Innovation durch phygitale Events: Die Kombination von digitalen und physischen Welten

Heutzutage ist es üblich geworden, dass Veranstaltungen über ihre physischen Standorte hinausgehen und in einem hybriden Raum stattfinden, der sowohl die physische als auch die digitale Welt vereint. Das hybride Veranstaltungsmodell ist jedoch mit zahlreichen Herausforderungen und Kosten verbunden, die selbst erfahrene Veranstaltungsorganisatoren frustrieren können. Von versteckten Kosten über die Koordination einer Veranstaltung für zwei Zielgruppen mit unterschiedlichen Erwartungen bis hin zu Personalproblemen… die Liste ist lang! An dieser Stelle setzt das Konzept „phygitales Event“ an. Bei diesem Format werden digitale Elemente sorgfältig in eine physische Veranstaltung integriert, um das Format vor Ort zu ergänzen. 

Phygitale Events sind eine Erweiterung der Entwicklung innovativer phygitaler Erlebnisse im Einzelhandel und auf Marktplätzen, die darauf abzielen, das Erlebnis in den Geschäften zu bereichern und zu verändern. In ähnlicher Weise bieten phygitale Veranstaltungen den Teilnehmer:innen eine einzigartige Kombination aus physischen und digitalen Erlebnissen, was sie zu einer spannenden Option für Vermarkter und Veranstaltungsexpert:innen macht. In diesem Blogartikel erläutern wir dir die Vorteile von phygitalen Veranstaltungen und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Veranstaltung.

Was sind phygitale Events?

Wie bereits erwähnt, ist die Zahl der Veranstaltungsprofis, die sich mit der Organisation von hybriden Veranstaltungen für mehrere Zielgruppen wohl fühlen und dazu in der Lage sind, gering. Hybride Veranstaltungen können aus so vielen Elementen bestehen, die richtig ausgeführt werden müssen. Das führt zu Konzepten, die schnell dein Budget sprengen und viel Kreativität erfordern, um sie einzigartig zu machen. 

Die Herausforderungen der Durchführbarkeit hybrider Veranstaltungen in Verbindung mit der begeisterten Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen haben phygitale Veranstaltungen zu einer attraktiven Option gemacht.

Phygitale Veranstaltungen lassen sich am besten als primär physische Veranstaltungen mit digitalen Zusätzen verstehen, die den Teilnehmer:innen ein intensiveres und interaktiveres Erlebnis bieten sollen. Die digitalen Komponenten ergänzen das, was die Teilnehmer:innen vor Ort erleben. Sie dienen nicht dazu, die Veranstaltung über den physischen Rahmen hinaus zu erweitern. Diese Veranstaltungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie ein ansprechenderes Erlebnis bieten, als rein virtuelle Veranstaltungen und den Lebenszyklus einer physischen Veranstaltung verlängern.

Die Möglichkeiten für phygitale Veranstaltungen sind endlos. Die Teilnehmer:innen können eine Vielzahl von interaktiven Elementen wie Augmented Reality, Virtual Reality, intelligente KI-Technologie und mehr erleben. Unternehmen können diese Elemente nutzen, um ein einzigartiges Erlebnis für ihre Teilnehmer:innen zu schaffen.

Die Vorteile von phygitalen Events.

Phygitale Veranstaltungen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da die Organisatoren die vielen Vorteile erkannt haben, die sie bieten. Phygitale Veranstaltungen können ein attraktiveres und flexibleres Erlebnis bieten, das ein viel größeres Publikum erreichen kann.

1- Intensiveres Erlebnis

Phygitale Events sind die perfekte Mischung aus physischen und digitalen Erlebnissen, die ein unglaublich intensives Erlebnis schaffen. Durch die Kombination des Besten aus beiden Welten schaffen phygitale Events eine einzigartige Atmosphäre, die weder in einer physischen noch in einer digitalen Umgebung allein reproduziert werden kann. Phygitale Elemente wie adaptive Erlebnisse, die auf der Grundlage des Teilnehmerprofils durch die Verwendung von Smart Badges (hier im Deutschland-Pavillon auf der Expo 2020) oder durch Biomarker (Lichter, die sich anhand der Herzfrequenz eines Teilnehmerden verändern) reagieren, sind ein Beispiel dafür. Die Schaffung immersiver Umgebungen trägt dazu bei, ein unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer:innen zu schaffen. Durch interaktive Elemente wie Augmented Reality, Virtual Reality und KI-Technologie können die Teilnehmer:innen auf neue und aufregende Weise mit den Veranstaltungsinhalten interagieren.

2- Erhöhte Interaktion

Phygitale Events bieten den Teilnehmer:innen eine viel ansprechendere Erfahrung als traditionelle physische oder digitale Veranstaltungen. Durch den Einsatz interaktiver Elemente und digitaler Tools können die Teilnehmer:innen auf sinnvolle Weise mit den Inhalten interagieren. Beispielsweise kannst du durch den Einsatz von AR- und VR-Technologie, deine Teilnehmer:innen durch Gamification zur Interaktion mit Ständen und Exponaten anregen oder die Wegfindung innerhalb des Veranstaltungsortes erleichtern. Einfacher ist es, digitale Tools zu nutzen, um auf einfache Weise Frage- und Antwortrunden zu leiten oder eine Event-App einzuführen, mit der du während deiner Veranstaltungen Give-aways veranstalten kannst. Kreative digitale Ergänzungen des persönlichen Erlebnisses tragen dazu bei, dass die Teilnehmer:innen aktiv bleiben und sich für die Veranstaltungsinhalte interessieren, was zu einer höheren Beteiligung und Zufriedenheit führt.

3- Flexibles Event Format

Ein weiterer wichtiger Vorteil des phygitalen Formats ist die größere Flexibilität. Durch die Kombination von physischen und digitalen Elementen können die Organisatoren das Event leicht auf die Bedürfnisse der Teilnehmer:innen abstimmen und Anpassungen auf der Grundlage ihrer Erwartungen und Vorlieben vornehmen. Der Einsatz digitaler Technologie kann den Teilnehmer:innen helfen, eine Vorauswahl an Veranstaltungen zu treffen, die sie aufgrund ihres Profils und ihrer Erwartungen interessieren könnten. Die Organisatoren können diese Präferenzen dann nutzen, um das Event in Echtzeit anzupassen, z. B. wenn sie ein großes Interesse an einer bestimmten Sitzung feststellen, kann diese in einen größeren Raum verlegt oder eine spezielle Frage- und Antwort Runde oder eine zusätzliche Sitzung in das Programm aufgenommen werden.

4- Höhere Reichweite deines Events 

Phygitale Events bieten eine aufregende neue Möglichkeit, ein größeres Publikum zu erreichen. Durch die Kombination von physischen und digitalen Elementen bieten phygitale Events den Veranstaltern eine unglaublich wirkungsvolle Möglichkeit, ihr Publikum anzusprechen. Der Einsatz von immersiver Technologie und das Angebot eines kreativen und einprägsamen Erlebnisses heben dein Event von anderen ab. Um auf das bereits erwähnte Gamification-Beispiel zurückzukommen, können diese Elemente so verpackt werden, dass sie leicht in den sozialen Medien geteilt werden können. Das kann z. B. mit einem 3-D-Fotostand oder einem digitalen Messespiel, das vor Ort gespielt werden kann umgesetzt werden. Interaktionen wie diese regen die Teilnehmer:innen dazu an, ihre Erfahrungen über die Grenzen des Veranstaltungsortes hinaus zu teilen. Je stärker sich dein Event von anderen abhebt, desto wahrscheinlicher ist es, dass du eine größere Zielgruppe erreichst und bei dieser einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

5- Sammle mehr Daten 

Die Kenntnis der Schlüsselelemente, die dein Event zu einem Erfolg gemacht haben, ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass du auch in Zukunft Events organisieren kannst, die in Erinnerung bleiben. Dazu musst du Daten über deine Events, die Teilnehmer:innen und die auf deiner Veranstaltung produzierten Inhalte sammeln. Die Einführung phygitaler Elemente bei deinem Event ist ein sicherer Weg, um Daten zu sammeln, die dein Marketing- und Veranstaltungsteam analysieren kann. Darüber hinaus ermöglicht das phygitale Format ein individuelles Erlebnis für jede:n Teilnehmer:in. Je nach Interesse, den besuchten Sessions oder den Inhalten, mit denen sie interagieren, kann die KI-Technologie verwendet werden, um ähnliche Inhalte vorzuschlagen, die ihnen gefallen würden, oder ihnen maßgeschneiderte CTAs zu senden.

6- Bleibe an der Spitze der Innovation 

Der Hype um Veranstaltungstechnik hat seit 2020 zugenommen. Die meisten Menschen denken bei Eventtechnologie an Veranstaltungsplattformen, Marketinglösungen oder digitales Event-Ticketing, vergessen aber oft eine ganz neue Kategorie: Vor-Ort- und Sensortechnologie. Dazu gehören intelligente Technologien wie RFID-Technologie zur Verkürzung von Wartezeiten, Gesichtserkennung zum schnelleren Einchecken und Sensoren zur Visualisierung der Verkehrsführung und des Gebäudezustands. Phygital bietet den Teilnehmer:innen einzigartige Erlebnisse, indem es Technologien einführt, die das Veranstaltungserlebnis verbessern sollen.

Insgesamt bieten phygitale Events zahlreiche Vorteile für Organisatoren und Teilnehmer:innen gleichermaßen. Angesichts der höheren Teilnehmerzahlen, der größeren Beteiligung, der Flexibilität und der größeren Reichweite ist es kein Wunder, dass diese Events eine gute Wahl für Eventproduzenten sind, die ihren Teilnehmer:innen einen noch größeren Mehrwert bieten wollen. Für Eventorganisatoren, die ihre Reichweite und die Interaktion maximieren und gleichzeitig die neueste Eventtechnologie einsetzen möchten, sind phygitale Events eine hervorragende Option.

Sind phygitale Events die Zukunft der Eventindustrie?

In den letzten Jahren haben sich die Veranstaltungen als Reaktion auf die Covid-19-Pandemie erheblich weiterentwickelt. Die Veränderungen waren in allen Bereichen der Branche zu spüren. Sie zeigen sich in den Eventformaten, aber auch in der Veränderung der Zielsetzung von Events, der Rolle von Veranstaltern und der Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Kunden und Communitys interagieren. Eine Erkenntnis, über die sich alle einig sind, ist, dass das wichtigste Ziel von Events nach wie vor darin besteht, einen Mehrwert zu bieten – egal ob in digitalen oder physischen Räumen.

Da sich die Landschaft der Eventtechnologien erheblich erweitert hat, haben viele erwarteten, dass hybride Formate zum Standard werden würden, nachdem die Einschränkungen durch die Pandemie abgeklungen sind und es für die Teilnehmer:innen wieder sicher ist, sich persönlich zu treffen. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass hybride Eventkonzepte zwar eine Option mit vielen Potenzialen sind, aber für die Organisatoren eine große Verpflichtung darstellen, die nicht für jedes Unternehmen und jedes Budget zugänglich ist.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die Lehren, die aus den digitalen Events während der Pandemie gezogen wurden, bald vergessen sind. In der Tat erwarten viele Teilnehmer:innen, Sponsoren und Aussteller nach zwei Jahren, in denen sie sich bei der Durchführung von Events auf die Eventtechnik verlassen haben, digitale Elemente. Das gilt auch dann, wenn Präsenzveranstaltungen wieder eingeführt werden. Aus diesem Grund ist zu erwarten, dass das phygitale Format immer beliebter werden wird. Phygitale Events bieten ein einzigartiges Veranstaltungserlebnis, indem sie Eventtechnologien einführen, die das Erlebnis für die Teilnehmer:innen interaktiver und bequemer machen. Einige der nützlichsten phygitalen Veranstaltungserweiterungen gab es schon vor der Pandemie, z. B. Smart Badges oder Sensortechnologien. Heute sind sie noch ausgefeilter und nützlicher für die Organisatoren von Events.

Event Technologien für dein nächstes phygitales Event

Wie bereits erwähnt, hat sich die Landschaft der Eventtechnik in den letzten Jahren stark erweitert. Von Virtual Reality bis hin zu interaktiver Technologie gibt es eine Vielzahl von technologischen Optionen, die man einbeziehen kann, um seinem Eventkonzept ein kreatives Flair zu verleihen. Mit der richtigen Technologie können Eventorganisatoren ein nahtloses und ganzheitliches hybrides Veranstaltungserlebnis schaffen, das den Teilnehmer:innen das Gefühl gibt, Teil des Geschehens zu sein. Doch für welche Technologie soll man sich nun entscheiden? Im Folgenden findest du einige unserer bevorzugten digitalen Technologie-Optionen, die du in dein Event integrieren kannst.

1- Sensor Technologie

Während die Sensortechnologie hauptsächlich für ihre industriellen Anwendungen bekannt ist, haben diese Technologien auch in der Veranstaltungsbranche ein beträchtliches und wachsendes Potenzial. Wenn du dein Event mit Sensoren ausstattest, kannst du die Auswirkungen deines Events in Echtzeit bewerten und analysieren. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse können Organisatoren den Inhalt und das Management ihres Events noch während des Events selbst anpassen und auf die Vorlieben der Teilnehmer:innen abstimmen. So kannst du beispielsweise das Personal einem Bereich zuweisen, wenn mehr Personen als erwartet kommen, die Ein- und Ausgänge verwalten und mögliche Engpässe beseitigen. Diese Maßnahmen können dazu beitragen, dass die Veranstaltung für die Teilnehmer:innen so reibungslos wie möglich abläuft

2- Smart Badges Technologie

Der Einsatz von Smart Badges bei deinem Event kann eine effektive Möglichkeit sein, das Networking einfacher und effizienter zu gestalten. Vor dem Event teilen deine Teilnehmer:innen ihre Interessen und Kontaktinformationen sowie ihre Netzwerkpräferenzen mit, die auf dem Smart Badge gespeichert werden. Wenn sie während dem Event getragen werden, können die Badges die Teilnehmer:innen benachrichtigen, wenn sie sich in der Nähe von anderen Teilnehmenden befinden, die ihren Präferenzen entsprechen. Der Badge hilft deinen Teilnehmer:innen, jemanden mit ähnlichen Interessen zu identifizieren. Das macht es wahrscheinlicher, mit ihm in Kontakt zu treten und in Verbindung zu bleiben, da der Smart Badge die Kontaktinformationen der Teilnehmer:innen automatisch weitergeben kann. Darüber hinaus erleichtern Smart Badges den Check-in-Prozess, wenn du einen digitalen Check-in eingerichtet hast. Das bedeutet, es kommt zu keinen langen Wartezeiten mehr, bevor die Teilnehmer:innen den Veranstaltungsort betreten können!

3- Augmented Reality Technologie

Augmented Reality ist eine wirklich spannende Technologie, die es uns ermöglicht, den physischen Raum mit virtuellen Elementen zu bereichern. Oft ist dafür keine zusätzliche Hardware erforderlich. Die Teilnehmer:innen benötigen lediglich ihr Telefon. Durch den Einsatz einer Web- oder Mobilanwendung kann die Erfahrung des Einzelnen völlig verändert werden. Die AR-Technologie hat viel Potenzial für ein Event. Sie kann genutzt werden, um das Beste aus einem Messestand herauszuholen: Wenn der Platz nicht ausreicht, um alle Produkte zu präsentieren, können Aussteller die AR-Technologie nutzen, um ihre Fläche zu erweitern, mehr Produkte hervorzuheben oder die Ausstellung speziell auf die Vorlieben der Teilnehmer:innen abzustimmen. Die Technologie kann auch eingesetzt werden, um den Weg zu einem Stand zu finden, indem sie die Navigation und die Wegfindung innerhalb des Veranstaltungsortes unterstützt. AR hat außerdem auch ein großes Potenzial für Spiele: Du könntest das Erlebnis der Besucher:innen interaktiver gestalten, indem du zum Beispiel eine AR-Schatzsuche organisierst.

4- RFID Technologie 

RFID (Radio-Frequency Identification) ist eine Technologie, mit der viele deiner Teilnehmer:innen bereits vertraut sind, die aber im Veranstaltungsbereich noch viel umfassender eingesetzt werden kann. Sie hat ein beträchtliches Potenzial, wenn es um das Einchecken bei deinem Event geht, kann aber auch für bargeldlose Zahlungen vor Ort eingesetzt werden, wodurch sich die Wartezeit an vielen Ständen verkürzen würde. RFID-Lesegeräte können auch an den Ständen eingesetzt werden, um Interesse zu bekunden oder digitale Produktinformationen anzufordern, wodurch die Menge an Papier und Verbrauchsmaterial reduziert wird. Diese Technologien bieten Veranstaltern die Möglichkeit, mehr berührungsfreie Veranstaltungen zu organisieren und so die Hygiene zu verbessern. Darüber hinaus erhalten die Organisatoren viele Einblicke in das Verhalten der Teilnehmer:innen. Das kann ihnen helfen, zu verstehen, was den Leuten wirklich gefallen hat oder nicht.

5- Artificial Intelligence

Die KI-Technologie wird heutzutage immer beliebter und zugänglicher. Der Einsatz von KI bei deinen Events kann eine großartige Ergänzung sein, sowohl für die Organisatoren als auch für die Teilnehmer:innen des Events. KI kann zum Beispiel dazu verwendet werden, den Ablauf des Events zu optimieren, Anmeldungen zu verwalten und sogar das Verhalten der Teilnehmer:innen zu analysieren. KI kann auch verwendet werden, um den Teilnehmer:innen personalisierte Erlebnisse zu bieten, z. B. Empfehlungen in Echtzeit auf der Grundlage ihrer Interessen und Vorlieben. Ein weiterer neuer Weg besteht darin, KI in die Eventplanung einzubeziehen, da textbasiertes maschinelles Lernen Organisatoren mit Vorschlägen für Veranstaltungsthemen, Marketingmaterialien, Inhaltsvorschlägen und mehr ausstatten kann. Diese Tools erleichtern die Arbeit von Veranstaltungsfachleuten, die dann eine deutlich menschliche Note hinzufügen können.

Insgesamt gibt es viele verschiedene Technologien, die dir helfen können, das Erlebnis deiner Teilnehmer:innen zu verbessern und dir gleichzeitig viele nützliche Daten zu liefern. Dabei spielt es keine Rolle, ob du dich für KI oder intelligente Wearables entscheidest. Für welche du dich entscheidest, hängt von deinem Event, dem Veranstaltungsort, den Zielen deines Events, der Art der Daten, die du sammeln möchtest, und natürlich von deinem Budget ab.

The Bottom Line

Phygitale Events sind eine großartige Möglichkeit, Menschen in einem einzigartigen Umfeld zusammenzubringen. Sie wirken frisch und neu und stützen sich gleichzeitig auf bewährte Technologien. Dieses Eventformat ermöglicht interaktive und fesselnde Erlebnisse für die Veranstaltungsteilnehmer:innen. Durch die Kombination virtueller und physischer Elemente schließen phygitale Events die Lücke zwischen traditionellen Events und digitalen Erlebnissen und ermöglichen so anregende Gespräche und sinnvolle Verbindungen. Sie bieten auch eine hervorragende Möglichkeit für Unternehmen, mit ihren Kunden auf sinnvolle Weise in Kontakt zu treten und ihnen einen Mehrwert zu bieten. Mit der richtigen Technologie und Planung können phygitale Events zu einem intensiven, kreativen und unvergesslichen Erlebnis für alle Teilnehmenden werden.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager