Customer Roundtable

Gute Gespräche brauchen mehr als einen gemeinsamen Tisch.

Wenn Kunden ihre Erfahrungen offen miteinander teilen, entsteht ein anderes Gespräch als bei einer Präsentation. Wir finden die Frage, die deine Gäste verbindet, gestalten den Rahmen und moderieren so, dass unterschiedliche Perspektiven Platz bekommen.

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Ein Customer Roundtable ist ein moderierter Erfahrungsaustausch zu einer gemeinsamen fachlichen Frage. Gäste vergleichen Vorgehensweisen, hinterfragen Annahmen und bringen ihre eigene Praxis ein. PIRATEx gestaltet Thema, Gesprächsverlauf und Gastgeberrolle. Dein Team lädt über seine bestehenden Kundenbeziehungen ein und kümmert sich um vereinbarte nächste Schritte.

Was sollen deine Gäste mitnehmen?

Du möchtest Kunden zusammenbringen, die voneinander lernen können. Sie sollen mit eigenen Fragen kommen, konkrete Erfahrungen austauschen und mit einem neuen Gedanken nach Hause gehen. Entscheidend sind die passende Zusammensetzung, eine Frage aus ihrem Alltag und eine Moderation, die nachhakt, ohne das Gespräch an sich zu ziehen.

Erfahrung mit Kundenveranstaltungen

Das Figma-Projekt zeigt unsere Erfahrung mit Planung und Durchführung von Kundenveranstaltungen. Für deinen Roundtable vereinbaren wir gesondert die Moderation, erlaubte Mitschriften und die Nutzung der Beiträge.

Figma EMEA Exec Roadshow

Die Aufgabe: Figma brachte Kunden und Mitarbeitende in Frankfurt zu Dinner, Präsentationen und Gesprächen zusammen.
Unser Beitrag: Projektmanagement, Konzeptionsberatung, Location und Catering, Vor-Ort-Koordination sowie Aufzeichnung der Bühnengespräche für die spätere Kommunikation.
Warum das hier relevant ist: Ein Kundengespräch braucht ein passendes Umfeld und abgestimmte Gastgeber. Bei einem vertraulichen Roundtable werden Moderation und Aufzeichnung anders geregelt. Das klären wir für dein Briefing.

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So erleben deine Gäste die Runde

Beispiel für die Gesprächsgestaltung. Es ist kein Kundenprojekt und kein Paket mit fester Dauer. Thema und Ablauf entwickeln wir mit deinem Team.

Grund für die Zusage: Vergleiche, wie andere mit einer Aufgabe umgehen, die dich selbst beschäftigt. Bring eine konkrete Frage mit. Eine Präsentation musst du nicht vorbereiten.
Einstiegsfrage: Was hat es in eurem Team schwierig gemacht, einen erfolgreichen Pilotversuch in den Alltag zu bringen?
Moderierter Austausch: Die Moderation fragt nach konkreten Erfahrungen, arbeitet Unterschiede heraus und bezieht ruhigere Gäste ein. Der Gastgeber trägt bei, ohne daraus eine Produktpräsentation zu machen.
Hilfreicher Abschluss: Die Gäste benennen einen Ansatz zum Ausprobieren oder eine offene Frage. Gemeinsam wird geklärt, was festgehalten werden darf und wer sich um nächste Schritte kümmert.
Erlaubte Zusammenfassung: Eine abgestimmte Gliederung kann Themen, unterschiedliche Ansätze, offene Fragen und Aufgaben mit Verantwortlichen enthalten. Namenszitate, öffentliche Inhalte und Aufzeichnungen brauchen eine ausdrückliche vorherige Vereinbarung.

Das Gespräch vorbereiten, nicht nur den Raum

01
Die gemeinsame Frage finden
Wir prüfen Thema, Kundenkreis und Anlass. Eine Produktbotschaft allein ist noch kein Grund, Erfahrungen miteinander zu teilen.
02
Gäste und Gastgeber vorbereiten
Dein Team wählt die Kunden aus und lädt sie ein. Wir erarbeiten Gästekriterien, Einladungstext, Gesprächsleitfaden und Gastgeber-Briefing im vereinbarten Umfang.
03
Bedingungen für offene Gespräche klären
Vor der Einladung stimmen wir Aufzeichnung, Mitschriften, Namensnennung, Weitergabe und Empfänger der Zusammenfassung ab. Die Gäste müssen diese Regeln kennen.
04
Moderieren und übergeben
Wir begleiten das vereinbarte Gespräch und übergeben die erlaubte Zusammenfassung. Dein Team übernimmt das Account-Follow-up. Beim Feedback fragen wir, ob die Runde für die Gäste hilfreich war.

Was das Gespräch prägt

Thema und Teilnahmenutzen

Wir formulieren die gemeinsame Frage und den konkreten Grund, weshalb deine Gäste ihre Zeit investieren sollten. Ein klarer Fokus hält das Gespräch bei der Sache.

Gästekriterien und Einladungstext

Du erhältst Kriterien für eine passende Runde und einen Einladungsentwurf. Dein Team wählt die Personen aus, lädt sie ein und betreut die Zusagen.

Gesprächsleitfaden und Gastgeber-Briefing

Leitfragen, Gesprächsregeln und Rollen bereiten die Runde vor. Das Briefing klärt, wann der Gastgeber beiträgt und wann er den Kunden Raum lässt.

Ablauf und moderierte Runde

Wir gestalten Einstieg, Austausch und Abschluss und moderieren die vereinbarte Session. Raum, Technik und Bewirtung stimmen wir entsprechend dem beauftragten Umfang ab.

Vereinbarte Zusammenfassung

Du erhältst nur die vorab erlaubte Zusammenfassung. Offene Punkte und vereinbarte nächste Schritte gehen an die benannten Verantwortlichen.

Die Zusammenarbeit planen

Wer übernimmt was?

Du verantwortest Kundenbeziehungen, Einladungen und das anschließende Account-Follow-up. PIRATEx gestaltet und moderiert den Austausch. Die Runde dient dem Erfahrungsaustausch unter Kunden. Ein Verkaufsgespräch, eine Forschungsstudie oder eine Produktpräsentation braucht einen anderen, ausdrücklich vereinbarten Rahmen.

Was steht im Angebot?

Vor der Einladung vereinbaren wir Thema, Gästekreis, Teilnehmernutzen, Dauer, Gastgeberrolle und Umfang der Zusammenfassung. Aufzeichnung, Datenschutz, Vertraulichkeit und erlaubte Weitergabe werden vorab geklärt. Location, Catering, Reisen und zusätzliche Content-Produktion weisen wir im Angebot gesondert aus. Wir versprechen keine Teilnehmerzahl und keinen Zugang zu bestimmten Führungskräften.

Was liegt am Ende vor?

Der vereinbarte Umfang ist erbracht, wenn Thema, Gästekriterien und Verantwortlichkeiten abgestimmt, die Session durchgeführt und die erlaubte Zusammenfassung übergeben sind. Wie hilfreich die Gäste das Gespräch fanden, betrachten wir gesondert anhand des vereinbarten Feedbacks.

Fragen vor deiner Entscheidung

Wer lädt die Kunden ein?

Dein Team wählt die Personen über seine bestehenden Beziehungen aus, lädt ein und betreut die Zusagen. Wir helfen mit Gästekriterien und Einladungsentwurf. Teilnehmergewinnung und Leadgenerierung gehören nicht zu diesem Angebot.

Kann die Runde vertraulich sein?

Gesprächsregeln, Aufzeichnung, Mitschriften, Namensnennung und Weitergabe klären wir vor der Einladung. Die Gäste erfahren diese Bedingungen. Ihre Zustimmung zur Aufzeichnung oder Veröffentlichung setzen wir nicht voraus.

Muss es ein Dinner sein?

Nein. Der Rahmen richtet sich nach Aufgabe, Verfügbarkeit und Bedürfnissen der Gäste. Location, Bewirtung, Reisen und Technik sind eigene Leistungsentscheidungen. Für einen anderen Anlass kann ein Dinner mit lockerem Austausch besser passen.

Was passiert, wenn die Gäste wenig gemeinsam haben?

Wir prüfen Gästekriterien und gemeinsame Frage vor der endgültigen Planung. Geht es um Kennenlernen, eine Produktvorführung oder formelle Kundenforschung, besprechen wir ein anderes Format.

Wovon hängen die Kosten ab?

Von Vorbereitung, Themenrecherche, Gesprächsformat, Moderation, Sprache, Ort und vereinbarter Dokumentation. Location, Bewirtung, Reisen und zusätzliche Content-Produktion weisen wir gesondert aus. Teilnehmerzahlen oder Geschäftsergebnisse garantieren wir nicht.

Erzähl uns von deiner Idee

Welche Frage beschäftigt deine Kunden gerade wirklich? Erzähle uns, wen du zusammenbringen möchtest und was ein gemeinsamer Austausch für diese Menschen wertvoll machen würde. Wir besprechen Thema, Gästekreis und Rahmen, klären Vertraulichkeit und Dokumentation und entwickeln daraus einen Vorschlag mit Leistungen und Kosten.

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