5 versteckte Herausforderungen für dein Budget bei hybriden Events

Hybride Veranstaltungselemente können viele positive Auswirkungen auf das Erlebnis deiner Event-Teilnehmer:innen haben. Sie können dein Event insgesamt optisch ansprechender und einladender machen, indem sie die Möglichkeit bieten, von überall aus an deiner Veranstaltung teilzunehmen. Dadurch entstehen außerdem potenziell mehr Verbindungen zwischen Teilnehmern:innen und Sponsoren:innen, durch die ständige ortsunabhängige Verfügbarkeit. 

Wenn du hybride Elemente für deine Veranstaltung in Erwägung ziehst, ist es jedoch wichtig, dass du als Organisator:in ein angemessenes Budget für diese Elemente einplanst. Nicht nur in wirtschaftlicher Hinsicht, sondern vor allem auch in Bezug auf die benötigte Zeit und die personellen Ressourcen in deinem Team.

In diesem Blogartikel geht es um einige der budgetären Herausforderungen und damit versteckten Kosten, die du als Organisator:in auf jeden Fall im Auge behalten solltest.

Technikkosten

Der erste Punkt, auf den du achten solltest , sind die technischen Kosten für die Produktion. Oft wird unterschätzt, was für die Durchführung einer hybriden Veranstaltung erforderlich ist. Die Produktionskosten für ein virtuelles Studio, aus dem in Echtzeit per Livestream übertragen wird, unterscheiden sich von denen für eine Produktion, die komplett vor Ort stattfindet. Wenn dein Auditorium hybrid ist, benötigst du wahrscheinlich mehrere Kameraeinstellungen pro Session sowie eine für hybride Settings optimierte Ausleuchtung. 

Wenn eine hybride Veranstaltung per Livestream übertragen werden soll, muss dein Veranstaltungsort außerdem über eine angemessene Bandbreite verfügen, um von dort live senden zu können. Lass diese Anforderung deshalb unbedingt vorab von einem Dienstleister prüfen. 

Dazu kommen nun noch die Kosten für deinen digitalen Veranstaltungsort, das heißt die Website oder Plattform, über die die Veranstaltungsinhalte ausgespielt werden.

Hier gibt es ein riesengroßes Angebot an Tools und Softwarelösungen, die wiederum verschiedene Lizenzierungsgebühren haben. Häufig zahlst du modular für die Funktionen, die du für dein Event nutzt. Diese solltest du folglich vorab klar festlegen. 

Programmgestaltung

Die zweite versteckte Herausforderung für hybride Veranstaltungen betrifft dein Programmkonzept. Wenn deine Teilnehmer:innen sowohl persönlich als auch digital anwesend sein werden, musst du sicherstellen, dass beide Zielgruppen inhaltlich sowie auch bezogen auf ihr Nutzerverhalten optimal abgeholt werden. 

Das beinhaltet sowohl die Dauer einzelner Sessions, als auch die Pausenzeiten dazwischen. Während die Personen vor Ort dankbar für eine lange Mittagspause sind, kann das bei der Online-Community dazu führen, dass du über diesen Zeitraum einzelne Personen verlierst. 

Überlege also genau, welche Programmtypen für welchen Teilnehmertyp angeboten werden und challenge somit dein gesamtes Veranstaltungserlebnis im Bezug auf diese Gruppen. 

Stelle dir vor, du nimmst gerade an deinem Event teil: Bist du vor Ort und hast aus dem Event einen ganzen Business-Trip gemacht, oder bist du im Büro zwischen zwei Terminen oder mit deiner Familie im Homeoffice? Hier empfehlen wir dir, dich exemplarisch in die jeweiligen Personen hineinzuversetzen um die richtigen Entscheidungen bezüglich der Programmgestaltung zu treffen. 

Personaleinsatz

Der Bedarf an Personal für eine hybride Veranstaltung wird oft unterschätzt. Für physische Events weißt du als Organisator:in aus Erfahrung sicher schnell, wie hoch dein Personalbedarf für die Durchführung ist, damit die Veranstaltung für alle Beteiligten ohne Probleme verläuft. 

Dein digitaler Veranstaltungsort sollte jedoch die gleiche Aufmerksamkeit und Wertschätzung erhalten, denn auch dieser Ort muss gut mit Personal ausgestattet sein für einen reibungslosen Ablauf. 

Das betrifft zum Beispiel: das Beantworten von Anfragen der digitalen Teilnehmer:innen, das gesamte Community- und Social Media Management auf der Plattform, inkl. das laufende Überwachen von Kommentaren und Beiträgen sowie das Fördern und aktive Anstoßen von Interaktion. 

Im Rahmen der technischen Produktion ist es z. B. das Nachbearbeiten von Videos, sowie das Hochladen von Livestream-Aufnahmen. → All das ist personal-intensiv und Bedarf einer guten Vorab-Planung. 

Datensicherheit- und Datenschutz

Mehr digitale Elemente brauchen mehr und und mehr Sicherheitsmechanismen. Du solltest mit deinem Team sicherstellen, dass ihr die richtigen Maßnahmen ergreift, um zu gewährleisten, dass Daten und Informationen eurer Veranstaltung und eurer Teilnehmer:innen online geschützt sind. 

Als Organisator:in musst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung den Gesetzen zum Datenschutz in den Ländern entspricht, in denen sie beworben wird und aus denen Teilnehmer:innen zu dir kommen. 

Dies beinhaltet das Aufstellen eines Risikobewertungsplans und die Verwendung entsprechender Registrierungstools, die digitale Sicherheit gewährleisten. 

Während deine Veranstaltung läuft, empfehlen wir dir ebenfalls eine Art “emotionale Sicherheit” zu gewährleisten, z. B. durch einen Verhaltenskodex. Hierbei benötigst du wiederum Personal, welches während der Veranstaltung so ausgestattet ist, dass es störende Teilnehmer:innen digital entfernen kann und somit unangemessenes Verhalten unterbunden wird. 

Außerdem solltest du den Teilnehmenden und Sponsoren:innen klar darlegen, wie und in welchem Rahmen ihre Daten verwendet werden. 

Marketing

Der letzte Block versteckter Kosten bei hybriden Veranstaltungen bezieht sich auf das Veranstaltungsmarketing. Hierbei ist das Nutzenversprechen essentiell. Wen sprichst du mit welchem Konzept an? Welche Kampagne hat welches Ziel?

Im Kontext hybrider Events sollte dein Team Kampagnen entwickeln, die einerseits das Leistungsversprechen für die Teilnehmer:innen vor Ort hervorheben und andererseits Kampagnen lancieren, die sich an die digitalen Teilnehmer:innen richten. 

Dies erfordert in der Regel ein größeres Marketingbudget, da du mit jeder Kampagne unterschiedliche Arten von Interessengruppen ansprichst. Hier ist es wichtig, das verfügbare Budget sowie die Ziele für jede Kampagne klar zu definieren. Jede Kampagne wird wahrscheinlich unterschiedliche Strategien für die Öffentlichkeitsarbeit beinhalten – daher ist es wichtig, sowohl die finanziellen als auch die personellen Kosten deiner Marketingausgaben zu berücksichtigen.

Fazit

Hybride Veranstaltungen bieten großartige Möglichkeit, deine Veranstaltung auf eine neue Ebene zu heben, indem sie das Erlebnis für die Teilnehmer:innen verbessern.

Diese Vorteile gibt es aber nicht umsonst. Gute hybride Events haben ihren Preis. Nennen wir es eine Investition, die sich auszahlen kann. 

Bevor du also mit der Konzeption beginnst, solltest du dir über die Kosten im Klaren sein und wissen, worauf du dich einlässt. Und wenn du nun viele offene Fragen hast, bespreche sie mit deinem Team oder holt euch Unterstützung, zum Beispiel durch eine spezialisierte Agentur. 

Geschrieben von:

Frederic Bleck
PIRATEx Head of New Business