5 versteckte Herausforderungen f�r dein Budget bei hybriden Events

Hybride Veranstaltungselemente k�nnen viele positive Auswirkungen auf das Erlebnis deiner Event-Teilnehmer:innen haben. Sie k�nnen dein Event insgesamt optisch ansprechender und einladender machen, indem sie die M�glichkeit bieten, von �berall aus an deiner Veranstaltung teilzunehmen. Dadurch entstehen au�erdem potenziell mehr Verbindungen zwischen Teilnehmern:innen und Sponsoren:innen, durch die st�ndige ortsunabh�ngige Verf�gbarkeit. 

Wenn du hybride Elemente f�r deine Veranstaltung in Erw�gung ziehst, ist es jedoch wichtig, dass du als Organisator:in ein angemessenes Budget f�r diese Elemente einplanst. Nicht nur in wirtschaftlicher Hinsicht, sondern vor allem auch in Bezug auf die ben�tigte Zeit und die personellen Ressourcen in deinem Team.

In diesem Blogartikel geht es um einige der budget�ren Herausforderungen und damit versteckten Kosten, die du als Organisator:in auf jeden Fall im Auge behalten solltest.

Technikkosten

Der erste Punkt, auf den du achten solltest , sind die technischen Kosten f�r die Produktion. Oft wird untersch�tzt, was f�r die Durchf�hrung einer hybriden Veranstaltung erforderlich ist. Die Produktionskosten f�r ein virtuelles Studio, aus dem in Echtzeit per Livestream �bertragen wird, unterscheiden sich von denen f�r eine Produktion, die komplett vor Ort stattfindet. Wenn dein Auditorium hybrid ist, ben�tigst du wahrscheinlich mehrere Kameraeinstellungen pro Session sowie eine f�r hybride Settings optimierte Ausleuchtung. 

Wenn eine hybride Veranstaltung per Livestream �bertragen werden soll, muss dein Veranstaltungsort au�erdem �ber eine angemessene Bandbreite verf�gen, um von dort live senden zu k�nnen. Lass diese Anforderung deshalb unbedingt vorab von einem Dienstleister pr�fen. 

Dazu kommen nun noch die Kosten f�r deinen digitalen Veranstaltungsort, das hei�t die Website oder Plattform, �ber die die Veranstaltungsinhalte ausgespielt werden.

Hier gibt es ein riesengro�es Angebot an Tools und Softwarel�sungen, die wiederum verschiedene Lizenzierungsgeb�hren haben. H�ufig zahlst du modular f�r die Funktionen, die du f�r dein Event nutzt. Diese solltest du folglich vorab klar festlegen. 

Programmgestaltung

Die zweite versteckte Herausforderung f�r hybride Veranstaltungen betrifft dein Programmkonzept. Wenn deine Teilnehmer:innen sowohl pers�nlich als auch digital anwesend sein werden, musst du sicherstellen, dass beide Zielgruppen inhaltlich sowie auch bezogen auf ihr Nutzerverhalten optimal abgeholt werden. 

Das beinhaltet sowohl die Dauer einzelner Sessions, als auch die Pausenzeiten dazwischen. W�hrend die Personen vor Ort dankbar f�r eine lange Mittagspause sind, kann das bei der Online-Community dazu f�hren, dass du �ber diesen Zeitraum einzelne Personen verlierst. 

�berlege also genau, welche Programmtypen f�r welchen Teilnehmertyp angeboten werden und challenge somit dein gesamtes Veranstaltungserlebnis im Bezug auf diese Gruppen. 

Stelle dir vor, du nimmst gerade an deinem Event teil: Bist du vor Ort und hast aus dem Event einen ganzen Business-Trip gemacht, oder bist du im B�ro zwischen zwei Terminen oder mit deiner Familie im Homeoffice? Hier empfehlen wir dir, dich exemplarisch in die jeweiligen Personen hineinzuversetzen um die richtigen Entscheidungen bez�glich der Programmgestaltung zu treffen. 

Personaleinsatz

Der Bedarf an Personal f�r eine hybride Veranstaltung wird oft untersch�tzt. F�r physische Events wei�t du als Organisator:in aus Erfahrung sicher schnell, wie hoch dein Personalbedarf f�r die Durchf�hrung ist, damit die Veranstaltung f�r alle Beteiligten ohne Probleme verl�uft. 

Dein digitaler Veranstaltungsort sollte jedoch die gleiche Aufmerksamkeit und Wertsch�tzung erhalten, denn auch dieser Ort muss gut mit Personal ausgestattet sein f�r einen reibungslosen Ablauf. 

Das betrifft zum Beispiel: das Beantworten von Anfragen der digitalen Teilnehmer:innen, das gesamte Community- und Social Media Management auf der Plattform, inkl. das laufende �berwachen von Kommentaren und Beitr�gen sowie das F�rdern und aktive Ansto�en von Interaktion. 

Im Rahmen der technischen Produktion ist es z. B. das Nachbearbeiten von Videos, sowie das Hochladen von Livestream-Aufnahmen. → All das ist personal-intensiv und Bedarf einer guten Vorab-Planung. 

Datensicherheit- und Datenschutz

Mehr digitale Elemente brauchen mehr und und mehr Sicherheitsmechanismen. Du solltest mit deinem Team sicherstellen, dass ihr die richtigen Ma�nahmen ergreift, um zu gew�hrleisten, dass Daten und Informationen eurer Veranstaltung und eurer Teilnehmer:innen online gesch�tzt sind. 

Als Organisator:in musst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung den Gesetzen zum Datenschutz in den L�ndern entspricht, in denen sie beworben wird und aus denen Teilnehmer:innen zu dir kommen. 

Dies beinhaltet das Aufstellen eines Risikobewertungsplans und die Verwendung entsprechender Registrierungstools, die digitale Sicherheit gew�hrleisten. 

W�hrend deine Veranstaltung l�uft, empfehlen wir dir ebenfalls eine Art “emotionale Sicherheit”� zu gew�hrleisten, z. B. durch einen Verhaltenskodex. Hierbei ben�tigst du wiederum Personal, welches w�hrend der Veranstaltung so ausgestattet ist, dass es st�rende Teilnehmer:innen digital entfernen kann und somit unangemessenes Verhalten unterbunden wird. 

Au�erdem solltest du den Teilnehmenden und Sponsoren:innen klar darlegen, wie und in welchem Rahmen ihre Daten verwendet werden. 

Marketing

Der letzte Block versteckter Kosten bei hybriden Veranstaltungen bezieht sich auf das Veranstaltungsmarketing. Hierbei ist das Nutzenversprechen essentiell. Wen sprichst du mit welchem Konzept an? Welche Kampagne hat welches Ziel?

Im Kontext hybrider Events sollte dein Team Kampagnen entwickeln, die einerseits das Leistungsversprechen f�r die Teilnehmer:innen vor Ort hervorheben und andererseits Kampagnen lancieren, die sich an die digitalen Teilnehmer:innen richten. 

Dies erfordert in der Regel ein gr��eres Marketingbudget, da du mit jeder Kampagne unterschiedliche Arten von Interessengruppen ansprichst. Hier ist es wichtig, das verf�gbare Budget sowie die Ziele f�r jede Kampagne klar zu definieren. Jede Kampagne wird wahrscheinlich unterschiedliche Strategien f�r die �ffentlichkeitsarbeit beinhalten ”� daher ist es wichtig, sowohl die finanziellen als auch die personellen Kosten deiner Marketingausgaben zu ber�cksichtigen.

Fazit

Hybride Veranstaltungen bieten gro�artige M�glichkeit, deine Veranstaltung auf eine neue Ebene zu heben, indem sie das Erlebnis f�r die Teilnehmer:innen verbessern.

Diese Vorteile gibt es aber nicht umsonst. Gute hybride Events haben ihren Preis. Nennen wir es eine Investition, die sich auszahlen kann. 

Bevor du also mit der Konzeption beginnst, solltest du dir �ber die Kosten im Klaren sein und wissen, worauf du dich einl�sst. Und wenn du nun viele offene Fragen hast, bespreche sie mit deinem Team oder holt euch Unterst�tzung, zum Beispiel durch eine spezialisierte Agentur. 

Geschrieben von:

Frederic Bleck
PIRATEx Head of New Business