Plane deine Veranstaltungen nicht wieder so, als ob es 2019 wäre!

Bei vielen Veranstaltungen dieser Saison ist mir aufgefallen, dass mir die Veranstaltung bekannt vorkam und ich ein sehr vertrautes Gefühl hatte. Aber das ist nicht immer etwas Gutes. 

Bei der Rückkehr zu persönlichen Veranstaltungen stelle ich fest, dass einige Veranstaltungskonzepte sehr ähnlich aussehen wie bei der letzten Veranstaltung in einem physischen Format. Die Teilnehmer:innen freuen sich zwar darauf, sich persönlich zu treffen, aber sobald sie vor Ort sind, fühlt sich der angebotene Inhalt altbacken an. Veraltet. Standardisiert.

In zu vielen Fällen haben die Organisatoren nur wenig Phantasie in das Veranstaltungskonzept einfließen lassen. Abgesehen davon, dass vielleicht ein paar Lifestreams für Teilnehmer:innen aus der Ferne hinzugefügt werden, dominieren die gleichen Formate, Keynote, Breakout, Themen, die in den Jahren zuvor schon erschienen sind. Das Design dieser Veranstaltungen spiegelt nicht wider, was wir aus den vergangenen Pandemiejahren gelernt haben. Die Veranstaltungsteilnehmer verlangten nach mehr Personalisierung, Interaktion und Individualisierung. Es bleibt jedoch alles beim „alten“. 

Die gleiche Veranstaltung aus dem Jahr 2019, neu präsentiert für das Jahr 2022 zu nutzen, wird bei dem heutigen Publikum nicht gut ankommen. Dieser Ansatz vernachlässigt die umfassenderen Veränderungen, die in den Branchen der B2B-Kunden, für welche die Eventbranche tätig ist, stattgefunden haben. Die Pandemie hat viele dazu veranlasst, die Art und Weise, wie sie mit ihren Kunden, ihrem Publikum und ihren Teams in Kontakt treten, völlig neu zu denken. Veranstaltungsexperten:innen, die für diese Branchen tätig sind, müssen wissen, wie sich die Bedürfnisse ihrer Kunden verändert haben, und ihre Veranstaltungen entsprechend umgestalten, um sie an die veränderte Landschaft anzupassen. Bei einigen Veranstaltungen hat die veränderte Herangehensweise, wie Marken ihre Produkte bewerben, zu Absagen geführt. Selbst bei Veranstaltungen, die seit Jahrzehnten auf dem Markt vertreten sind. 

Einige wichtige Dinge, die uns aufgefallen sind: 

• Eine enthusiastische Rückkehr zu hochgradig kuratierten Business-Networking-Events. Intime Veranstaltungen, die darauf abzielen, die Beziehungen zu Kunden und Stakeholdern zu stärken, sind derzeit sehr beliebt.  Nach einer so langen Zeit der Distanz fühlt sich ein gemeinsames Essen mit Kunden oder Geschäftspartnern sehr frisch und neu an. 
• Hybride Veranstaltungen mit einem VIP-Erlebnis vor Ort. Hybride Veranstaltungen werden auch in Zukunft bestehen bleiben. Allerdings ist das Erlebnis für diejenigen, die vor Ort teilnehmen, jetzt noch stärker kuratiert und maßgeschneidert als zuvor. Die Zahl der Teilnehmer:innen vor Ort ist zwar geringer, aber das Erlebnis ist intensiver und konzentriert sich auf besondere Gäste und einen exklusiven Rahmen. 
• Unternehmen kreieren ihre eigenen Markenerlebnisse. Viele blicken mit einer rosaroten Brille auf Geschäftsveranstaltungen vor der Pandemie zurück. Allerdings gab es vor der Pandemie viele Gründe, mit dem Erlebnis einer Geschäftsveranstaltung unzufrieden zu sein. Die Frustrationen reichten von den Kosten für die Teilnahme bis hin zur Tatsache, dass man sich nicht den richtigen Platz auf der Messefläche sichern konnte, oder dass man nur minderwertige Leads erhielt. Anstatt dies einem Partner zu überlassen, verlegen viele Unternehmen ihre Live-Kommunikation auf ihre eigene Bühne. 

Fühlt sich deine Veranstaltung zu vertraut oder veraltet an? Wie hast du dein Veranstaltungskonzept an den heutigen Markt und die Nachfrage angepasst? Welche Schritte hast du unternommen, damit sich deine Veranstaltungen frisch und neu anfühlen? Ich würde gerne von den Veränderungen hören, die du an deinen Veranstaltungskonzepten vorgenommen hast.

Hier ist, was ich diese Woche gelernt habe:

The Event Industry:

• Positivity in Poznan: UFI European Conference 2022 [Exhibition World] Auf der UFI-Veranstaltung in dieser Woche kamen einige der führenden Köpfe der Branche zusammen, um die neuesten Entwicklungen zu erörtern und die Trends vorzustellen, welche die Branche in Zukunft beeinflussen werden. Einige der besonders bemerkenswerten Trends sind die Zunahme regionaler Veranstaltungen, wobei der Fokus weniger auf „Flaggschiff Veranstaltungen“ und mehr auf Satellit Veranstaltungen liegt. Ebenso das Bekenntnis zur Nachhaltigkeit, wobei die Veranstaltungen ihren Kohlenstoff-Fußabdruck messen und konkrete Schritte zu dessen Reduzierung unternehmen. So sind kohlenstofffreie Veranstaltungen mehr als nur ein Schlagwort, sondern ein Weg in die Zukunft. 
• Survey Shows Vaccination Requirements Fading from Events [Meetings Net] Ein Zeichen dafür, dass die Pandemie hoffentlich in den Hintergrund rückt – die Impfanforderungen für Veranstaltungen sind weltweit gesunken. Immer mehr Teilnehmer:innen müssen keinen Impfnachweis mehr erbringen. Dadurch fällt eine große Hürde für die Organisatoren:innen von Veranstaltungen weg. 
• Spring 2022 Planner Pulse Report [Encore Global] Hybride Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch. Die meisten Veranstaltungen werden in Zukunft auf weniger, dafür aber anspruchsvollere Teilnehmer:innen und einen größeren digitalen Teilnehmerkreis ausgerichtet sein.Laut dieser aktuellen Umfrage stellen die Organisatoren:innen von Veranstaltungen eine Verschiebung hin zu einer besseren Teilnehmererfahrung für diejenigen fest, die vor Ort anwesend sind. Die Studie deutet darauf hin, dass kleinere persönliche Zusammenkünfte das neue hybride Veranstaltungserlebnis in der Zukunft charakterisieren werden, mit mehr Engagement, Networking und Personalisierungsoptionen sowohl für Teilnehmer:innen aus der Ferne als auch für lokale Teilnehmer:innen.
• Bundeskonferenz Veranstaltungswirtschaft mit aktualisiertem Forderungskatalog [Event-Partner] Die deutsche Veranstaltungsbranche hat letzte Woche auf der BOE connect live in Dortmund ihre Besorgnis über die Personalsituation und den Schutz von Veranstaltungen zum Ausdruck gebracht. Die Branche erwartet, dass sie sich bis mindestens 2024 nicht erholen wird und stellt fest, dass die gestiegenen Kosten für Energie, Personal, Logistik, Sicherheit und Catering wesentliche Faktoren für die Rückkehr zur Normalität in der Branche sind. Die Branche hat die Regierung außerdem aufgefordert, den Schutz für Selbstständige in der Veranstaltungsbranche sicherzustellen und die Subventionen auf diejenigen auszuweiten, die nicht durch die bestehenden staatlichen Beihilfen für Veranstaltungen geschützt sind. 

Veränderte Teilnehmer:innen und Erwartungen an physische Veranstaltungen

• Why our work trips are starting to look like holidays [Financial Times] Die Arbeitswelt verändert sich und die Menschen werden immer wählerischer, wenn es darum geht, auf eine Geschäftsreise zu gehen. Traditionelle Orte reichen nicht mehr aus, denn Geschäftsreisende wollen mehr aus ihrer Zeit die sie unterwegs sind herausholen. In diesem Beitrag berichtet der Autor über das Wachstum von „Bleisure“, der Vermischung von Geschäft und Freizeit, die nach der Pandemie für Geschäftsreisen charakteristisch geworden ist. Für Veranstaltungsorganisatoren:innen, die nicht ortsansässige Teilnehmer:innen für B2B-Veranstaltungen gewinnen wollen, bedeutet dies eine stärkere Konzentration auf das Erlebnis und die Möglichkeit, etwas zunehmend Neues zu tun. Alte Formate reichen einfach nicht mehr aus.
• A Reverse Pivot to In-Person Events [Trade Show News]Jetzt, wo die Teilnehmer:innen wieder die Konferenzorte und Festivalgelände füllen, stellt sich die Frage, was sich in den Monaten dazwischen aktiv an den Veranstaltungen verändert hat. Die Organisatoren:innen von Veranstaltungen können sich auf einige Dinge verlassen, nämlich auf die Planung von Szenarien und eine stärkere Interaktion. Das Publikum, das sich an die vielfältigen Interaktionsmöglichkeiten bei virtuellen Veranstaltungen gewöhnt hat, wird nach diesen Möglichkeiten auch bei persönlichen Veranstaltungen verlangen. In ähnlicher Weise sollten Organisatoren:innen daran arbeiten, das Vertraute neu zu gestalten, wenn es um persönliche Veranstaltungsorte geht: 15.000 Sitzplätze für eine Keynote werden nicht mehr ausreichen. Denke kreativ darüber nach, wie die Teilnehmer:innen wertvolle Zeit mit deinen Rednern:innen verbringen können, und biete ihnen etwasKonkretes, das sich nicht in einem Livestream wiedergeben lässt. 
• Group travel is different – here’s why [Phocuswire] Die Situation für Geschäftsreisende hat sich seit der Pandemie erheblich verändert und das liegt nicht nur an der Technologie. Geschäftsreisende sind auf der Suche nach dem Unerwarteten und Anderen, was die Branche auf eine geringere Anzahl von Reisenden insgesamt, aber auf ein höheres Niveau umstellt. Laut einer Studie von Amadeus werden integrierte Antworten von Meeting-Organisatoren:innen und Planern:innen der Schlüssel sein, um dieses höhere Nachfragesegment zu bedienen – mit Erwartungen an weniger massenwirksame Veranstaltungen und mehr Fokus auf kuratierte, maßgeschneiderte Erfahrungen. 

Digitale Event Technologien:

•  Hopin: virtual events start-up struggles as real gatherings return  [Financial Times] Hopin, die Event-Tech-Plattform, die während der Pandemie zum Liebling der Investoren wurde und zu einer stratosphärischen Bewertung aufstieg, hat seit ihrer Wiederaufnahme einige Probleme zu bewältigen. Der 27-jährige Gründer des Unternehmens musste fast 15 % seiner Mitarbeiter:innen entlassen und der „Explore“-Marktplatz der Plattform für Veranstaltungen hat nur einen Bruchteil der Veranstaltungen, die es noch vor wenigen Monaten gab. 
• What’s the fate of virtual events now that we’re back IRL? [The Hustle] The Hustle nimmt Hopins Geschichte als warnendes Beispiel und argumentiert, dass die Argumente für virtuelle Veranstaltungen völlig hinfällig geworden sind, da die physischen Veranstaltungen in zunehmendem Maße zurückkehren. Aber ist das nur eine Illusion? Wird das Pendel irgendwann zurückschwingen, um einen Mittelweg zu finden? Und wenn ja, wo sollte es landen?
• Tech News: CLIPr, Hopin and Interprefy Enhancements [Trade Show News] TSNN stellt in diesem regelmäßigen Beitrag einige neue Updates für beliebte Eventtech-Plattformen vor. Die Videoanalyse-Engine CLIPr hat sich jetzt mit Vonage und der Eventtech-Plattform Grip zusammengetan, um einfach zu navigierende Livestreams anzubieten, die es den Teilnehmern:innen ermöglichen, dank Transkriptions- und Indexierungsfunktionen leicht durchsuchbare Inhalte aus deinen Veranstaltungen zu finden. Interprefy hat eine neue Abteilung für AR-Erweiterungen geschaffen, um Live-Übersetzungen in virtuelle 3D-Welten zu bringen. Hopin hat neue Funktionen für die Kommunikation mit den Teilnehmern:innen und Grundrisse für hybride Veranstaltungen entwickelt. 
• Challenger Platform EventsX Launches to Disrupt Virtual Events Industry [TechRound] Mit EventsX ist ein neuer Teilnehmer an der Eventtech-Plattformlandschaft auf den Markt gekommen. EventsX kommt etwas nach dem Höhepunkt der Eventtech-Einführungen in den Jahren 2020-2021 und will den überfüllten Markt mit einer Plattform für künstliche Intelligenz aufmischen, die Spracherkennung zur Aufzeichnung und Zusammenfassung von Unterhaltungen bei deinen Veranstaltungen nutzt. Die Plattform entwickelt außerdem ein „Metaverse für Events“, das es Veranstaltern ermöglicht, ihr eigenes Metaverse mit 3D und virtueller Realität aufzubauen. 

Nicht verpassen:

• So you want to run a virtual event [Emilia Lazer Walker] Emilia Lazer Walker versteht genau, warum deine Veranstaltung nicht mehr die Wirkung hat, die sie einmal hatte. Die Konferenzorganisatorin, Designerin und Entwicklerin kreiert und moderiert Veranstaltungen für die Spieleindustrie, deren Publikum eher jung, technisch und digital veranlagt ist. Sie ist ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihr Publikum mit Veranstaltungen zu begeistern und zu überraschen, die dessen Interesse wecken und einen Mehrwert bieten. Das hat sie dazu gebracht, ihre eigenen Plattformen für Veranstaltungen zu entwickeln, aber auch zu prüfen, wie verschiedene Arten von Tools in Veranstaltungskonzepte integriert werden können. Aus ihrer Sicht sind Videochatting-Tools und eine Schlüsselfunktion für Eventmoderatoren:innen der Schlüssel zur Schaffung eines Gefühls der „Präsenz“ bei einer virtuellen Veranstaltung. Lerne von deinen Teilnehmern:innen, wie sie mit den von dir verwendeten Plattformen umgehen und lass deinen Teilnehmern:innen die Freiheit, sich auf eine Art und Weise einzubringen, die du vielleicht nicht erwartest.
• Elevate your virtual events to engage seven-figure clients and prospects [Conferences and Meetings World] Lass deine virtuelle Veranstaltung nicht wie ein Webinar wirken, argumentiert Scott Williford von vLink in diesem Meinungsartikel. Wie kannst du deine virtuellen Veranstaltungen auf die nächste Stufe bringen? Indem du deinen Teilnehmern:innen mehr Eigenverantwortung und Wahlmöglichkeiten bei den Veranstaltungen, an den sie teilnehmen, gibst. Er ermutigt die Organisatoren:innen von Veranstaltungen, den Teilnehmern:innen mehr Möglichkeiten zu geben, sich frei zu bewegen und zu navigieren, und ihnen die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme zu geben. Woran du nicht sparen darfst? Die Qualität der Produktion – und zwar jedes Mal. 
• Billion-stream artists: How tech innovation is changing music [Business Cloud] Die Musikindustrie hat während der Covid Pandemie ein paar faszinierende Monate hinter sich und der Wechsel zu Konzerten wurde von den Veranstaltern aufmerksam verfolgt. Was ich dabei interessant finde, ist das Wachstum und die scheinbare Nachhaltigkeit von Online-Musikveranstaltungen und Konzerten. Das Online-Streaming von Konzerten ist eine enorme Veränderung in der Branche und hat sich bei den Fans als unglaublich beliebt erwiesen. Einige neue Entwicklungen sind die Gründung „virtueller Bands“, welche die Möglichkeiten des Livestreamings und technischer Lösungen nutzen, um neue Musiker:innen auf eine Art und Weise zusammenzubringen, die ohne Flüge und synchronisierte Tourneepläne nicht ohne Weiteres möglich gewesen wäre. Der Gewinner in dieser Gleichung? Die Fans, die mehr Angebote als je zuvor haben. Eine wirklich interessante Branche, die es für Veranstalter zu verfolgen gilt. 
• Risiken im Vertrag: Personalmangel & rechtliche Konsequenzen [Event-Partner] Die Krise beim Event-Personal ist real – stell also sicher, dass du im Falle eines Konflikts abgesichert bist. Event-Partner informiert über die rechtlichen Verpflichtungen und die Möglichkeiten, die Lieferanten im Falle einer Vertragsstreitigkeit zur Verfügung stehen, wenn ein Auftrag nicht wie vereinbart ausgeführt werden kann. Sei darauf vorbereitet, deine Rechte im Voraus zu kennen, denn die Arbeitskosten steigen und gut ausgebildetes Personal wird immer gefragter. 
• Want to limit the impact of your next event? Make sure your hybrid structure is bland or non-existent [Diginomica] Wir sehen es immer wieder – Veranstaltungen, die behaupten, „hybrid“ zu sein, aber offensichtlich darauf ausgelegt sind, digitale Teilnehmer:innen dafür zu bestrafen, dass sie nicht persönlich teilnehmen. Einfallslose Formate und Erlebnisse, die für die Bequemlichkeit (und finanzielle Belohnung) des Veranstalters entwickelt wurden – aber nicht den Wert für die Teilnehmer:innen in den Fokus stellen. Wenn es um eine hybride Veranstaltung geht, sollte man sich wirklich Gedanken darüber machen, wie man ein Erlebnis schaffen kann, das sowohl persönlich Anwesenden, als auch jenen, die gerne dabei sein würden, gerecht wird. Das Design muss aus beiden Blickwinkeln betrachtet werden. Wenn deine letzte Hybrid-Veranstaltung ein Reinfall war, liegt das Problem vielleicht nicht an deiner Software, sondern an deiner Kreativität. 

Abschließende Gedanken

Das war’s für diese Ausgabe von The Lookout!

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The Lookout Newsletter #61

Geschrieben von:
Felix Josephi
PIRATEx Managing Director