Hybride Events: Alles, was man f�r 2021 wissen muss!

Was sind hybride Veranstaltungen und f�r wen kommen sie in Frage?

“Die Zukunft ist hybrid”�.
”Hybride Events sind voll im Trend”�.
”Gestern war virtuell, heute ist hybrid.”�

Event-Veranstaltern oder Menschen, die sich mit der Organisation von Online-Events besch�ftigen wollen, sind diese Aussagen wahrscheinlich schon begegnet. Aber was bedeutet “�hybrid” eigentlich im Veranstaltungskontext?

Definitionen sind h�ufig unscharf, da der Fantasie des Veranstalters praktisch keine Grenzen gesetzt sind. Wie bei jedem anderen Event-Konzept liegt das Augenmerk haupts�chlich darauf, die Anforderungen und Ziele des Veranstalters umzusetzen. Dies kann auf viele verschiedene Arten erreicht werden. Von daher gibt es keine allgemeing�ltige Definition einer hybriden Veranstaltung.

Einfach ausgedr�ckt, kombiniert eine hybride Veranstaltung digitale Elemente (die von �berall her mitverfolgt werden k�nnen) mit Vor-Ort-Komponenten. Veranstalter k�nnen frei entscheiden, welche Kombination am besten auf ihr Konzept und die Zusammensetzung der Teilnehmer zugeschnitten ist ”� abh�ngig von vorhandenen Ressourcen nat�rlich.

Schauen wir uns doch mal einige der Optionen an.

Drei unterschiedliche Arten hybrider Events

Hybride Teilnehmer

Die g�ngigste Art eines “hybriden”� Events bringt zwei verschiedene Arten von Teilnehmern zusammen: Solche, die physisch zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort zusammenkommen, mit solchen, die sich digital von einem anderen Standort hinzuschalten.

Die Veranstalter tragen bei diesen Formaten daher daf�r Sorge, dass ihre Inhalte von beiden Gruppen in gleichem Ma�e verfolgt werden k�nnen. Dies kann etwa erreicht werden, indem das B�hnenprogramm per Live-Stream dem Online-Publikum verf�gbar gemacht wird. Zus�tzliche plattform�bergreifende Event-Apps erm�glichen es Teilnehmern aus beiden Gruppen, sich in Echtzeit sowohl mit den Inhalten auseinandersetzen als auch miteinander in Austausch zu treten.

Hybrides Programm

Auch die Inhalte von Events k�nnen “�hybrid” vermittelt werden. Hierbei nehmen alle Teilnehmer auf die gleiche Weise teil (entweder physisch anwesend oder virtuell), aber das Programm wird sowohl analog als auch digital pr�sentiert.

Hybride Programme werden h�ufig bei vornehmlich virtuellen Events eingesetzt und erweitern deren digitale Inhalte um Aktivit�ten, die off-screen stattfinden oder den Teilnehmern die Interaktion mit haptischen Gegenst�nden bieten. So kann zum Beispiel eine Art “Schnitzeljagd”� durchgef�hrt werden, bei der die Teilnehmer jeweils in ihrer eigenen Umgebung unterwegs sind, aber �ber Sprachanruf miteinander verbunden bleiben.

Es k�nnen jedoch auch solche Veranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer am selben Ort versammelt sind, “�hybrid” werden, wenn sie digitale Elemente enthalten. Zum Beispiel k�nnen Keynotes live vor Ort mit digital eingespielten Pr�sentationen kombiniert werden. Oder es k�nnen digitale Spiele eingebunden werden, welche die Teilnehmer mit mobilen Endger�ten steuern. Einige dieser hybriden Elemente k�nnen exklusiv einer bestimmten Teilnehmergruppe zug�ngig gemacht werden, etwa durch VIP-Tickets.

Hybride Teilnehmer und Programme

Die letzte Kategorie hybrider Veranstaltungen sind jene, bei denen sowohl die Teilnehmer hybrid eingebunden werden als auch das Programm hybrid gestaltet wird. In diesem Sinne werden die Teilnehmer zwischen physischen und digitalen Locations aufgeteilt und auch das Programm enth�lt analoge sowie digitale Elemente.

Diese Art hybrider Events kann in eine vertikale Struktur eingebunden werden, bei der digitalen Teilnehmern ein Programm geboten wird, das speziell auf ihre Bed�rfnisse zugeschnitten ist, w�hrend Teilnehmer vor Ort eine ganz andere Veranstaltung erleben; etwa mit Live-Vortr�gen und partizipativen Elementen. Das Programm kann einige Elemente enthalten, bei der beide Teilnehmergruppen miteinander interagieren, muss es aber nicht.

Hybride Veranstaltungen, bei denen das Programm und die Teilnehmer in analoge und digitale Elemente aufgeteilt werden, bieten verschiedene M�glichkeiten zur Teilnehmer-Segmentierung und f�r Ticketing-Optionen. Innerhalb eines einzigen Events k�nnen verschiedene Zielgruppen mit ma�geschneiderten Programm- und Interaktionsangeboten sowie ihrer Teilnahme-Modalit�ten angesprochen werden. Diese Art der hybriden Veranstaltungen bietet vielf�ltige M�glichkeiten f�r kreatives Event-Design!

Welches hybride Event-Format ist das richtige f�r mich?

Wie oben beschrieben, gibt es eine Vielzahl an Variationen f�r die Konzeption eines hybriden Events. Was sind die Gr�nde sich f�r ein solches Format zu entscheiden?

Das Beste aus zwei Welten: Durch die Verkn�pfung digitaler und physischer Welten k�nnen Veranstalter gr��ere Zielgruppen ansprechen, mehr M�glichkeiten zur Partizipation schaffen und das Erlebnis verbessern. Sowohl Liebhaber von Live-Events als auch digitale Teilnehmer werden angesprochen.

Der Kreativit�t freien Lauf lassen: Hybride Events erweitern den Horizont f�r die Konzeption von Events. Die Einbindung digitaler Tools kann das Live-Erlebnis verbessern und umgekehrt bereichern analoge Elemente das digitale Erlebnis. Dank hybrider Events k�nnen Veranstalter das jeweilige Potenzial, das analoge und digitale Veranstaltungselemente bieten, gleichzeitig aussch�pfen!

Schneller zur�ck zum Live-Event: Ein kleineres Publikum l�sst sich bereits heute mit den richtigen Sicherheitskonzepten live bespielen. Hybride Events bieten Veranstaltern die M�glichkeit, kleinere Live-Events dank digitalen Teilnehmern zu skalieren. Dank hybrider Konzepte k�nnen Veranstalter schon bald wieder sichere Live-Events anbieten.

Ein echtes Erlebnis bieten: Hybride Veranstaltungen bieten die M�glichkeit, f�r unterschiedliche Teilnehmer-Personas passgenaue Angebote zu schaffen. So l�sst sich ein sehr diverses Zielpublikum leichter als in Live-Events ansprechen und aktiv integrieren. Auch exklusive Programmpunkte mit entsprechender Preissegmentierung sind gut umsetzbar.

Konzepte passgenau erg�nzen: Bei jeder Form des Events m�ssen konzeptionelle Entscheidungen an den strategischen und kommunikativen Zielen festgemacht werden. Einige davon lassen sich mit hybriden Event-Modellen besonders gut erreichen.

Anpassungsf�hig werden: Digitale und virtuelle Events haben vollst�ndig neue M�glichkeiten er�ffnet, gro�e Reichweite f�r ein breites Publikum zu bieten. Mit hybriden Elementen kann auch bei Live-Events all jenen Zugang verschafft werden, die eine Reise zeitlich oder finanziell nicht antreten k�nnen.

Legen wir hybrid los ”� Worauf sollten Veranstalter achten?

Wichtige Aspekte

Hybride Veranstaltungen sind f�r viele Veranstalter und Teilnehmer ein neues Konzept. Sie bringen f�r Event-Planer einige Herausforderungen f�r den Konzeptionsprozess mit sich, f�r die sie im Vorfeld sensibilisiert sein sollten:

Logistik

Die Logistik ist eine der gr��ten Baustellen bei Hybrid-Events. Die Konzepte bestehen sowohl aus digitalen als auch aus physischen Elementen ”� von der perfekten programmatischen Einbindung bis hin zur r�umlichen, technischen und personalen Umsetzung ist dies eine gro�e Herausforderung. Denn unter dem Strich setzen Organisatoren hybrider Events parallel zwei (oder mehr) Veranstaltungen um. Es ist f�r die Teams sehr herausfordernd, an zwei Stellen gleichzeitig zu sein!

Programm

Die Gestaltung eines effektiven und involvierenden Programms ist der Schl�ssel f�r jedes hybride Event ”� wie f�r jedes andere auch. Aber manche Formate, die vor Ort funktionieren, tun dies nicht in der digitalen Welt. Ein reines Abfilmen des B�hnenprogramms eines physischen Events gen�gt schlicht nicht f�r die Anspr�che eines digitalen Publikums.

Veranstalter m�ssen stets im Blick behalten, welchen Nutzen die Teilnehmer aus dem Event ziehen wollen und jeden Programmbereich daraufhin �berpr�fen. Die Erwartungshaltung kann zwischen Live- und Online-Teilnehmern variieren. K�rzere Formate mit regelm��igen Pausen haben sich zudem als sinnvoll etabliert.

Finanzen

Genau wie bei virtuellen oder Online-Events besteht h�ufig eine falsche Erwartungshaltung, was die Kosten hybrider Veranstaltungen betrifft. Viele Veranstalter sind �berrascht, dass die Kosten meist h�her liegen als bei Vor-Ort- oder Digital-Veranstaltungen ”� ungeachtet dessen, ob die Teilnehmer oder das Programm gesplittet sind. Immerhin m�ssen f�r sowohl die analogen wie f�r die digitalen Parts die Konzepte erstellt, die Hardware besorgt und das notwendige Personal eingestellt werden. Hinzu kommen f�r den Live-Part noch die Location- und Catering-Kosten. Ebenfalls nicht au�er Acht lassen sollte man die Kosten f�r Versicherung und Security bei einem Hybrid-Event: Viele Versicherungspakete decken zwar entweder den physischen oder den digitalen Aspekt ab, aber nicht beide. Somit m�ssen Veranstalter h�ufig beide Pakete erwerben.

Kommunikation ist der Schl�ssel

Hybride Events sind ein relativ neuer Trend, der sich im rasanten Wandel befindet. Sie bieten Veranstaltern eine �beraus flexible Infrastruktur bei der Konzeption ihrer Events und erm�glichen ihnen, einem immer gr��eren Publikum kreativ Marken und Botschaften zu pr�sentieren.

Auch wenn der Begriff “�hybrid” relativ dehnbar ist, so ist eine eindeutige Kommunikation w�hrend der Planungsphase doch unerl�sslich. Veranstalter sollten das Wissen um diese Art des Events nicht voraussetzen, da sie f�r Organisatoren wie Teilnehmer noch neu ist.

Der korrekten Terminologie bei der Kommunikation mit Dienstleistern, Produzenten und Personal kommt somit eine gro�e Bedeutung zu. Mindestens ebenso wichtig ist das Marketing und die Kommunikation gegen�ber den Teilnehmern hinsichtlich des Formats und der Beteiligungsm�glichkeiten. Es sollte sichergestellt werden, dass jede/r wei�, was er/sie zu erwarten hat.

Es liegt also in der Verantwortung des Veranstalters, dass diese komplexe Form des Events reibungslos abl�uft. Unterst�tzung hierbei bieten Event-Communities, Agenturen und spezialisierte Dienstleister ”� technisch wie konzeptionell.

Geschrieben von:

Felix Josephi
PIRATEx Managing Director