Die 6 wichtigsten Merkmale einer virtuellen Veranstaltungsplattform im Jahr 2022
Nach zwei Jahren der Nutzung von Online-Veranstaltungen und Veranstaltungsplattformen sind die Teilnehmer:innen von virtuellen Veranstaltungen zunehmend mit den virtuellen Veranstaltungsplattformen und ihren Funktionen vertraut. Für Organisatoren ist die Auswahl der richtigen Veranstaltungsplattform für ihre virtuelle Veranstaltung eine der wichtigsten Entscheidungen, die sie bei der Planung berücksichtigen müssen. Die Wahl einer Eventplattform wird von vielen Faktoren beeinflusst, aber leider werden die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen von Event-Organisatoren zu Gunsten von Backend- und Berichtsfunktionen hin und wieder übersehen.
Auch wenn die Datenanalyse und Automatisierungen für Eventprofis wichtig sind, sollten diese nicht das Erlebnis der Teilnehmenden beeinflussen. Außerdem sind diese Zahlen bedeutungslos, wenn die Erfahrung deiner Teilnehmer:innen schlecht ist! Wäg die Kombinationen von Funktionen aus diesem Grund sorgfältig ab und lass deine Teilnehmer:innen nicht im Stich.
Glücklicherweise gibt es auf dem Markt mehr Eventtech-Plattformen als je zuvor, die eine breite Palette von Funktionen bieten, aus denen du wählen kannst. Um deinen Teilnehmer:innen das bestmögliche Erlebnis bei deiner virtuellen oder hybriden Veranstaltung bieten zu können, gibt es einige wichtige Funktionen von Event-Plattformen, die einen überragenden Einfluss auf deine Teilnehmer:innen haben können.
Wir haben dir 6 Schlüsselfunktionen einer virtuellen Veranstaltungsplattform zusammengestellt, die du bei der Auswahl einer Plattform unbedingt berücksichtigen solltest, um ein unvergessliches Erlebnis für deine Teilnehmenden zu schaffen.
1- Die Integration eines Kalenders
Man sollte meinen, dass eine Kalenderintegration im Jahr 2022 eine Selbstverständlichkeit ist. Tatsächlich bieten viele Veranstaltungsplattformen diese Funktion jedoch nicht automatisch an. Wenn eine Kalenderintegration angeboten wird, ist sie manchmal nur mit einer ausgewählten Anzahl von Anwendungen kompatibel. Es gibt für deine Teilnehmer:innen nichts lästigeres, als den Termin jeder Session, an der sie teilnehmen möchten, manuell in ihrem Kalender zu blockieren. Eine Kalenderintegration, die mit deiner Veranstaltungsagenda verknüpft ist, macht deinen Teilnehmer:innen das Leben leichter und erhöht die Teilnehmerzahl deiner virtuellen Veranstaltung! Diese Integration bietet auch eine bessere Kontrolle über die Veranstaltung und ermöglicht es den Teilnehmern:innen, je nach den Sitzungen, die sie interessieren, sich ein- und auszuwählen.
2- Gute Networking-Funktionen
Ein bisschen Glück und das Knüpfen von Kontakten mit anderen Teilnehmern:innen ist der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Veranstaltung. Bei der Nutzung einer virtuellen Veranstaltungsplattform ist es wichtig, dass die Vernetzungsfunktionen einfach zu navigieren und zugänglich sind. Viele Plattformen verfügen über Matchmaking-Algorithmen, die auf KI-Technologie basieren. Sie helfen deinem Publikum, Kontakte zu Personen mit ähnlichen Interessen zu knüpfen. Wenn ein Anbieter KI-gestütztes „intelligentes“ Networking anbietet, solltest du einige wichtige Fragen stellen, um sicherzustellen dass die Parameter, die ein gutes Matchmaking ermöglichen, zu dir und deiner Veranstaltung passen.
Um das Networking während deiner Veranstaltung zu fördern, solltest du sicherstellen, dass deine virtuelle Veranstaltungsplattform frühzeitig für die Teilnehmer:innen freigegeben wird. Auf diese Weise können sie in aller Ruhe ihr Profil ausfüllen, ihren Interessenschwerpunkt auswählen und so schon vor Beginn der Veranstaltung mit dem Networking beginnen. Vergiss nicht: Die meisten Kontakte werden vor oder nach deiner Veranstaltung geknüpft.
Je detaillierter die Profile auf der Plattform sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass mehr Gespräche zwischen deinen Teilnehmern:innen entstehen. Einige Plattformen bieten Integrationen mit Social-Media-Plattformen wie Linkedin an und können automatisch Profile erstellen, so dass deine Teilnehmer:innen nicht so viel Zeit benötigen, um alle ihre Daten einzutragen.
3- Optimierter Sponsoren und Aussteller Auftritt
Deine Sponsoren und Aussteller tragen einen großen Teil zum Erfolg deine Veranstaltung bei. Lass nicht zu, dass ihre Präsenz auf der von dir gewählten Veranstaltungsplattform in den Hintergrund gerät. Achte darauf, dass ihre virtuellen Stände leicht zugänglich sind und mit einem angemessenen Branding und Bildmaterial ansprechend gestaltet werden können. Diese Funktionen sollten von deinen Partnern und Ausstellern selbst leicht zu gestalten, zu ändern und zu aktualisieren sein, damit sie ihren Stand oder ihre digitale Ausstellungsfläche selbständig verwalten können. Wenn es Einschränkungen in Bezug auf Bildgröße, -format, -farbe und Upload-Qualität gibt, solltest du sie im Voraus darüber informieren. Denk daran, dass ihre Zufriedenheit genauso wichtig ist wie die deiner Besucher:innen.
Überlege dir dann, wie du mit deiner Plattform die Aufmerksamkeit und den Verkehr auf deine Sponsoren- und Ausstellerbereiche lenken kannst. Für große virtuelle Veranstaltungen mit einer großen Anzahl von Ausstellern und Sponsoren solltest du auch virtuelle Veranstaltungsplattformen mit Filterfunktionen in Betracht ziehen. Dadurch können deine Teilnehmer:innen leichter zwischen den Ständen der Aussteller navigieren und die für sie wichtigsten leichter identifizieren. Versetz dich einfach mal in die Lage deiner Teilnehmer:innen, wenn du die verschiedenen Optionen für digitale Ausstellungsflächen bewertest. Sind sie attraktiv gestaltet? Regen sie zum Erkunden an? Laden sie zum Verweilen ein? Wenn diese Bereiche schwierig zu navigieren und unattraktiv gestaltet sind, werden sie deine Teilnehmer:innen nicht dazu einladen, diesen Bereichen deiner Veranstaltungsplattform viel Zeit oder Aufmerksamkeit zu schenken.
Als Veranstaltungsplaner:in liegt es in deiner Verantwortung, dafür zu sorgen, dass die Stände deiner Sponsoren und Aussteller mit allen erforderlichen Inhalten ausgestattet sind. Idealerweise bietest du während der Veranstaltungsplanung einige Workshops an, um deine Aussteller darin zu schulen, wie sie das Beste aus ihrer Online-Präsenz herausholen können.
4- Beteiligungsfunktionen
Bei großartigen Online-Events liegt der Schwerpunkt auf Interaktivität und Interaktion mit deiner Community. Eine Chat-Funktion neben deinem Live-Stream anzubieten ist eine großartige Gelegenheit für dein Publikum, sich untereinander, aber auch mit deiner Marke und deinen Rednern:innen auszutauschen. Vergiss nicht diese virtuellen Räume mit Personal zu besetzen. Mitglieder des Organisationsteams sollten in jeder Chatsitzung anwesend sein, um Diskussionen anzuregen und Sitzungen zu moderieren. Sie können die Fragen der Teilnehmer:innen weiterleiten, Hilfestellungen geben und dafür sorgen, dass sich das Publikum gehört fühlt. Wichtig ist, dass sie die Teilnehmer:innen ermutigen und ihnen helfen können, die von dir gewählten zusätzlichen Funktionen zur Beteiligung zu nutzen. Chats, Umfragen und Diskussionstools sind nach wie vor wichtig. Es gibt jedoch auch viele weitere Engagement-Funktionen, die Plattformen außerhalb der Agenda-Sitzungen aktivieren können, um deine Veranstaltung interaktiver zu gestalten und alle Teilnehmer:innen zusammenzubringen. Dazu gehören Wettbewerbe, Social Walls und Leaderboards für die Teilnehmer:innen, die sie dazu ermutigen sollen, das Beste aus der gesamten Veranstaltungsplattform zu machen.
Wenn du verschiedene Eventtech-Plattform-Alternativen evaluierst, solltest du prüfen, ob eine Möglichkeit besteht Tools von Drittanbietern in deine virtuelle Event-Plattform zu integrieren, um deine Veranstaltung zu verbessern und zu erweitern. Großartige Engagement-Funktionen sind wichtig, um eine Gemeinschaft rund um deine Veranstaltung aufzubauen (und zu erhalten!).
5- Möglichkeiten für Personalisierung und Branding
Ein individuelles Branding für den digitalen Bereich deiner Veranstaltung zu gestalten, ist nicht nur wichtig für deine Marke, sondern auch der Schlüssel zur Schaffung eines einzigartigen und unverwechselbaren Erlebnisses für deine Veranstaltungsteilnehmer:innen. Niemand möchte an einem „Event“ teilnehmen, das aussieht und sich anfühlt wie eine weitere Social-Media-Plattform. Wenn du dich für eine Plattform entscheidest, die den Organisatoren:innen die Möglichkeit gibt, eine attraktive und einprägsame Benutzeroberfläche zu gestalten, können deine Teilnehmer:innen in dein Markenuniversum eintauchen. Durch das Design werden deine Teilnehmer:innen ihre Veranstaltungserfahrung mit deiner Marke in Verbindung bringen. Sie bauen eine Vertrautheit mit deinen Markenfarben, deinem Logo und deinem Stil auf. Dies ist eine großartige Möglichkeit, eine Bindung zu deinen Teilnehmer:innen aufzubauen und die Markentreue zu erhöhen. Idealerweise sollte auch das Studio, aus dem du live streamst, eine gebrandete Bühne haben, damit sich die visuelle Identität deiner Marke auch auf dem Bildschirm widerspiegelt.
Der Umfang der Anpassungsmöglichkeiten von Plattformen, kann erheblich variieren und mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Bei der Auswahl der richtigen Online-Event-Plattform für deine Veranstaltung solltest du diese wichtige Funktion jedoch nicht vergessen!
6- Mobilfunk-freundliche Veranstaltungsplattform
Einer der wichtigsten Vorteile einer vollständig virtuellen oder hybriden Veranstaltung ist die Flexibilität, die sie deinen Teilnehmern:innen bietet, aus der Ferne teilnehmen zu können. Es ist jedoch unrealistisch zu erwarten, dass sie während der gesamten Dauer der Veranstaltung an ihrem Schreibtisch sitzen und die Veranstaltung auf ihrem Computerbildschirm verfolgen. Manche sind unterwegs und wollen nur für eine Sitzung einchecken oder haben keinen Zugang zu einem Laptop. Aus diesem Grund solltest du eine Veranstaltungsplattform wählen, die sowohl für Desktop- als auch für mobile Geräte optimiert ist. Stell sicher, dass du deinen Teilnehmern:innen eine digitale Teilnahme als Alternativen anbietest. Je mehr Möglichkeiten du anbietest, desto höher wird die Beteiligung sein.
Mobilfreundlich zu sein, wird durch hybride Veranstaltungen immer wichtiger: Du musst deinen Teilnehmern:innen vor Ort die Möglichkeit geben, sich mit deinem Online-Publikum verbinden zu können. Für diejenigen, die unterwegs sind, ist es am einfachsten, dies über ihre mobilen Geräte zu tun. Es muss jedoch berücksichtigt werden, wie sie ihre Telefone für die Verbindung nutzen – entweder über einen Browser oder eine mobile App.
Für viele sind Plattformen, die auf mobilen Webbrowsern funktionieren und keine App-Downloads erfordern, schneller und besser als das Herunterladen einer neuen App. Aber nicht alle Eventtech-Plattformen sind für das Mobilnetz optimiert. Teste unbedingt die Kompatibilität mit mobilen Browsern und die Zugänglichkeit, wenn du nach Alternativen suchst. Manche Plattformen sind nicht für das Mobilnetz optimiert und erfordern eine App, um von einem Computer aus auf die Veranstaltung zugreifen zu können. Apps eignen sich hervorragend für den mobilen Zugriff auf Veranstaltungen. Du solltest dich jedoch vorher über die Präferenzen deiner Teilnehmer:innen informieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn deine Teilnehmer:innen für den Zugang zu deiner Veranstaltung eine App herunterladen müssen. Es ist egal ob du dich für eine virtuelle Veranstaltungsplattform entscheidest, die über eine mobile Veranstaltungs-App verfügt, oder für eine, die mit einem mobilen Browser kompatibel ist. Stell nur vorab unbedingt sicher, dass du die richtige Wahl triffst, damit alle deine Teilnehmer:innen die beste Erfahrung machen können.
Fazit
Im Jahr 2022 bieten die meisten Eventtech-Plattformen zahlreiche Funktionen, die das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen verbessern und deine Arbeit als Organisator:in leichter und effizienter machen. Bei der Bewertung von Plattformen für deine Online-Veranstaltung ist es wichtig, dass du deine Kunden im Auge behältst- und die Erfahrung der Teilnehmer:innen in den Vordergrund stellst. Du solltest immer virtuelle Veranstaltungsplattformen in Erwägung ziehen, die dir als Organisator:in großartige Berichte und Datenanalysen ermöglichen. Überseh beim Abwägen der Alternativen aber nicht die wesentlichen Funktionen, die das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen einzigartig machen.
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Geschrieben von:
Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager
