Hybride Events: Alles, was man für 2021 wissen muss!

Was sind hybride Veranstaltungen und für wen kommen sie in Frage?

“Die Zukunft ist hybrid”.
“Hybride Events sind voll im Trend”.
“Gestern war virtuell, heute ist hybrid.”

Event-Veranstaltern oder Menschen, die sich mit der Organisation von Online-Events beschäftigen wollen, sind diese Aussagen wahrscheinlich schon begegnet. Aber was bedeutet „hybrid“ eigentlich im Veranstaltungskontext?

Definitionen sind häufig unscharf, da der Fantasie des Veranstalters praktisch keine Grenzen gesetzt sind. Wie bei jedem anderen Event-Konzept liegt das Augenmerk hauptsächlich darauf, die Anforderungen und Ziele des Veranstalters umzusetzen. Dies kann auf viele verschiedene Arten erreicht werden. Von daher gibt es keine allgemeingültige Definition einer hybriden Veranstaltung.

Einfach ausgedrückt, kombiniert eine hybride Veranstaltung digitale Elemente (die von überall her mitverfolgt werden können) mit Vor-Ort-Komponenten. Veranstalter können frei entscheiden, welche Kombination am besten auf ihr Konzept und die Zusammensetzung der Teilnehmer zugeschnitten ist – abhängig von vorhandenen Ressourcen natürlich.

Schauen wir uns doch mal einige der Optionen an.

Drei unterschiedliche Arten hybrider Events

Hybride Teilnehmer

Die gängigste Art eines “hybriden” Events bringt zwei verschiedene Arten von Teilnehmern zusammen: Solche, die physisch zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort zusammenkommen, mit solchen, die sich digital von einem anderen Standort hinzuschalten.

Die Veranstalter tragen bei diesen Formaten daher dafür Sorge, dass ihre Inhalte von beiden Gruppen in gleichem Maße verfolgt werden können. Dies kann etwa erreicht werden, indem das Bühnenprogramm per Live-Stream dem Online-Publikum verfügbar gemacht wird. Zusätzliche plattformübergreifende Event-Apps ermöglichen es Teilnehmern aus beiden Gruppen, sich in Echtzeit sowohl mit den Inhalten auseinandersetzen als auch miteinander in Austausch zu treten.

Hybrides Programm

Auch die Inhalte von Events können „hybrid“ vermittelt werden. Hierbei nehmen alle Teilnehmer auf die gleiche Weise teil (entweder physisch anwesend oder virtuell), aber das Programm wird sowohl analog als auch digital präsentiert.

Hybride Programme werden häufig bei vornehmlich virtuellen Events eingesetzt und erweitern deren digitale Inhalte um Aktivitäten, die off-screen stattfinden oder den Teilnehmern die Interaktion mit haptischen Gegenständen bieten. So kann zum Beispiel eine Art “Schnitzeljagd” durchgeführt werden, bei der die Teilnehmer jeweils in ihrer eigenen Umgebung unterwegs sind, aber über Sprachanruf miteinander verbunden bleiben.

Es können jedoch auch solche Veranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer am selben Ort versammelt sind, „hybrid“ werden, wenn sie digitale Elemente enthalten. Zum Beispiel können Keynotes live vor Ort mit digital eingespielten Präsentationen kombiniert werden. Oder es können digitale Spiele eingebunden werden, welche die Teilnehmer mit mobilen Endgeräten steuern. Einige dieser hybriden Elemente können exklusiv einer bestimmten Teilnehmergruppe zugängig gemacht werden, etwa durch VIP-Tickets.

Hybride Teilnehmer und Programme

Die letzte Kategorie hybrider Veranstaltungen sind jene, bei denen sowohl die Teilnehmer hybrid eingebunden werden als auch das Programm hybrid gestaltet wird. In diesem Sinne werden die Teilnehmer zwischen physischen und digitalen Locations aufgeteilt und auch das Programm enthält analoge sowie digitale Elemente.

Diese Art hybrider Events kann in eine vertikale Struktur eingebunden werden, bei der digitalen Teilnehmern ein Programm geboten wird, das speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, während Teilnehmer vor Ort eine ganz andere Veranstaltung erleben; etwa mit Live-Vorträgen und partizipativen Elementen. Das Programm kann einige Elemente enthalten, bei der beide Teilnehmergruppen miteinander interagieren, muss es aber nicht.

Hybride Veranstaltungen, bei denen das Programm und die Teilnehmer in analoge und digitale Elemente aufgeteilt werden, bieten verschiedene Möglichkeiten zur Teilnehmer-Segmentierung und für Ticketing-Optionen. Innerhalb eines einzigen Events können verschiedene Zielgruppen mit maßgeschneiderten Programm- und Interaktionsangeboten sowie ihrer Teilnahme-Modalitäten angesprochen werden. Diese Art der hybriden Veranstaltungen bietet vielfältige Möglichkeiten für kreatives Event-Design!

Welches hybride Event-Format ist das richtige für mich?

Wie oben beschrieben, gibt es eine Vielzahl an Variationen für die Konzeption eines hybriden Events. Was sind die Gründe sich für ein solches Format zu entscheiden?

Das Beste aus zwei Welten: Durch die Verknüpfung digitaler und physischer Welten können Veranstalter größere Zielgruppen ansprechen, mehr Möglichkeiten zur Partizipation schaffen und das Erlebnis verbessern. Sowohl Liebhaber von Live-Events als auch digitale Teilnehmer werden angesprochen.

Der Kreativität freien Lauf lassen: Hybride Events erweitern den Horizont für die Konzeption von Events. Die Einbindung digitaler Tools kann das Live-Erlebnis verbessern und umgekehrt bereichern analoge Elemente das digitale Erlebnis. Dank hybrider Events können Veranstalter das jeweilige Potenzial, das analoge und digitale Veranstaltungselemente bieten, gleichzeitig ausschöpfen!

Schneller zurück zum Live-Event: Ein kleineres Publikum lässt sich bereits heute mit den richtigen Sicherheitskonzepten live bespielen. Hybride Events bieten Veranstaltern die Möglichkeit, kleinere Live-Events dank digitalen Teilnehmern zu skalieren. Dank hybrider Konzepte können Veranstalter schon bald wieder sichere Live-Events anbieten.

Ein echtes Erlebnis bieten: Hybride Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, für unterschiedliche Teilnehmer-Personas passgenaue Angebote zu schaffen. So lässt sich ein sehr diverses Zielpublikum leichter als in Live-Events ansprechen und aktiv integrieren. Auch exklusive Programmpunkte mit entsprechender Preissegmentierung sind gut umsetzbar.

Konzepte passgenau ergänzen: Bei jeder Form des Events müssen konzeptionelle Entscheidungen an den strategischen und kommunikativen Zielen festgemacht werden. Einige davon lassen sich mit hybriden Event-Modellen besonders gut erreichen.

Anpassungsfähig werden: Digitale und virtuelle Events haben vollständig neue Möglichkeiten eröffnet, große Reichweite für ein breites Publikum zu bieten. Mit hybriden Elementen kann auch bei Live-Events all jenen Zugang verschafft werden, die eine Reise zeitlich oder finanziell nicht antreten können.

Legen wir hybrid los – Worauf sollten Veranstalter achten?

Wichtige Aspekte

Hybride Veranstaltungen sind für viele Veranstalter und Teilnehmer ein neues Konzept. Sie bringen für Event-Planer einige Herausforderungen für den Konzeptionsprozess mit sich, für die sie im Vorfeld sensibilisiert sein sollten:

Logistik

Die Logistik ist eine der größten Baustellen bei Hybrid-Events. Die Konzepte bestehen sowohl aus digitalen als auch aus physischen Elementen – von der perfekten programmatischen Einbindung bis hin zur räumlichen, technischen und personalen Umsetzung ist dies eine große Herausforderung. Denn unter dem Strich setzen Organisatoren hybrider Events parallel zwei (oder mehr) Veranstaltungen um. Es ist für die Teams sehr herausfordernd, an zwei Stellen gleichzeitig zu sein!

Programm

Die Gestaltung eines effektiven und involvierenden Programms ist der Schlüssel für jedes hybride Event – wie für jedes andere auch. Aber manche Formate, die vor Ort funktionieren, tun dies nicht in der digitalen Welt. Ein reines Abfilmen des Bühnenprogramms eines physischen Events genügt schlicht nicht für die Ansprüche eines digitalen Publikums.

Veranstalter müssen stets im Blick behalten, welchen Nutzen die Teilnehmer aus dem Event ziehen wollen und jeden Programmbereich daraufhin überprüfen. Die Erwartungshaltung kann zwischen Live- und Online-Teilnehmern variieren. Kürzere Formate mit regelmäßigen Pausen haben sich zudem als sinnvoll etabliert.

Finanzen

Genau wie bei virtuellen oder Online-Events besteht häufig eine falsche Erwartungshaltung, was die Kosten hybrider Veranstaltungen betrifft. Viele Veranstalter sind überrascht, dass die Kosten meist höher liegen als bei Vor-Ort- oder Digital-Veranstaltungen – ungeachtet dessen, ob die Teilnehmer oder das Programm gesplittet sind. Immerhin müssen für sowohl die analogen wie für die digitalen Parts die Konzepte erstellt, die Hardware besorgt und das notwendige Personal eingestellt werden. Hinzu kommen für den Live-Part noch die Location- und Catering-Kosten. Ebenfalls nicht außer Acht lassen sollte man die Kosten für Versicherung und Security bei einem Hybrid-Event: Viele Versicherungspakete decken zwar entweder den physischen oder den digitalen Aspekt ab, aber nicht beide. Somit müssen Veranstalter häufig beide Pakete erwerben.

Kommunikation ist der Schlüssel

Hybride Events sind ein relativ neuer Trend, der sich im rasanten Wandel befindet. Sie bieten Veranstaltern eine überaus flexible Infrastruktur bei der Konzeption ihrer Events und ermöglichen ihnen, einem immer größeren Publikum kreativ Marken und Botschaften zu präsentieren.

Auch wenn der Begriff „hybrid“ relativ dehnbar ist, so ist eine eindeutige Kommunikation während der Planungsphase doch unerlässlich. Veranstalter sollten das Wissen um diese Art des Events nicht voraussetzen, da sie für Organisatoren wie Teilnehmer noch neu ist.

Der korrekten Terminologie bei der Kommunikation mit Dienstleistern, Produzenten und Personal kommt somit eine große Bedeutung zu. Mindestens ebenso wichtig ist das Marketing und die Kommunikation gegenüber den Teilnehmern hinsichtlich des Formats und der Beteiligungsmöglichkeiten. Es sollte sichergestellt werden, dass jede/r weiß, was er/sie zu erwarten hat.

Es liegt also in der Verantwortung des Veranstalters, dass diese komplexe Form des Events reibungslos abläuft. Unterstützung hierbei bieten Event-Communities, Agenturen und spezialisierte Dienstleister – technisch wie konzeptionell.

Geschrieben von:

Felix Josephi
PIRATEx Managing Director