Warum Aussteller virtuelle Events hassen & Was Veranstalter dagegen tun können?
Diese Woche veröffentlichte das Event-Analyse-Unternehmen Explori einige interessante Statistiken über die Auswirkungen virtueller Events. Die gute Nachricht? Die Teilnehmer sind zufrieden mit dem neuen Format und der besseren Zugänglichkeit von virtuellen Events.
Während diese Einblicke großartig waren, gab es aber leider nicht nur positive Nachrichten. Es gibt ein Segment von Online-Event-Stakeholdern, das weiterhin unzufrieden mit virtuellen Formaten ist: Aussteller.
Die Untersuchungen von Explori zeigen regelmäßig, dass die Zufriedenheit der Aussteller von virtuellen Events gering ist. Und sie sind nicht die Einzigen. Tradeshow Logic fand heraus, dass 43% der befragten Aussteller, die im Jahr 2020 an einer Online-Messe teilgenommen haben, dies nicht wieder tun würden.
Wir können das verstehen. Als wir kürzlich eine virtuelle Messe besuchten (keine Veranstaltung von PIRATEx), fielen uns sofort eklatante Probleme auf. Das größte Problem? Die Veranstaltungsplattform selbst.
Keine virtuelle Event Aussteller-Organisation
Beim Öffnen des Ausstellerpanels wurden die Schwierigkeiten deutlich. Die von den Veranstaltern verwendete Plattform organisierte die Aussteller des virtuellen Events überhaupt nicht. Sie ließ die Teilnehmer durch Hunderte von verschiedenen Produkten und Sponsoren scrollen, ohne dass es eine Möglichkeit gab, bestimmte Informationen zu sortieren oder im Auge zu behalten.
Ohne Kategorisierung waren die Aussteller und ausgestellten Produkte in alphabetischer Reihenfolge angeordnet. Einige Aussteller verwendeten kreativ verschiedene Sonderzeichen [wie „‚.*( ], um ihre Produkte in der Erscheinungsliste nach oben zu schieben.
Das Ergebnis? Ein unglaublich unübersichtliches und sehr benutzerunfreundliches Erlebnis für die Teilnehmer – und potenzielle Käufer!
Begrenzte Suche und Filterung
Die unübersichtliche Oberfläche wirkte sich auch auf die Ausstellerliste und die Vertreter aus. Vertreter mit Sonderzeichen im Namen, wie z. B. einem praktischen Unterstrich vor dem Vornamen (z. B. _Brian), erschienen ganz oben im Programm.
Die einzige Möglichkeit, dieses riesige Feld von Ergebnissen zu sortieren, war nach Firmen- oder Personennamen. Für Neueinsteiger war es praktisch unmöglich, Ihre Produkte hervorzuheben.
Die Filtermöglichkeiten waren begrenzt. Die Teilnehmer konnten die Auswahl entweder auf zwei Stufen des Sponsorings oder auf „Start-ups“ eingrenzen. Aber bei Hunderten von Ausstellern, mit verschiedenen Spezialisierungen und Produktkategorien, war es unglaublich schwierig, neue Produkte zu entdecken.
Virtuelle “ Stände“ ohne Anpassung
Besser wurde es auch dann nicht, als der Wunschaussteller eines Teilnehmers gefunden wurde. Wenn interessierte Kunden auf das Feld eines Ausstellers klickten, um mehr zu erfahren, wurden sie mit einem Ladebildschirm belohnt.
Wo sie warteten…
Und warteten…
darauf, dass der virtuelle Stand geladen wurde.
Die langsamen Frameraten waren rätselhaft, denn die Aussteller-Vitrine war nicht mit auffälligen Videos und Bildern gebrandet. Stattdessen wurde er von weißem Raum und schwarzem Text in großen Blöcken dominiert.
Spannend.
Es gab nur wenige Möglichkeiten für virtuelle Event-Aussteller, ihre Seite zu ihrem eigenen zu machen, mit einzigartigem Branding oder interaktiven Funktionen.
Sind sie da?
Einer der grundlegendsten Teile einer Messe ist es, Verkäufe zu tätigen und Leads zu entwickeln. In diesem Fall müssen Ihre Networking- und Matchmaking-Fähigkeiten für das virtuelle Format optimiert werden. In unserem Fall bot die Plattform die Möglichkeit, ein Treffen im virtuellen Besprechungsraum zu vereinbaren oder auch einen Text-Chat zu beginnen. Aber woher weiß man, ob der Interessent online ist, um zu chatten? Es gab keine Möglichkeit, festzustellen, ob Vertreter für eine Verbindung in Echtzeit verfügbar waren. Schlimmer noch, nur wenige hatten ihre Kontaktdaten aktualisiert, so dass sie auch außerhalb des Konferenzortes erreichbar waren.
Darüber hinaus gab es für die Teilnehmer keine Möglichkeit, eine Liste mit potenziellen Leads zu speichern, um sich später mit ihnen zu verbinden. Es sei denn, sie hatten die Zeit, jeden einzelnen zu kopieren und in eine Suchleiste einzufügen. Eine einfache Integration mit Linkedin, Hubspot oder einer der verfügbaren CRM-Lösungen hätte das Verfolgen von Leads viel einfacher machen können.
Es gibt keinen Grund, warum Terminanfragen nur auf der Konferenzplattform stattfinden sollten.
Was ist das?
Eines der größten Probleme für die Aussteller zeigte sich, als es um die Inhalte der Konferenz ging. Eine Reihe von Sessions wurde von Ausstellern gesponsert, die Live- oder vorab aufgezeichnete Präsentationen in mehreren Sprachen produzierten.
Viele dieser Sessions liefen gleichzeitig in verschiedenen Livestreams. Während mehrere Livestreams definitiv ein Bonus sind, blieben die Titel der Präsentationen oft unübersetzt. Die Teilnehmer mussten oft in mehrere Livestreams springen, bevor sie die richtige Sprache fanden.
Man kann sich die Frustration der Sponsoren und Aussteller vorstellen, die Präsentationen entwickelt und bezahlt haben, die dann im Konferenzprogramm falsch dargestellt wurden.
Geben sie nicht der Plattform die Schuld.
Es ist klar, dass jede dieser Herausforderungen Aussteller frustrieren würde. Langsame Ladezeiten, fehlende Filter- und Suchoptionen frustrieren potenzielle Käufer. Technische Probleme verwandeln virtuelle Messen in kaum mehr als alphabetische Verzeichnisse. Definitiv kein Marktplatz!
Obwohl die oben genannten Punkte anekdotisch sind, sehen wir sie immer wieder.
Es mag einfach sein, die Schuld auf die Veranstaltungstechnik oder die Umstellung auf virtuelle Messen zu schieben.
Wenn Ihre Aussteller und Sponsoren mit ihrer Erfahrung auf Ihrem virtuellen Event nicht zufrieden sind, sollten Sie nicht der Software die Schuld geben – es liegt an Ihrer Organisation.
Was Organisatoren Tun Können
Aussteller können bei virtuellen Events ein unglaubliches Erlebnis haben. Es erfordert die richtige Organisation, die Wahl der richtigen Plattform und das Bewusstsein für Erfahrungen. Es erfordert ein hohes Maß an Produktion und Überlegung seitens der Organisatoren, um ein großartiges Erlebnis für die Aussteller zu schaffen .
Organisatoren müssen die Customer Journey der Aussteller ebenso wie die der Teilnehmer in ihre virtuellen Konzepte einbeziehen. Identifizieren Sie die Probleme, die Aussteller an jedem Punkt des Prozesses erleben. Wie kann die Technologie diese adressieren?
Wenn es um Plattformen geht, ist es ein regelrechter Käufermarkt für Eventtech. Treffen Sie Ihre Entscheidungen sorgfältig. Veranstalter sollten ihre „Must-haves“ auswählen, bevor sie eine Plattform wählen. Bauen Sie Ihr virtuelles Messe-Erlebnis nicht um eine bestimmte Plattform oder Technologie herum auf, bevor Sie nicht die Funktionen identifiziert haben, die für Ihre Teilnehmer den größten Nutzen bringen. In einem Messeumfeld sollten Sie Plattformen bevorzugen, die Networking und Verkauf zu einem einfachen und eleganten Prozess machen. Suchen Sie nach Funktionen, die sich in bestehende Anwendungen integrieren lassen, die Ihre Aussteller möglicherweise nutzen.
Die Richtigen Fragen Zu Eventtech Stellen
Klassifizierung und Organisation von Ausstellern
Prüfen Sie beim Vergleich der Plattformauswahl, wie Aussteller und Sponsoren klassifiziert und organisiert werden können. Wie können sie gesucht werden? Ist es möglich, verschiedene Kategorien farblich zu kodieren? Kann die Plattform mehrere Ausstellerflächen innerhalb Ihrer Veranstaltung hosten, oder werden alle Aussteller zusammen untergebracht? Wie können Aussteller hervorgehoben werden, und wie können Interessenten Informationen über sie sammeln?
Digitale Messestände
Der „Digitale Messestand“ ist der Ort, an dem viele Ihrer Aussteller den größten Teil ihrer Veranstaltung verbringen werden. Für Veranstalter ist es wichtig, sich zu erkundigen, welche Arten von Branding- und Gestaltungsmöglichkeiten es für den Messestand gibt. Wie können Aussteller ihre Flächen gestalten und wie einfach ist es für sie, diese zu verändern? Können Messestände während der Veranstaltung angepasst werden? Oder nur vor der Veranstaltung?
Wie werden die Kontaktinformationen dargestellt? Können die Ausstellerflächen mit externen Anwendungen verbunden werden? Gibt es eine Möglichkeit zu zeigen, welche Vertreter der Firma online sind? Welche Formate können angepasst werden?
Allgemeine Technik-Checks
Bei der Bewertung von Plattformen für Ihr virtuelles Event gibt es einige grundlegende Überlegungen, die Sie beachten sollten. Fragen Sie den Veranstalter, ob Sie eine externe Veranstaltung auf seiner Plattform besuchen können, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Achten Sie auf die Ladezeiten und das allgemeine Erscheinungsbild der Veranstaltung. Wie unterscheiden sich die Erfahrungen der verschiedenen Stakeholder Ihres Events?
Für Organisatoren kann es schwierig sein, alle Event-Stakeholder gleichermaßen zu bedienen. Aber Liebe zum Detail, gute Organisation und die richtige Wahl der Plattform können sicherstellen, dass die Aussteller nicht auf der Strecke bleiben.
Geschrieben von:
Felix Josephi
PIRATEx Managing Director
