten persönlichen Treffen erheblich verändert haben. Sie nehmen vielleicht teil, um neue Kontakte zu knüpfen, neue Verkaufsmöglichkeiten zu erschließen oder etwas ganz anderes. Die Frage ist, wie du das richtige Gleichgewicht für dein Publikum und deine Marke findest. 

Viele Veranstalter neigen dazu, nach dem Motto „mehr ist mehr“ zu verfahren und das Erlebnis zu maximieren, da es oft am besten sichtbar ist. Dies kann jedoch kostspielig und verschwenderisch sein, wenn es nicht mit den Prioritäten deiner Teilnehmer:innen übereinstimmt. Nimm dir die Zeit, um zu verstehen, was die Erwartungen deiner Teilnehmer:innen wirklich sind. Wenn du weißt, wie deine Stakeholder Erfahrung und Ergebnisse einstufen, können die Organisatoren beides optimieren.

Hier ist, was ich diese Woche verfolgt habe:

Die Veranstaltungsbranche im Wandel:

• MICE-Planung 2022: Das haben die Auftraggeber vor [Event Partner] Wollen die Menschen überhaupt noch an Präsenzveranstaltungen teilnehmen? Dies ist eines der großen Themen, die in diesem Beitrag mit einem begeisterten „Ja“ beantwortet werden. Fragt man die deutschen Convention Bureaus nach den kommenden Monaten, so sind physische Veranstaltungen wieder im Kommen und die Erwartungen der Kunden:innen sind hoch. Ebenfalls auf der Tagesordnung? Nachhaltigkeit – sie ist Standard und keine Option mehr. 
• Hyve reports faster than anticipated recovery of in-person events, despite macro challenges [Exhibition World] Man braucht sich nur umzusehen, um zu erkennen, wie schnell die Rückkehr zu physischen Veranstaltungen erfolgt ist. Der weltweit tätige Event-Veranstalter Hyve hat die Erfahrung gemacht, dass die Event-Branche schnell wieder auf die Beine kommt. Das Unternehmen stellt eine sehr schnelle Erholung fest, wobei einige physische Veranstaltungen bereits das Niveau von vor der Pandemie übertreffen.  
• Fern Launches Exhibitor Success Program [Trade Show News] Zum Thema „Erfahrungen statt Ergebnisse“: Dieses neue Angebot von Fern versucht, das Veranstaltungserlebnis für Aussteller zu quantifizieren – ein Sektor, der lange Zeit mit vielen Arten von Veranstaltungen nicht gerade zufrieden war. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie die Branche für ihre Teilnehmer:innen handlungsfähiger wird. 
• Business Travel Rebounds as Execs Choose (Real) Face Time Over Zoom [Bloomberg] Die rasche Rückkehr zu Geschäftsreisen hat viele Brancheninsider überrascht. Trotz der vergangenen Jahre mit Telekonferenzen und dem Wachstum der digitalen Technologien hat die enthusiastische Rückkehr zum Reisen die Veranstaltungsbranche auf einen klaren Weg der Erholung gebracht. 

Digitale Event Technologien:

• Hybride Kundenansprache statt Messe, auch nach Corona [Meedia] Was für eine unglaubliche Fallstudie über das Markenerlebnis von Grohe-X. Das Unternehmen hat zunächst ein digitales Design- und Erlebniskonzept entwickelt, um die Lücke während der Pandemie zu schließen, als der ISH-Messeauftritt auf ein digitales Format umgestellt wurde. Seitdem haben sie ihre Live-Kommunikationsstrategie komplett umgestaltet und viele innovative Formate von Online- und virtuellen Veranstaltungen integriert – ein echtes Vorbild für die Branche. 
• Should all brands rush to enter the metaverse? [PR Week] Das Metaversum ist nach wie vor ein großes Gesprächsthema und für viele Unternehmen ist es schwierig zu wissen, wie sie vorgehen sollen. In diesem gut argumentierten Beitrag wird das Metaversum wahrscheinlich der Ort sein, an dem viele Events stattfinden werden – aber eben noch nicht für alle. 
• Why event technology is critical to marketing success [Martech] Wenn du im Jahr 2022 neue Leads gewinnen willst, sind Online-Events und maßgeschneiderte „Remote-First“-Erlebnisse der Schlüssel für die Marketingstrategie jeder versierten Marke. Hier erfährst du, wie du dies mit deinen Präsenzveranstaltungen kombinieren kannst. 

How to do it:

• TechDay – A 5-Step Guide To Hosting Successful Virtual Networking Events [Tech Day] Virtuelles Networking ist etwas, das jede hybride Veranstaltung optimieren möchte, aber nur wenige scheinen es richtig zu machen. Im Folgenden findest du einen detaillierten Überblick über die Gründe, warum deine Online-Networking-Events nicht den richtigen Weg einschlagen und einige Möglichkeiten, wie du das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen optimieren können. 
• Tips for Booking Event Speakers in 2022 [BizBash] Ein neuer Benchmark-Bericht für Redner:innen beleuchtet einige der Trends in der Branche. Was ist angesagt? Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration sowie Inhalte, die Fachwissen vermitteln. 
• Events in Corona-Zeiten – sorgfältig planen, sicher durchführen! [Xing] Xing events hat einen umfassenden Leitfaden für „Events in Corona-Zeiten“ zusammengestellt – mit einer vollständigen Checkliste für alles, was du wissen musst, um die Offline-Eventplanung hier und jetzt zu bewältigen. Für viele, die in den letzten zwei Jahren ausschließlich online unterwegs waren, bringt die Rückkehr zu physischen Veranstaltungen einige einzigartige Herausforderungen mit sich, die es vorher nicht gab. 

Nicht verpassen:

• Let’s meet! Virtually, in-person, or somewhere in between? [CIO] Was ist wirklich die Zukunft des virtuellen Meetings? Das ist etwas, das sich in den letzten Jahren ständig verändert hat. Die richtige Mischung liegt wahrscheinlich irgendwo zwischen physisch und vollständig digital. Hier findest du einige Tipps, wie du dich in dieser neuen Landschaft zurechtfinden kannst. 
• Sustainability Update: How Event Profs are Combatting Climate Change [Event Marketer]Nachhaltigkeit war im letzten Jahr ein großes Thema in der Veranstaltungsbranche, aber wie kann man einen Plan erstellen, der wirklich Bestand hat? Hier findest du eine Reihe von Beispielen, wie verschiedene Veranstaltungen und Marken nachhaltige Lösungen in ihre Live-Kommunikationsstrategien integriert haben.
• How to gain a sustainable advantage from new work models [World Economic Forum] Das Weltwirtschaftsforum hat diese Woche in Davos stattgefunden und aus der Sicht des Veranstalters gab es nicht allzu viel zu berichten, was die Produktion der Veranstaltung selbst betrifft. Aber einige der Inhalte werden für Event-Organisatoren von erheblichem Interesse sein. Zum Beispiel diese Perspektive darüber, wie sich die Arbeit verändert hat. Erwarte eine größere Risikoaversion, vor allem im Hinblick auf die Flexibilisierung der Arbeit. Da die Arbeit immer flexibler wird, müssen auch B2B-Veranstaltungen diesem Trend folgen und zwar mit einer größeren Zugänglichkeit als je zuvor.  

Abschließende Gedanken

Das war’s für diese Ausgabe von The Lookout!

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The Lookout Newsletter #62

Written by:
Felix Josephi
PIRATEx Managing Director