Wenn deine Angst dazu führt, dass dein Publikum etwas verpasst

Es ist nur ein Augenblick vergangen und schon ist der Sommer wieder vorbei? 

Unabhängig von deiner Zielgruppe oder Branche war dies eine Saison voller Veranstaltungen, wie wir erwartet haben. September und Oktober sind nicht anders. Für Veranstaltungsproduzenten ist das aufregend (wir bereiten uns darauf vor, eine der abgefahrensten Partys während der DMEXCO im nächsten Monat zu organisieren. Wenn du dabei sein möchtest, antworte mir einfach hier, um auf die Liste zu kommen😉), aber die Hektik des Sommers kann für Veranstaltungsorganisatoren eine stressige Zeit sein.

Du befürchtest, dass deine Veranstaltung in der Masse untergeht und machst dir Sorgen, dass die Teilnehmer:innen- und Sponsorenzahlen hinter den Erwartungen zurückbleiben könnten. Aber da sich die Veranstaltungszahlen weiter erholen, müssen Organisatoren nicht nur in der Sommersaison dafür sorgen, dass ihre Veranstaltung heraussticht. 

Wenn deine potenziellen Teilnehmer:innen mehr Veranstaltungen in ihrem Kalender stehen haben, als sie besuchen können, gibt es eine einfache Lösung: On-Demand-Optionen für Veranstaltungen. 

Leider ist das eine Möglichkeit, die viele Organisatoren von persönlichen Veranstaltungen nicht nutzen.

Und warum? 

Ein Grund, den ich immer wieder höre, ist die Befürchtung, dass digitale Teilnahme-Optionen die Zahl der physischen Teilnehmer:innen verringern würden. 

Wir haben nicht festgestellt, dass dies der Fall ist – aber wenn deine Zielgruppe nach digitalen Teilnahmemöglichkeiten sucht, warum solltest du dann nicht auf sie hören? Welchem Ziel dient dein Veranstaltungskonzept – deinem oder dem deiner Teilnehmer:innen? 

Einer der größten Vorteile der digitalen Turn-In-Veranstaltungen ist die Möglichkeit, dein Publikum nicht nur dort zu treffen, wo es sich aufhält, sondern auch dann, wenn es für die Teilnahme günstig ist. Es gibt keine Möglichkeit, sicherzustellen, dass das Datum deiner Veranstaltung mit dem aller Teilnehmer:innen übereinstimmt, die du gerne dabei hättest. Aber wenn du etwas Großartiges zu bieten hast, solltest du nicht zulassen, dass deine Community etwas verpasst, nur weil der Zeitpunkt nicht stimmt. 

Mit ein wenig Kreativität ist es ganz einfach, deine Veranstaltung auf Abruf zugänglich zu machen, und zwar auf eine Art und Weise, die von Dauer und Bedeutung ist. Die Antwort muss nicht unbedingt ein Hybrid-Event sein. Es sollte aber mehr sein als eine Livestream-Aufzeichnung. Überlege dir, wie du dein Veranstaltungskonzept über ein Datum und eine Uhrzeit hinaus erweitern kannst. Erweitere deine Vorstellung von deiner Veranstaltung selbst. Dein Publikum und deine Community sind bereits auf der Suche danach. Also komm ihnen entgegen! On-Demand- und Daueroptionen werden in Zukunft ein wichtiger Bestandteil von Veranstaltungen sein (ein Grund, warum das Metaversum so heiß diskutiert wird). Verpasse also nicht ein riesiges potenzielles Publikum und eine große Reichweite. 

Hier ist, was ich diese Woche aufgeschnappt habe:

Die Veranstaltungsbranche im Wandel:

Event Partner
Forum Veranstaltungswirtschaft kritisiert Entwurf des neuen Infektionsschutzgesetzes
Die Verbände der deutschen Veranstaltungswirtschaft haben die Bundesregierung aufgefordert, noch in diesem Herbst Gespräche über einen neuen Gesetzentwurf zur Bekämpfung des Coronavirus aufzunehmen. Die Branche argumentiert, dass die Regierung sich geweigert hat, mit ihren Vertretern über die geplanten Coronavirus-Vorschriften zu sprechen und um Hilfe für die Veranstaltungsbranche bei der Erholung gebeten hat. 

BetaKit
Q4 Inc. lays off eight percent of staff to accelerate “path to profitability”
Das börsennotierte Live-Kommunikationsunternehmen Q4 kündigt einen Personalabbau an und schließt sich damit anderen Technologieunternehmen an, die nach enormen Zuwächsen im letzten Jahr eine Umstrukturierung vornehmen. Q4 konzentrierte sich auf digitale Kommunikation und virtuelle Webinar-Technologien sowie Online-Event-Lösungen für Unternehmen und verzeichnete während der Pandemie massive Zuwächse. 

Skift
Meetings and Events Forecast to Fully Recover Next Year
Skift analysiert einen neuen Bericht von Knowland, der darauf hindeutet, dass sich die Veranstaltungsbranche bis zum nächsten Jahr vollständig erholen wird. Sofern es nicht zu weiteren Schwankungen kommt. Angesichts der zunehmenden Erholung in den letzten zwei Quartalen scheinen Firmenevents in Bezug auf das Volumen wieder auf dem richtigen Weg zu sein, wenn sich die aktuelle Entwicklung fortsetzt, heißt es in der Studie. Dieses Maß für den Aufschwung bezieht sich jedoch nur auf die Anzahl der stattfindenden Veranstaltungen, nicht unbedingt auf die Qualität oder den Umfang der Veranstaltungen selbst. 

Skift
Event Attendance at 65 Percent May Be As Good As It Gets, New Data Shows
Skift hebt einen neuen Forschungsbericht von Freeman hervor, der einen weiteren Blick auf den Aufschwung der Veranstaltungsbranche wirft. Hier wird etwas weniger Positives festgestellt als in der vorherigen Studie. Sie stellen eine regelmäßige, konstante Zahl fest: rückläufige Besucherzahlen in der gesamten Branche. Vergleicht man die Besucherzahlen für eine Reihe von Branchenveranstaltungen, so stellen die Planer fest, dass die Zahlen etwa 65 % von dem erreichen, was sie 2019 waren, und dass sie konstant bleiben. Frustrierend für die Organisatoren sind die Diskrepanzen zwischen Anmeldungen und Besucherzahlen, wobei die Anmeldungen leicht über den tatsächlichen Besucherzahlen liegen. Die Forscher argumentieren, dass es für Veranstalter sinnvoll ist, sich auf diesen Zeitraum zu konzentrieren und die Teilnehmer:innen zu ermutigen, sich nicht nur für Veranstaltungen anzumelden, sondern auch teilzunehmen. 

Tradeshows in 2022

Handelsblatt
Wirtschaft: Elektronikmesse IFA will nach Pandemie-Pause durchstarten
Die Unterhaltungselektronik Messe IFA strebt nach den Verzögerungen durch die Pandemie und mit einem möglichen neuen Vertrag einen Weg der Rentabilität und des Wachstums an. Der derzeitige Vertrag der IFA läuft im nächsten Jahr aus. Einige Parteien führen aber wirtschaftliche Veränderungen im Kaufverhalten an, die einen Umzug der Messe an ihrem derzeitigen Standort gefährden könnten. Die Berliner Messe, Europas größte Messe für Unterhaltungselektronik, beginnt nächste Woche. Mobilitätsmesse: Genfer Autosalon 2023 wegen geopolitischer Unsicherheiten abgesagt [Handelsblatt] Der Genfer Automobilsalon hat seine Hauptveranstaltung in der Schweiz im Jahr 2023 abgesagt. Als Grund werden unspezifische wirtschaftliche, geopolitische und pandemische Gründe genannt. Die Organisatoren gaben an, dass die Risiken der Veranstaltung die Chancen überwiegen und konzentrieren sich stattdessen auf die Ausrichtung einer Veranstaltung in Katar in Zusammenarbeit mit Qatar Tourism. Der Genfer Automobilsalon hat seit 2019 nicht mehr stattgefunden, nachdem die letzte Ausgabe im Jahr 2020 wenige Tage vor der Messe aufgrund eines Coronavirus abgesagt wurde. Der Genfer Autosalon war eine der größten Automobilveranstaltungen der Welt und zog während der Messe mehr als 600.000 Besucher:innen an. 

Welt
Gamescom: Nun gibt es die Messe wieder als echtes Event in Köln
Die Gamescom kehrt diese Woche nach Köln zurück, und zwar in einem hybriden Stil. Die letzten beiden Jahre wurde die Gamescom virtuell abgehalten. Die Organisatoren gaben aber an, dass sie gerne wieder zum physischen Event zurückkehren möchten. Als die Gamescom 2019 physisch stattfand, kamen 370.000 Menschen nach Köln. In diesem Jahr werden 1100 Aussteller erwartet. Leider fehlen aber einige der Hauptsponsoren, die die Veranstaltung in der Vergangenheit angezogen hat, darunter Nintendo, Sony und Electronic Arts. 

How to do it:

Third Sector
Zoe Amar: How can we make events more inclusive?
Für viele sind hybride Optionen ein Mittel, um unterrepräsentierten Menschen die Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen zu ermöglichen, die sie vielleicht nicht persönlich besuchen können. In diesem Meinungsbeitrag argumentiert Zoe Amar, dass Technologie die Inklusion erheblich verbessern kann, aber nicht der einzige Faktor bei der Gestaltung einer inklusiven Veranstaltung sein darf. Die Organisatoren sollten die Barrierefreiheit von Anfang an berücksichtigen und bei der Planung auf Inklusion achten. 

Inside Higher Ed
Building community in online conferences, events (opinion)
Online bedeutet nicht „isoliert“ und persönlich bedeutet nicht unbedingt „einbezogen“. Virtuelle Veranstaltungen können die „Gemeinschaft“ fördern, indem sie die Eigenverantwortung, Gleichberechtigung und Handlungsfähigkeit der Teilnehmer:innen unterstützen.  

Conference News
How to plan a successful virtual event
Virtuelle Veranstaltungen sehen in der zweiten Hälfte des Jahres 2022 ganz anders aus als zu Beginn der Pandemie. Es liegt nun an den Veranstaltern, ihre Konzepte und Technologien weiterzuentwickeln, um Online-Erlebnisse für das Publikum interessant zu machen. Hier sind einige nützliche Hinweise für Veranstalter, die dabei helfen können virtuelle Erlebnisse zu schaffen, die im Jahr 2022 neu und effektiv sind. Der Autor hat außerdem ein praktisches Starter-Kit für virtuelle Veranstaltungen für die Leser:innen zusammengestellt. 

Nicht verpassen:

Netzpalaver
Metaverse ist mehr als Virtual-Reality
Der Hype um das „Metaverse“ nimmt weiter zu. Das Wachstum und das Potenzial dieser immersiven virtuellen Räume sind mehr als nur ein Schlagwort. Sie bieten die unglaubliche Möglichkeit, die Art und Weise, wie Menschen miteinander in Kontakt treten und sich austauschen, zu verändern. Es wird jedoch noch einige Zeit dauern, bis sie allgegenwärtig werden. In der Zwischenzeit gibt es mehr darüber zu lernen, wie sie genutzt werden können und werden. In diesem Beitrag werden einige der wichtigsten Konzepte erläutert und beschrieben und was wir erwarten können, wenn sich Metaverse-Räume weiterentwickeln und wachsen.

Forbes Leadership
The Role Of Empathy In A Virtual-First World
Dieser Artikel hat mich diese Woche zum Nachdenken gebracht. Ich habe das Gefühl, dass wir erst am Anfang dessen stehen, was mit digitalen Veranstaltungen und Erlebnissen möglich ist. Allerdings klafft eine beträchtliche Lücke zwischen dem spannenden Potenzial und der leider manchmal begrenzten Realität. Im Moment ist die Technologie noch nicht in der Lage, persönliche Kontakte zu erleichtern. Bis die Technologie aufholt, bringt uns die Empathie in der Zwischenzeit weiter. Ich würde gerne wissen, was du über diesen Artikel denkst.

Abschließende Gedanken

Gibt es etwas, das uns in diesem Sommer über den vollen Terminkalender hinaus auf Trab gehalten hat? Ein Büroumzug! PIRATEx ist an einen neuen Standort in Köln gezogen, wo wir ein Full-Service-Studio eingerichtet haben. Damit können wir unser Angebot an Videoproduktionen und Eventmöglichkeiten massiv verbessern. Wenn du  in der Nähe bist, zögere nicht, uns in der PIRATEx GmbH, Stolberger Str. 90d, 50933 Köln zu besuchen!

Wenn du jemanden kennst, für den The Lookout interessant sein könnte, teile es ihm bitte mit!

The Lookout Newsletter #65

Written by:
Felix Josephi
PIRATEx Managing Director