„Mit PIRATEx haben wir einen agilen Partner an unserer Seite gehabt, um ein innovatives, hybrides Event umzusetzen. Insbesondere vor Ort haben wir von der Agilität und dem lösungsorientierten Handeln durch PIRATEx stark profitiert. Ein Schlüssel des Erfolgs des Events war, dass PIRATEx mit unserer Crew wie ein großes Team zusammen gearbeitet hat und nicht, als wären wir zwei verschiedene Parteien."
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Gute Events entstehen nicht zufällig. Sie werden konzipiert.
Am Anfang steht die Idee. Was daraus wird, entscheidet das Konzept. Wir entwickeln Eventkonzepte, die auf Unternehmensziele einzahlen – und bei Teilnehmenden Eindruck hinterlassen.
Die Grundlage
Was ein starkes Konzept
Was ein starkes Konzept
von einem Ablaufplan unterscheidet.
Ein Ablaufplan sagt, wann was passiert. Ein Eventkonzept beantwortet, warum es passiert – und welche Wirkung es erzielen soll.
Das Konzept ist das strategische Fundament deiner Veranstaltung: Es verbindet Unternehmensziele mit emotionalem Storytelling, definiert die Rolle jedes Programmpunkts und stellt sicher, dass Teilnehmende nicht nur anwesend sind – sondern etwas mitnehmen.
Events sind Emotionen. Die Strategie dahinter ist Mathematik.
Wir verbinden beides: den kreativen Mut zur Inszenierung mit der unternehmerischen Klarheit über Ziele, Zielgruppen und Kennzahlen.
Die Elemente
Was ein Konzept
Was ein Konzept
vollständig macht.
Wir arbeiten mit sechs Elementen, die zusammen ein Event von einer Veranstaltung unterscheiden.
01
Storyline & Leitidee
Jedes starke Event hat eine Frage, die es beantwortet, eine Spannung, die es auflöst, eine Geschichte, die es erzählt. Die Leitidee ist der Faden, der alles zusammenhält – von der Einladung bis zum Nachklang.
02
Dramaturgie & Spannungsbogen
Wir bauen Events wie Regisseure: mit Eröffnung, Höhepunkt, Wendepunkten und einem Abschluss, der bleibt. Kein zufälliger Ablauf, sondern eine inszenierte Erlebnisarchitektur.
03
Speaker-Kuration
Speakers sind keine Programmpunkte. Sie sind Botschafter. Wir suchen, briefen und bereiten Speaker vor – damit sie nicht nur reden, sondern den Raum lesen und bewegen.
04
Teilnehmer-Journey
Das Event beginnt nicht am Veranstaltungstag. Es beginnt mit der ersten Einladung und endet mit dem letzten Nachbereitungs-Touchpoint. Jeder Schritt ist eine Chance, Vertrauen aufzubauen.
05
Storytelling & Content-Strategie
Was passiert nach dem Event? Wer nicht content-strategisch plant, verliert den Moment. Wir denken Recap, Social Content, Thought-Leadership-Formate und Folge-Kommunikation von Anfang an mit.
06
Format & Modularität
Keynote, Panel, Workshop, Fishbowl, World Café – jedes Format erzeugt eine andere Energie. Wir wählen und kombinieren Formate so, dass das Programm atmet und die Teilnehmenden aktiv bleiben.
Speaker-Kuration
Speaker, die den
Speaker, die den
Raum lesen.
Die Wahl der richtigen Speaker ist eine der wichtigsten konzeptionellen Entscheidungen. Nicht der prominenteste Name gewinnt – sondern der, der zur Storyline, zur Zielgruppe und zur Energie des Events passt.
Speaker-Profil definieren
Im Konzept legen wir fest, welche Themen, Perspektiven und Formate gebraucht werden.
Recherche & Ansprache
Wir haben ein breites Netzwerk und wissen, wen man ansprechen kann – und wie.
Briefing & Vorbereitung
Wir bereiten Speaker vor, damit sie nicht nur reden, sondern zur Gesamtdramaturgie beitragen.
Storytelling & Content
Das Event endet.
Das Event endet.
Der Content bleibt.
Wer Content-Strategie erst nach dem Event denkt, verliert den Moment. Wir planen Recap, Social Content und Thought-Leadership-Formate von Anfang an mit – als Teil des Konzepts, nicht als Nachgedanke.
Vor-Event-Content
Teaser, Speaker-Ankündigungen, Behind-the-Scenes – Erwartung aufbauen.
Live-Kommunikation
Social-Media-Momente, Zitate, Live-Updates für alle, die nicht dabei sind.
Nachbereitungs-Content
Aftermovie, Recap-Artikel, Key Takeaways, Follow-up-Kommunikation.
Der Ablauf
Wie wir dein
Wie wir dein
Konzept erarbeiten
Keine Standard-Präsentationen. Wir erarbeiten konkrete, individuelle Ergebnisse in einem strukturierten Prozess.
Das Vision Paper
Dein individueller Konzeptleitfaden umfasst:
- ◆ Klare Event-Ziele und KPIs
- ◆ Tiefgehende Zielgruppen-Analyse
- ◆ Storyline und inhaltliche Leitidee
- ◆ Dramaturgie, Spannungsbogen und Programm-Struktur
- ◆ Speaker-Profil und Anforderungsbeschreibung
- ◆ Empfehlungen für Formate und Interaktionsdesign
- ◆ Content-Strategie für Vor-, Während- und Nachphase
- ◆ Budget-Indikation und nächste Schritte
01
Vorab-Briefing
Ein Kick-off-Gespräch, in dem wir deine Situation, Ziele und Rahmenbedingungen verstehen. Was ist schon klar, was offen, was kritisch?
02
Individuelle Agenda
Wir erstellen einen Workshop-Plan, der exakt auf dein Event und deine Herausforderungen zugeschnitten ist – kein Standard-Ablauf.
03
Konzept-Workshop (2–3 Stunden)
Eine intensive Session – virtuell oder vor Ort – in der wir Storyline, Dramaturgie, Speaker-Profil und Teilnehmer-Journey gemeinsam erarbeiten.
04
Das Vision Paper
Dein umfassender Konzeptleitfaden: Ziele, Zielgruppen-Analyse, Storyline, Dramaturgie, Formatvorschläge, Speaker-Anforderungen, Budget-Indikation und nächste Schritte.
05
Optionale Umsetzung
Wir bleiben als Full-Service-Partner an deiner Seite – von der Speaker-Akquise über die Produktion bis zur Nachbereitung.
Vertrauen von
Über 350 konzipierte Erlebnisse.
Mit über 10 Jahren Erfahrung sagen wir dir ehrlich, was funktioniert – und was du lieber lassen solltest. Diese Marken vertrauen uns:
KPMG
SCOR
1&1
Accenture
Uponor
HRS GROUP
WWF
Nassauische Heimstätte
Telekom
NRW Ministerium
Max Planck Gesellschaft
KölnTourismus
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Referenzen & Feedback
"Ich arbeite seit Mitte 2020 mit PIRATEx zusammen, mittlerweile sind sie mein Premiumpartner für die komplette audio-visuelle Umsetzung von virtuellen Events. Wir haben gemeinsam große digitale Messen, Kongresse und verschiedene Informations-Veranstaltungen für meine Agenturkunden realisiert. PIRATEx hat mich bei allen Projekten konzeptionell, technisch und organisatorisch hervorragend unterstützt und ist dabei für jede Idee und Anregung offen gewesen – ein sehr agiles und flexibles Team, mit dem es auch menschlich bestens passt!"
"Wir wissen sehr gut, wie aufwendig die technische Planung und Umsetzung von virtuellen Events ist und sind sehr froh, dass wir dies bei euch stets in guten Händen wussten. Es hat Spaß gemacht, mit euch zu arbeiten, Ideen für unsere Plattform zu entwickeln und schließlich das Event durchzuführen. Danke für eure Beratung, die tolle Plattform und die stets freundliche und fröhliche Stimmung in unseren Treffen."
"Das PIRATEx Team hat uns bei unserem 1. Douglas Retail Media Summit begleitet. Die Konzeption, Organisation und technische Umsetzung war exzellent. Das Team ist reaktiv in der Kommunikation und hat uns sehr gut beraten. Das Event war ein großer Erfolg und ich kann PIRATEx uneingeschränkt empfehlen."
KONZEPT / FAQ
Fragen zum Eventkonzept
Was ist der Unterschied zwischen Eventstrategie und Eventkonzept?
Die Strategie legt das "Warum, Für Wen und Welches Format" fest – für ein ganzes Jahr oder eine Eventreihe. Das Konzept geht tiefer in ein konkretes Event: Storyline, Dramaturgie, Speaker, Teilnehmer-Journey. Strategie zuerst, Konzept danach.
Warum brauche ich ein schriftliches Eventkonzept?
Es ist dein Bauplan. Ohne klares Konzept riskierst du, dass Budget an den Zielen vorbeigeht, Speaker nicht zur Storyline passen und Teilnehmende ohne Eindruck nach Hause gehen. Ein Konzept gibt Orientierung für alle Beteiligten.
Für wen ist die Konzept-Beratung geeignet?
Für Unternehmen, Verbände und Event-Verantwortliche, die vor der Herausforderung stehen, ein neues Event zu entwickeln oder ein bestehendes Format grundlegend weiterzudenken.
Übernehmt ihr auch die Speaker-Akquise?
Ja. Nachdem wir gemeinsam das Speaker-Profil im Konzept definiert haben, können wir auch die Recherche, Ansprache und Vorbereitung der Speaker übernehmen.
Was muss ich vorbereiten?
Nicht viel. Du bekommst von uns vorab einen kurzen Fragebogen. Das Wichtigste: Komm offen in den Workshop und sei bereit, Annahmen zu hinterfragen.
Wie lange dauert die Konzepterstellung?
Der Workshop selbst dauert 2–3 Stunden. Das Vision Paper ist in der Regel innerhalb von 5–7 Werktagen nach dem Workshop fertig.
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Konzept bauen.
Kein Fluff, keine leeren Phrasen. Nur echte Strategie für echte Erlebnisse.
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