10 Dinge, die Ihre Online-Events ausbremsen können (und wie Sie diese vermeiden können)

Die Veranstaltungsbranche begann das Jahr 2021 mit einem Jahr voller Lektionen aus dem Jahr 2020, einem Jahr, in dem Online-Events aus der Not herausgewählt wurden. Wenn wir zurückblicken, waren viele dieser frühen Versuche nicht die elegantesten Auftritte. Wir alle können uns an Fauxpas wie “Du bist auf stumm” erinnern.  Auch das Format war für viele neu und die Erwartungen waren noch offen.

Seitdem haben Online-Events einen langen Weg zurückgelegt. Die Teilnehmer erwarten heute mehr, da sie erfahrene Online-Event-Teilnehmer geworden sind. Aber während sich das erste Quartal 2021 dem Ende zuneigt, sehen wir, dass einige der gleichen Probleme, die Online-Events im letzten Jahr geplagt haben, unvermindert fortbestehen. Jede Woche nimmt das PIRATEx-Team an vielen externen Veranstaltungen teil, um neue Plattformen zu testen und neue Tools kennenzulernen. Hier sind einige der Probleme, die wir weiterhin sehen, und einige der Möglichkeiten, wie Veranstaltungsorganisatoren sie verhindern können.

1- Analoges Handeln in einem digitalen Kontext

Eine der größten Lehren aus dem Übergang von überwiegend persönlichen zu überwiegend digitalen Veranstaltungen war, dass Inhalte für ein virtuelles Format optimiert werden müssen. Mehrstündige, live gestreamte Event-Inhalte ohne Pausen funktionieren bei digitalen Veranstaltungen nicht, ebenso wenig wie lange Keynotes mit wenigen Gelegenheiten zur Interaktion. Deshalb sollten Sie ihre Event-Content-Strategie so entwickeln, dass Sie den virtuellen Zuschauer im Hinterkopf haben. Wie können Sie Ihr Programm so anpassen, dass es passt? Ziehen Sie in Erwägung, Ihre Veranstaltung zeitlich zu verlängern oder in mehrere Veranstaltungen aufzuteilen. Veranstalter können hier mit ihren Formaten kreativ werden, insbesondere wenn es darum geht, welche Art von Inhalten “live” konsumiert werden müssen oder nicht.

2- Das Momentum verlieren

Die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer während einer Online-Veranstaltung aufrechtzuerhalten, kann schwierig sein, besonders wenn die Ablenkung nur einen Browser-Tab entfernt ist. Geben Sie Ihren Teilnehmern keinen Grund mehr, wegzuklicken, indem Sie den Schwung in Ihrer Programmierung verlieren. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer zu jeder Zeit, in der sie sich auf der Plattform aufhalten, etwas Spannendes zu tun haben, auch während der Pausen im Programm. Sie können hier kreativ werden, mit Live-Musik-Sessions oder einer durchgängigen Social Wall. Nutzen Sie Ihre Mitarbeiter, um Chats und Diskussionen anzuregen und um zu zeigen, dass die Veranstaltung kontinuierlich “lebendig” ist.

3- Fehlende technische Überprüfungen

Ein Jahr nach der Umstellung auf vollständig digitale Veranstaltungen gibt es immer noch Probleme mit der Bild-, Ton- und Audioqualität bei Online-Veranstaltungen. Organisatoren sollten darauf achten, technische Checks mit den Referenten zur gleichen Tageszeit wie zu der ihrer Redezeit durchzuführen, um mögliche Probleme mit Beleuchtung, Bild und Bandbreite zu testen. Wenn es in Ihr Budget passt, können Organisatoren vor der Veranstaltung externe Kameras und Beleuchtungen an die Redner schicken, um sicherzustellen, dass die Redner besonders gut präsentiert werden.

4- Die falsche Software verwenden

Ihr Veranstaltungskonzept sollte die Technologie vorgeben, die Sie verwenden, nicht umgekehrt. Mehr Funktionen sind nicht immer besser. Es macht keinen Sinn, funktionsreiche Plattformen zu verwenden, die die Teilnehmer in die Falle locken oder ablenken könnten. Insbesondere dann nicht, wenn Sie diese Extras gar nicht nutzen werden. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Teilnehmer bei technischen Entscheidungen miteinbeziehen. Während Sie sich vielleicht danach sehnen, eine funktionsreiche, immersive Plattform zu verwenden, ist dies vielleicht nicht die effizienteste Plattform für eine B2B-Veranstaltung, bei der es darum geht, schnell neue Leads zu identifizieren. Ebenso könnten jüngere Demografien von Plattformen mit mageren Funktionalitäten und einem Mangel an Engagement-Funktionen leicht gelangweilt sein.

5- Keine Priorisierung des Designs

Das Branding, das Aussehen und die Atmosphäre einer Veranstaltung sind ein wichtiger Teil des Live-Event-Erlebnisses. Vernachlässigen Sie dieses Element nicht, wenn Sie auf digital umstellen. Finden Sie kreative Wege, um das Design wieder in Ihr Online-Erlebnis einzubringen, vom ersten Touchpoint mit den Teilnehmern bis zur Nachbereitung der Veranstaltung. Achten Sie besonders auf das Erlebnis der Teilnehmer und auch der Sponsoren auf Ihrer Event-Plattform – es ist leicht möglich, mit Themen, Branding und Farben über Bord zu gehen. Bitten Sie um Feedback, um sicherzustellen, dass Ihre Themen ansprechend sind.

6- Fehlen eines Backup-Plans

Brechen Sie Ihre Veranstaltung nicht ab, wenn es einen Notfall bei Ihrem Breitbandanbieter gibt oder wenn ein Redner ausfällt. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Backup haben. Idealerweise mehr als einen. Genau wie bei einer physischen Veranstaltung können Dinge schief gehen. Stellen Sie also sicher, dass Sie vor dem großen Tag eine alternative Regelung für Ihre Teilnehmer getroffen haben.

7- Fehlendes Engagement

Das Engagement der Teilnehmer ist ein wichtiger Bestandteil einer Online-Veranstaltung. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihren Besuchern und Teilnehmern die Möglichkeit bieten, sich zu beteiligen – stellen Sie jedoch sicher, dass diese Funktionen für Ihre Veranstaltung sinnvoll sind. Organisatoren können sich irren, wenn sie denken, dass “mehr besser ist”, wenn es um Engagement geht. Entscheiden Sie sich nicht unbedingt für Engagement-Funktionen um des Engagements willen. Das Einbeziehen von Gamification-Elementen kann ein großer Bonus sein, wenn es für das Ziel Ihrer Veranstaltung und den Wert für die Teilnehmer sinnvoll ist. Einige der ablenkendsten Events können Teilnehmer mit überflüssigen Gamification-Elementen, wie z. B. Leaderboards zum Gewinnen von Preisen, in die Falle locken. Das Engagement mag zwar hoch sein, aber ist das wirklich die richtige Art von Engagement für Ihre Veranstaltung? Denken Sie sorgfältig nach.

8- Keine Optimierung der Online-Veranstaltung für Mobilgeräte

Dies ist ein großer Punkt. Event-Plattformen, denen es an spezialisierten Schnittstellen für Mobilgeräte fehlt, erweisen Veranstaltern und Teilnehmern einen großen Nachteil. Die Remote-Möglichkeiten sind eine der besten Möglichkeiten von Online-Events, daher ist es sinnvoll, diese zu priorisieren. Besonders bei Veranstaltungen, die Zeitzonen überschreiten oder über einen langen Teil des Tages stattfinden. Sie haben die Chance, mehr Teilnehmer für Sitzungen zu gewinnen, wenn Sie für das mobile Browsen optimieren können – vor allem, wenn Ihre Gäste keine App herunterladen müssen.

9- Nicht zu den eigenen Fehlern stehen

Bei Ihrem Online-Event können und werden Dinge schief gehen. Hoffentlich sind diese Fehler für Ihr Publikum nicht sichtbar (oder hörbar), aber falls doch, ist es in Ordnung, wenn Sie zu den Fehlern stehen. Veranstaltungen sollten sich menschlich anfühlen. Bringen Sie etwas Transparenz hinein und geben Sie zu, dass es ein Tonproblem gab. Ihre Zuhörer und Teilnehmer werden verständnisvoller sein, wenn Sie das Problem anerkennen, anstatt weiterzumachen, als wäre es nicht passiert. Ihre Teilnehmer werden sich wahrscheinlich in den Chat-Funktionen zu dem Problem äußern, lassen Sie sie nicht hängen.

10- Den Wert der Teilnehmer nicht in den Vordergrund stellen

Der letzte und vielleicht wichtigste Fehler, dessen sich Event-Organisatoren schuldig gemacht haben, ist, ein Event zu veranstalten, weil wir “können”, aber bevor wir fragen, “sollten wir?” Im vergangenen Jahr haben wir viele Veranstaltungen besucht, die scheinbar wegen des Neuheitsfaktors oder weil die Hürden für das Eventdesign gesenkt wurden, ins Leben gerufen wurden. Auch wenn Veranstaltungen ein großartiger Ort sind, um Kreativität zu fördern und Menschen zusammenzubringen, sollten die Organisatoren ihre Beweggründe transparent machen und die Erwartungen der Teilnehmer steuern.

Zeit ist für jeden kostbar. Seien Sie sich darüber im Klaren, welchen Wert Ihre Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung erwarten können, und arbeiten Sie dann hart daran, diesen Wert zu liefern. Das kann bedeuten, dass Sie Ihr Veranstaltungskonzept ändern oder Ihr Angebot straffen müssen. Setzen Sie sich konkrete Ziele und befragen Sie Ihre Teilnehmer im Nachhinein, um zu sehen, wie Sie diese erreicht haben. Schlechte Erfahrungen bei Online-Events können sich auf die Neigung eines Teilnehmers oder Ausstellers auswirken, in Zukunft an Online-Events teilzunehmen. Evaluation kann ein unglaublich wichtiges Werkzeug sein. Organisatoren sollten sich selbst zur Verantwortung ziehen, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden.

Geschrieben von:

Felix Josephi
PIRATEx Managing Director