5 Ansatzpunkte, um dein Event “hybrid” zu machen

Es ist nicht leicht, dem Begriff ‘hybrides Event’ eine umfassende Definition zu geben. Doch ist dies überhaupt wichtig oder gar notwendig für die erfolgreiche Umsetzung eines solchen Events? In diesem Blogartikel bekommst du 5 Ansatzpunkte, an denen du ansetzen kannst, um dein Event mit hybriden Elementen anzureichern.
Zunächst zur Definition: Spätestens seit 2020 sprechen alle über hybride Events. Unser Eindruck bei PIRATEx ist jedoch: Jeder versteht etwas anderes darunter. Und zu einem gewissen Grad ist das auch ok, denn hybrid ist zunächst lediglich ein Adjektiv und beschreibt damit eine Eigenschaft. Diese Eigenschaft braucht immer einen Bezugspunkt und an genau diesem kannst du ansetzen um dein Event hybrid zu machen. 

Hybride Produktion

Im Kontext von Online-Events können wir das Programm und damit die Entstehung der Inhalte durchaus als Produktion bezeichnen. Um alle am Programm beteiligten Speaker:innen, Akteure, Moderatoren:innen usw. zusammenzubringen braucht es Technologie, Regiepläne und einen choreographierten Ablauf. Dieser kann nun im Wesentlichen auf zwei Arten entstehen. 

Im Rahmen einer vollständig digitalen Produktion kann dies komplett dezentral passieren, d.h. alle aktiv Beteiligten befinden sich an verschiedenen Orten und werden über eine Regie zusammengeschaltet. Einfach gesagt: Es treffen sich keine Menschen in Person. 

Im Rahmen einer hybriden Produktion kommen diese Beteiligten nun physisch in einem Produktionsstudio zusammen, weil sie von dort etwas präsentieren. Die Produktions-Situation wird in diesem Moment also hybrid. 

Ist es dann schon ein hybrides Event? Gehen wir einen Schritt weiter. 

Hybrides Live-Publikum

Dieser Begriff ist nahezu selbsterklärend. Wir beziehen das Adjektiv ‘hybrid’ jetzt auf das Publikum. Hiermit sind alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Events gemeint, die nun zu Teilen physisch an einem Ort versammelt sind und zu Teilen online, also über einen Livestream und ggf. über eine digitale Event-Plattform teilnehmen. 

Hier kommen wir jetzt sozusagen in die Königsklasse der Event-Konzeption, weil unsere Zielgruppe zwei Ausprägungen bekommt: online und offline. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob die Aufteilung der Zielgruppe ungefähr fifty/fifty ist oder der online bzw. offline-Teil prozentual überwiegt. 

Die Fragen, die du dir in diesem Fall stellen solltest sind:

• Wie ticken meine Zielgruppen?
• Wo auf der Welt befinden sich die Personen?
• Und die allerwichtigste Frage: Welches Leistungsversprechen gebe ich ab? Haben Online- und Offline-Teilnehmende exakt das gleiche Leistungspaket oder gibt es Unterschiede, die bei der Registrierung klar kommuniziert werden? Spiegelt sich das jeweilige Leistungspaket auch in den Ticketpreisen wieder, sofern diese vorhanden sind?

Den Aspekt des hybriden Live-Publikums kannst du übrigens nun weiterdenken und mit der hybriden Produktion kombinieren: Gibt es einen Ort, an dem die offline-Zielgruppe zusammenkommt oder sogar mehrere in verschiedenen kleinen Locations? Findet das Programm physisch an einem oder an mehrere Orten statt oder wird es wiederum an die physischen Orte über einen Livestream übertragen?

Denke an Public Viewing bei Sportereignissen. Hybrides Live-Publikum gibt es so gesehen schon lange. Es kommt in Zukunft jedoch noch viel mehr auf dein Konzept an und darauf, was du welchen Personengruppen bieten möchtest und welches Leistungsversprechen du an welche Gruppen kommunizierst. 

Hybride Inhalte

Kommen wir zu den Inhalten, also dem Content deiner Veranstaltung. Auch hier hast du so viele Kombinationsmöglichkeiten wie noch nie: Werden die Inhalte live generiert, also spricht jemand live zum Publikum oder gibt es Teile die vorab aufgezeichnet wurden? Je nachdem wer in seinem Vortrag worüber spricht, kann es die Programmplanung deutlich vereinfachen, wenn es vor aufgezeichneten Content gibt, der dann von einer Regie eingespielt wird. 

Doch überlege dir auch hier: Welchen Effekt willst du erzielen und welche Rolle hat das Publikum? Soll es die Event-Inhalte mitbestimmen und live verändern können? Dann sollte auch der Inhalt live generiert werden. 

Oder ist es ausreichend, wenn am Ende einer Präsentation Fragen gestellt werden können? Dann reicht es möglicherweise auch, dass der/die Referent:in nur für eine Q&A-Session live zugeschaltet wird, und der Vortrag im Vorfeld aufgezeichnet wurde. 

Du merkst: Auch bezogen auf die Event-Inhalte gibt es verschiedene Ausprägungen von hybrid.

Hybride Networking-Formate

Dass sich Personen vor Ort auf einer Veranstaltung vernetzen ist klar. Das passiert manchmal geplant und manchmal zufällig. Doch wie ist es nun möglich, alle Veranstaltungsteilnehmer:innen  online und offline zusammenzubringen?

Auch Networking-Formate können hybrid ausgelegt werden. Dazu braucht es ein Bindeglied oder einen Mechanismus, der die Menschen zusammenbringt. Digitale Veranstaltungsplattformen liefern Funktionen für diese Networking-Formate. Das kann zum Beispiel ein Matchmaking-Algorithmus sein, der wie bei einem Partner-Portal die “richtigen” Menschen zusammenbringt, weil sie aufgrund der von ihnen angegebenen Merkmale zusammenpassen. Die Personen werden sozusagen “gematcht” und können sich dann eigenständig vor Ort, digital oder eben hybrid treffen. 

Bei einem alternativen Format – nennen wir es “Business Speed Dating” – kannst du ebenfalls verschiedene Personen zusammenführen. Das kann bewusst, zufällig oder anhand der eben genannten Matchmaking-Kriterien erfolgen. Hierbei sollten im hybriden Setting alle Beteiligten mit entsprechender Hardware ausgerüstet sein. Überlege dir, ob du mit deinem Team vor Ort hybride Networking-Flächen anbieten möchtest und achte darauf, dass die Internetverfügbarkeit vor Ort dann auch dafür ausgelegt ist. 

Der letzte Ansatzpunkt ist besonders für Kongresse und Messen relevant: 

Hybride Sponsoring- und Ausstellungskonzepte

Auch in diesem Bereich kann das Adjektiv hybrid viele verschiedene Ausprägungen annehmen. Essentiell wichtig ist hierbei wieder das Leistungsversprechen, welches du an die Partner-Unternehmen gibst, die das Event finanziell mittragen. 

Stelle dir vorab diese zwei Fragen:

1. Haben alle Partner:innen eine physische Präsenz vor Ort und eine digitale, also ein Profil auf einer Eventplattform oder Website?
2. Wie spiegelt sich das in deiner Bepreisung der Partnerpakete wieder?

Informiere deine Partner:innen über die Möglichkeiten, die sie haben. Sensibilisiere sie auch dahingehend, dass online andere Gesetzmäßigkeiten gelten und ein anderes Nutzerverhalten vorhanden ist als offline. Das heißt, um als Partner:in im digitalen oder hybriden Raum wahrgenommen zu werden, muss anders agiert werden und mit anderen Mitteln auf sich aufmerksam gemacht werden. 

Zu klären ist auch: Wie ist der digitale Partner-Bereich ausgestaltet? Sind es Profile, die eher passiven Charakter haben oder kannst du mit deinem Team einen Marktplatz schaffen, der zeitlich über das Event hinaus bestehen bleibt und eine Community-Strategie anstrebt ? Dieser Marktplatz kann perspektivisch auch zu einem Schauplatz für weitere Events oder Produktpräsentationen werden. 

Der Aspekt “Hybride Sponsoring- und Ausstellungskonzepte” kann unheimlich viel Dynamik in deinen Marktplatz bringen.

Fazit

Zusammengefasst heißt das bis hierhin: „Hybrid“ eröffnet eine Reihe von Möglichkeiten, die du nicht zu genau 0 % oder 100 % nutzen musst, denn hybrid ist erstmal nur ein Merkmal. 

Überlege dir folglich, wie dieses Merkmal dein Event besser macht und an welchen Stellen du mit deinem Team auf diese Weise Mehrwerte schaffen kannst.

Geschrieben von:

Frederic Bleck
PIRATEx Head of New Business