„Mit PIRATEx haben wir einen agilen Partner an unserer Seite gehabt, um ein innovatives, hybrides Event umzusetzen. Insbesondere vor Ort haben wir von der Agilität und dem lösungsorientierten Handeln durch PIRATEx stark profitiert. Ein Schlüssel des Erfolgs des Events war, dass PIRATEx mit unserer Crew wie ein großes Team zusammen gearbeitet hat und nicht, als wären wir zwei verschiedene Parteien."
X
Operatives Projektmanagement für Events.
Ein Event ist ein temporäres Projekt mit harter Deadline, vielen Beteiligten und null Toleranz für Fehler am Tag X. Wir übernehmen die vollständige Projektverantwortung – damit du dich aufs Wesentliche konzentrieren kannst.
Die Aufgabe
Warum Events ein echtes
Warum Events ein echtes
Projektmanagement brauchen.
Ein Event mit 200 Teilnehmenden hat typischerweise 15–25 beteiligte Dienstleister, 40–80 Programmpunkte, ein Budget mit 30–50 Kostenpositionen und eine harte Deadline, die sich nicht verschieben lässt. Ohne professionelles Projektmanagement entsteht daraus schnell ein Koordinationschaos.
Operatives Eventprojektmanagement ist nicht „Dinge organisieren". Es ist das strukturierte Führen eines komplexen, zeitkritischen Projekts mit vielen Abhängigkeiten, externen Dienstleistern und internen Stakeholdern – mit einem klaren Ergebnis: ein Event, das reibungslos läuft.
Was wir übernehmen
Einen einzigen zentralen Ansprechpartner für alle Beteiligten. Volle Budget-Transparenz von Tag eins. Proaktives Risikomanagement statt Krisenreaktion. Und die Gewissheit, dass am Eventtag alle Fäden in einer Hand liegen.
Der Unterschied
Professionelles Projektmanagement
Professionelles Projektmanagement
ist kein Luxus.
Ohne professionelles Projektmanagement
- ✕ Viele Mails, viele Ansprechpartner, keine klare Verantwortung
- ✕ Budget-Überläufe durch fehlende Puffer-Planung
- ✕ Last-Minute-Überraschungen am Aufbautag
- ✕ Gewerke, die sich widersprechen oder aneinander vorbeiarbeiten
- ✕ Kein strukturiertes Feedback – keine Verbesserung beim nächsten Mal
Mit PIRATEx als Projektmanagement-Partner
- ✓ Ein Ansprechpartner für alles – intern wie extern
- ✓ Budget-Transparenz von Anfang bis Ende
- ✓ Generalprobe, die wirklich alle kritischen Punkte testet
- ✓ Reibungslose Koordination aller Gewerke
- ✓ Strukturierter Abschlussbericht als Basis für das nächste Event
Der Ablauf
Von der Idee
Von der Idee
bis zum Abschlussbericht.
Jede Phase hat klare Aufgaben, Deliverables und Verantwortlichkeiten. So entsteht ein Event ohne böse Überraschungen.
01
Kick-off & Briefing
ProjektbeginnWir starten mit einer strukturierten Bestandsaufnahme: Was ist das Ziel des Events, wer sind die Stakeholder, welches Budget steht zur Verfügung, welche Constraints existieren? Daraus entsteht ein Projektauftrag, der als gemeinsame Referenz für alle Beteiligten dient.
Konkrete Aufgaben in dieser Phase:
- ◆ Stakeholder-Mapping und Rollenklärung
- ◆ Zieldefinition und Erfolgsmetriken festlegen
- ◆ Grob-Timeline und Meilensteine definieren
- ◆ Budget-Rahmen und Freigabeprozesse klären
- ◆ Kommunikationsstruktur und Reporting-Rhythmus etablieren
02
Konzept & Grobplanung
12–6 Monate vor dem EventAuf Basis des Briefings entwickeln wir ein erstes Konzept: Programm-Struktur, Location-Anforderungen, technisches Grobkonzept und erste Budget-Allokation. Zu diesem Zeitpunkt treffen wir Entscheidungen, die den größten Einfluss auf das Gesamtbudget haben.
Konkrete Aufgaben in dieser Phase:
- ◆ Programm-Struktur und Ablauf-Grobkonzept
- ◆ Location-Briefing und erste Besichtigungen
- ◆ Gewerke-Übersicht: welche Dienstleister werden benötigt
- ◆ Budget-Plan (Grob) mit Puffern und Risiko-Reserve
- ◆ Catering-Konzept und Technik-Anforderungen definieren
- ◆ Speaker-Profil erstellen, erste Anfragen starten
03
Gewerke-Koordination & Feinplanung
6–2 Monate vor dem EventHier liegt der operative Kern: Alle Dienstleister werden beauftragt, koordiniert und geführt. Technik, Catering, Location, Dekoration, Druck, Registrierung, Security – jedes Gewerk hat einen Ansprechpartner bei uns und klare Briefings.
Konkrete Aufgaben in dieser Phase:
- ◆ Ausschreibungen und Angebote einholen und vergleichen
- ◆ Dienstleister beauftragen und Verträge prüfen
- ◆ Detaillierter Ablaufplan (Run of Show) entwickeln
- ◆ Technik-Rider für Bühne, Ton, Licht und AV erstellen
- ◆ Bestuhlung, Raumaufteilung und Signage planen
- ◆ Registrierungs- und Teilnehmermanagement aufsetzen
- ◆ Druckmaterial und Kommunikationsmittel koordinieren
- ◆ Regelmäßige Dienstleister-Updates und Jour Fixe
04
Aufbau & Generalprobe
1–2 Tage vor dem EventDer Aufbautag ist kein Chaos – er ist ein Projekt innerhalb des Projekts. Wir koordinieren den Einlass aller Gewerke, überwachen Zeitplan und Qualität und führen eine Generalprobe durch, die alle kritischen Abläufe testet.
Konkrete Aufgaben in dieser Phase:
- ◆ Gewerke-Koordination beim Aufbau (Time Slots, Abhängigkeiten)
- ◆ Technischer Check: Licht, Ton, Projektion, Streaming
- ◆ Speaker-Checks und Präsentations-Abnahme
- ◆ Generalprobe mit allen Beteiligten
- ◆ Briefing aller Helfer und Hostessen
- ◆ Letzte Anpassungen und Troubleshooting
05
Durchführung & Live-Regie
Am EventtagWährend das Event läuft, sind wir die unsichtbare Instanz, die alles zusammenhält. Wir führen Regie über den Ablauf, treffen Entscheidungen bei Abweichungen und sorgen dafür, dass Bühne, Technik, Catering und Teilnehmererfahrung synchron laufen.
Konkrete Aufgaben in dieser Phase:
- ◆ Regie über den gesamten Tagesablauf
- ◆ Kommunikation mit allen Gewerken in Echtzeit
- ◆ Moderations-Briefings und Stage-Management
- ◆ Zeitmanagement: Puffer aktivieren, Verzögerungen auffangen
- ◆ Krisenmanagement bei technischen oder organisatorischen Störungen
- ◆ Dokumentation für die Nachbereitung
06
Nachbereitung & Auswertung
In den Tagen nach dem EventDas Event endet – das Projekt noch nicht. Rechnungen müssen geprüft, Feedback ausgewertet und Erkenntnisse dokumentiert werden. Wir erstellen einen Abschlussbericht, der als Basis für das nächste Event dient.
Konkrete Aufgaben in dieser Phase:
- ◆ Abbau koordinieren und Dienstleister-Abnahme
- ◆ Rechnungsprüfung und Budget-Abschluss
- ◆ Teilnehmer-Feedback auswerten (NPS, qualitativ)
- ◆ Abschlussbericht mit Lessons Learned
- ◆ Empfehlungen für das nächste Event
- ◆ Übergabe aller Materialien und Dokumentationen
Leistungsübersicht
Was wir konkret
Was wir konkret
für dich übernehmen.
Projektsteuerung
- ✓ Zentraler Ansprechpartner für alle Beteiligten
- ✓ Projektplan mit Meilensteinen und Verantwortlichkeiten
- ✓ Regelmäßige Status-Updates und Jour Fixe
- ✓ Entscheidungsvorlagen für Stakeholder
- ✓ Risiko-Register und Contingency-Plan
Budget-Management
- ✓ Detaillierter Budget-Plan mit Kategorisierung
- ✓ Angebotsvergleiche und Verhandlungsführung
- ✓ Budget-Tracking in Echtzeit
- ✓ Puffer-Management und Risikoabsicherung
- ✓ Budget-Abschluss und Rechnungsprüfung
Dienstleister-Management
- ✓ Briefing und Ausschreibung aller Gewerke
- ✓ Vertragsmanagement und -prüfung
- ✓ Qualitätssicherung und Abnahme
- ✓ Koordination aller Abhängigkeiten
- ✓ Eskalationsmanagement bei Störungen
Teilnehmermanagement
- ✓ Registrierungssystem aufsetzen und betreuen
- ✓ Kommunikation mit Teilnehmenden (Einladung, Reminder, Info)
- ✓ Check-in-Prozesse und Teilnehmerbetreuung vor Ort
- ✓ Catering-Listen und Sonderwünsche koordinieren
- ✓ Nachbereitung: Danke-Kommunikation, Feedback-Erhebung
Vertrauen von
Über 350 realisierte Events.
Von der 50-Personen-Fachkonferenz bis zum 2.000-Personen-Flagship-Event. Diese Marken haben uns die Projektverantwortung anvertraut:
KPMG
Accenture
Telekom
WWF
HRS GROUP
Handelsblatt
Max Planck Gesellschaft
GIZ
NRW Wirtschaftsministerium
1&1
Nassauische Heimstätte
KölnTourismus
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Das sagen unsere Kunden
"Ich arbeite seit Mitte 2020 mit PIRATEx zusammen, mittlerweile sind sie mein Premiumpartner für die komplette audio-visuelle Umsetzung von virtuellen Events. Wir haben gemeinsam große digitale Messen, Kongresse und verschiedene Informations-Veranstaltungen für meine Agenturkunden realisiert. PIRATEx hat mich bei allen Projekten konzeptionell, technisch und organisatorisch hervorragend unterstützt und ist dabei für jede Idee und Anregung offen gewesen – ein sehr agiles und flexibles Team, mit dem es auch menschlich bestens passt!"
"Wir wissen sehr gut, wie aufwendig die technische Planung und Umsetzung von virtuellen Events ist und sind sehr froh, dass wir dies bei euch stets in guten Händen wussten. Es hat Spaß gemacht, mit euch zu arbeiten, Ideen für unsere Plattform zu entwickeln und schließlich das Event durchzuführen. Danke für eure Beratung, die tolle Plattform und die stets freundliche und fröhliche Stimmung in unseren Treffen."
"Das PIRATEx Team hat uns bei unserem 1. Douglas Retail Media Summit begleitet. Die Konzeption, Organisation und technische Umsetzung war exzellent. Das Team ist reaktiv in der Kommunikation und hat uns sehr gut beraten. Das Event war ein großer Erfolg und ich kann PIRATEx uneingeschränkt empfehlen."
„Aus eurem Workshop konnten wir viele Ansätze super für unsere Arbeit im Team mitnehmen. Es war genau der bereichernde Impuls, den wir uns gewünscht haben, in einer gemeinsamen „Veranstalter-Sprache". Mit dem daraus resultierenden Drive konnten wir die restlichen Team-Tage sehr gut an unseren „Baustellen" weiterarbeiten und viel anstoßen."
Zur HANNOVER MESSE 2024 haben wir erstmals mit PIRATEx zusammengearbeitet und waren direkt von dem tollen Team sowie der professionellen Zusammenarbeit begeistert! Sowohl die Gestaltung und Umsetzung der Bühnenprogramme für Startups, aber auch die vielfältigen Aufgaben rund um Schüler*innen und Studierende konnten gemeinsam sehr gut und erfolgreich gemeistert werden. Herzlichen Dank für die Kooperation, gerne wieder.
PROJEKTMANAGEMENT / FAQ
Fragen zum Projektmanagement
Was unterscheidet operatives Projektmanagement von allgemeiner Eventberatung?
Die Eventberatung hilft dir, Ziele und Strategie zu klären. Das operative Projektmanagement übernimmt die vollständige Durchführungsverantwortung: Planung, Koordination, Steuerung und Nachbereitung. Wir sind dein verlängerter Arm – von der ersten Dienstleister-Anfrage bis zur letzten Rechnung.
Ab wann sollten wir euch einbeziehen?
Je früher, desto besser. Idealerweise 6–12 Monate vor dem Event. So können wir die besten Dienstleister sichern, Budget-Entscheidungen mit vollständiger Information treffen und vermeiden, dass frühe Fehler teuer korrigiert werden müssen.
Könnt ihr auch nur für einzelne Phasen engagiert werden?
Ja. Manche Kunden haben intern die Kapazität für Strategie und Konzeption, brauchen aber externe Unterstützung für die operative Koordination in der Hochphase. Wir passen unsere Rolle flexibel an deinen Bedarf an.
Wie viele Events könnt ihr gleichzeitig betreuen?
Wir setzen bewusst auf Qualität statt Quantität. Pro Event-Lead übernehmen wir eine feste Anzahl an Projekten, damit jedes Projekt die Aufmerksamkeit bekommt, die es verdient.
Was ist mit dem Teilnehmermanagement – übernehmt ihr das komplett?
Ja. Von der Registrierungsplattform über Einladungs- und Erinnerungs-Kommunikation bis zu Check-in-Prozessen vor Ort. Wir koordinieren auch Sonderwünsche, Catering-Listen und die Nachbereitung.
Wie behalte ich als Auftraggeber den Überblick, ohne im Alltag zu versinken?
Durch klare Reporting-Strukturen: regelmäßige Jour Fixe, Status-Berichte und Entscheidungsvorlagen. Du wirst zu den richtigen Zeitpunkten eingebunden – und nicht mit jedem operativen Detail überflutet.
Was passiert, wenn am Eventtag etwas schiefläuft?
Genau dafür sind wir da. Für alle kritischen Szenarien gibt es einen Contingency-Plan. Unser Projektmanagement-Team ist vor Ort, hat alle Dienstleister im Griff und trifft Entscheidungen, bevor das Publikum es merkt.
Starte jetzt
Lass uns dein
Lass uns dein
Event führen.
Wir übernehmen die operative Verantwortung. Du behältst die strategische Kontrolle. Und das Event läuft – reibungslos.
Jetzt Kontakt aufnehmen