Live Event Marketing: Teilnehmer zu Botschaftern machen

Die meisten Veranstalter konzentrieren sich auf das Marketing vor und nach ihrem Event – und übersehen dabei eine goldene Gelegenheit: das Live Event Marketing. Dabei ist genau diese Phase ideal, um die Begeisterung deiner Teilnehmer:innen in kraftvolle Marketing-Momente zu verwandeln, die weit über den Veranstaltungsort hinaus wirken.

Mit der richtigen Strategie wird dein Event zur Content-Maschine, die nicht nur das Erlebnis vor Ort verstärkt, sondern auch deine digitale Reichweite vervielfacht und langfristige Bindungen schafft.

Warum das Live Event Marketing oft übersehen wird – und warum das ein Fehler ist

Die operativen Herausforderungen während einer Veranstaltung sind enorm – von technischen Details bis hin zur Betreuung von Referenten und Teilnehmern. Kein Wunder, dass das Marketing in dieser Phase oft in den Hintergrund rückt. Doch gerade hier liegen außergewöhnliche Chancen:

• Die emotionale Intensität ist am höchsten
• Authentische Momente entstehen in Echtzeit
• Die gesamte Community ist an einem Ort versammelt
• Begeisterung und Engagement sind greifbar

Statt diese einmalige Konstellation ungenutzt zu lassen, sollte ein strukturierter Ansatz entwickelt werden, um diese Energie zu kanalisieren und zu verstärken.

Teilnehmende als Content-Creator aktivieren: Die Kunst des organischen Multiplikator-Effekts

Deine Teilnehmenden sind potenzielle Content-Multiplikator:innen, die dein Event authentisch und glaubwürdig in ihren Netzwerken verbreiten können. Ihre persönlichen Eindrücke und Erlebnisse haben oft eine stärkere Wirkung als deine eigene Kommunikation – du musst dieses Potenzial nur gezielt aktivieren.

1. Shareable Moments designen

Schaffe bewusst Momente und Situationen, die zum Teilen einladen:

• Visuell beeindruckende Installationen: Instagram-taugliche Fotopunkte, die mit deiner Marke und dem Event-Thema verbunden sind
• Interaktive Elemente: Aktivitäten, die zu Fotos oder Videos animieren
• Überraschende oder emotionale Programmpunkte: Unerwartete Momente, die Reaktionen hervorrufen
• Physische Sharable-Elemente: Kreative Namensschilder, außergewöhnliche Goodie-Bags oder interaktive Event-Unterlagen

Fallbeispiel: Für den OMClub, eine der bekanntesten Afterpartys der DMEXCO, installierten wir einen LED-beleuchteten lila Catwalk. Dieses einfache, aber visuell beeindruckende Element wurde zum viralen Hit und tauchte in unzähligen Posts der Teilnehmenden auf. Die Kombination aus einem ungewöhnlichen Element und guter Beleuchtung machte es zu einem perfekten Moment des Teilens.

2. Einfache Sharing-Mechanismen bereitstellen

Mache das Teilen so einfach wie möglich:

• Kommuniziere event-spezifische Hashtags prominent – auf allen Materialien, Screens und durch regelmäßige Erinnerungen
• QR-Codes für den schnellen Zugang zu den eigenen Social-Media-Profilen oder speziellen Sharing-Plattformen
• Biete vorgefertigte Sharing-Templates für verschiedene Plattformen
• Technische Unterstützung bei der Content-Erstellung (z.B. Foto-Spots mit guter Beleuchtung, Smartphone-Ladestationen)

Praxistipp: Entwickle einen event-spezifischen Hashtag, der einprägsam, eindeutig und leicht zu tippen ist. Teste ihn vor dem Event auf allen relevanten Plattformen, um sicherzustellen, dass er noch nicht besetzt ist oder unerwünschte Assoziationen hervorruft.

3. Anreize für Content-Creation schaffen

Motiviere zum Teilen durch gezielte Anreize:

• Content-Wettbewerbe mit attraktiven Preisen für die besten Posts oder die kreativsten Inhalte
• Hervorhebung besonders kreativer Beiträge auf Event-Screens oder in der Event-App
• Exklusive Erlebnisse für aktive Content-Creator:innen (z.B. Meet & Greets mit Speaker:innen)
• Gamification-Elemente, die das Teilen belohnen

Beispiel: Bei einer Tech-Konferenz haben wir ein „Content Creator Spotlight“ eingeführt. Die besten User-generierten Inhalte wurden auf großen Screens im Foyer präsentiert und die Ersteller:innen erhielten VIP-Upgrades für den zweiten Veranstaltungstag.

Echtzeit-Engagement-Strategien: So reagierst du flexibel und nutzt die Live-Dynamik

Während dein Event läuft, eröffnen sich einzigartige Möglichkeiten für Echtzeit-Engagement – sowohl mit den anwesenden Teilnehmenden als auch mit einem erweiterten virtuellen Publikum. Diese Unmittelbarkeit schafft eine Authentizität und Dynamik, die in keiner anderen Marketingphase erreicht werden kann.

1. Live-Social-Media-Coverage

Implementiere einen strukturierten Ansatz für Live-Berichterstattung:

• Dediziertes Social-Media-Team vor Ort: Mindestens eine Person sollte ausschließlich für die Live-Berichterstattung zuständig sein
• Vorab festgelegter Content-Plan mit Flexibilität für spontane Highlights
• Mix aus geplanten und reaktiven Inhalten, um sowohl vorbereitete Kernbotschaften als auch die Dynamik des Events einzufangen
• Plattformspezifische Formate: Stories für Instagram, Threads für Twitter/X, kurze Clips für TikTok

Wichtig: Definiere klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege für schnelle Reaktionen. Ein „Content Command Center“ vor Ort kann als zentraler Punkt für Koordination, schnelle Bearbeitung und Freigaben dienen.

2. Interaktive Live-Umfragen und Q&As

Schaffe Feedback-Schleifen zwischen Programm und Publikum:

• Live-Polling während Vorträgen oder Diskussionen zu relevanten Themen oder Meinungen
• Digitale Q&A-Formate, die Fragen aus dem Publikum sammeln und priorisieren
• Visualisierung von Publikums-Feedback in Echtzeit auf Screens oder in der Event-App
• Unmittelbare Reaktion auf Stimmungen und Interessen im Raum

Praxis-Tipp: Nutze interaktive Tools wie Mentimeter, Slido oder die interaktiven Funktionen deiner Event-App, um Barrieren für die Teilnahme zu senken und mehr Menschen einzubeziehen.

3. Reaktives Content-Management

Reagiere flexibel auf die Dynamik des Events:

• Monitoring von Hashtags und Erwähnungen in Echtzeit
• Schnelle Verarbeitung aufkommender Themen oder Fragen
• Hervorhebung besonders relevanter Teilnehmenden-Inhalte durch Reposting oder Shares
• Echtzeit-Anpassung von Kommunikationsschwerpunkten basierend auf dem Feedback und Engagement

Fallbeispiel: Beim PIRATE Summit nutzen wir Live-Posting nicht nur zur Dokumentation, sondern gezielt als Service für die Teilnehmenden: Wir informieren in Echtzeit über beginnende Sessions, Ortswechsel oder spontane Programmpunkte. Diese „Echtzeit-Navigation“ wird von den Teilnehmenden besonders geschätzt und erhöht die Qualität der Veranstaltung spürbar.

Content-Capture-Plan: Wie du systematisch wertvolle Inhalte während des Events erstellst

Während dein Event läuft, entsteht eine Fülle einzigartiger Inhalte, die sowohl für das Sofortmarketing als auch für zukünftige Kampagnen wertvoll sind. Eine gut durchdachte Strategie zur Erfassung von Inhalten stellt sicher, dass keine wichtigen Momente verloren gehen.

1. Professionelle Dokumentation

Plane eine umfassende Dokumentation deines Events:

• Professionelles Foto- und Videoteam mit klarem Briefing zu Kernmomenten, Corporate-Identity-konformer Bildsprache und erwarteten Formaten
• Mix aus geplanten Shots und authentischen Momentaufnahmen
• Verschiedene Formate für unterschiedliche Plattformen: Hochkant für Stories, Querformat für LinkedIn, kurze Clips für Social Media
• Klare Prozesse für schnelle Bearbeitung und Freigabe noch während des Events

2. Content-Hubs vor Ort

Richte dedizierte Bereiche für Content-Erstellung ein:

• Interview-Stationen für kurze Statements von Speaker:innen und Teilnehmenden
• Professionell beleuchtete Foto-Spots mit Branding-Elementen
• Video-Booths für spontane Reaktionen und Testimonials
• Podcast-Corner für tiefergehende Gespräche

Praxis-Tipp: Schaffe eine entspannte Atmosphäre in diesen Bereichen, damit die Teilnehmenden sich wohlfühlen und authentisch agieren. Ein gutes Briefing der Interviewer:innen sorgt für konsistente Qualität.

3. Mikro-Content-Strategie

Erfasse gezielt kurze, aussagekräftige Content-Snippets:

• Prägnante Zitate und Key Takeaways aus Vorträgen und Diskussionen
• Reaktionsshots zu Keynotes oder Überraschungsmomenten
• Kurze Expert-Tipps von Speaker:innen
• Behind-the-Scenes Momente, die Authentizität und Nähe schaffen

Wichtig: Bereite Templates für verschiedene Content-Typen vor, um die schnelle Produktion vor Ort zu erleichtern.

Hybride und Streaming-Strategien: Die Brücke zwischen physischem und digitalem Publikum

Auch bei klassischen Präsenzveranstaltungen bieten hybride Elemente und Streaming-Komponenten enorme Möglichkeiten, die Reichweite deines Events zu vervielfachen. Sie ermöglichen es dir, ein virtuelles Publikum einzubeziehen, das sonst keinen Zugang zu deiner Veranstaltung hätte.

1. Gezielte Streaming-Komponenten

Wähle bewusst, welche Teile deines Events du streamst:

• Keynotes und Hauptvorträge, die für ein breites Publikum relevant sind
• Panel-Diskussionen zu breit relevanten Themen
• Exklusive Interviews mit Speaker:innen als ergänzender Content

Wichtig: Nicht jedes Format eignet sich für Streaming. Interaktive Workshops oder Networking-Formate funktionieren oft besser exklusiv vor Ort.

2. Virtuelle Engagement-Möglichkeiten

Schaffe Interaktionsmöglichkeiten für dein virtuelles Publikum:

• Moderierte Chat-Funktionen während Streams
• Digitale Q&A-Tools mit Priorisierung durch Voting
• Virtuelle Networking-Räume parallel zu Pausen vor Ort

Fallbeispiel: Für den Out of the Box Award entwickelten wir eine hybride Strategie, bei der unser Team parallel zum Hauptstream den Live-Chat moderierte, Fragen sammelte und direkt an die Moderation vor Ort weiterleitete. Diese Brücke zwischen virtuellem und physischem Publikum schuf ein inklusives Erlebnis für alle Teilnehmenden.

3. Plattform-Auswahl und technische Umsetzung

Wähle die richtigen Plattformen für deine Streaming-Strategie:

• Geschlossene Plattformen für exklusiven Zugang (Event-Apps, passwortgeschützte Bereiche)
• Öffentliche Plattformen für maximale Reichweite (YouTube, LinkedIn Live, etc.)
• Multi-Streaming für verschiedene Zielgruppen
• Technisches Setup für professionelle Qualität (Kamera, Ton, Beleuchtung, Übertragungsqualität)

Praxis-Tipp: Teste dein technisches Setup immer vorher unter realistischen Bedingungen. Ein Backup-Plan für technische Ausfälle ist unverzichtbar.

Social-Media-Takeovers: Authentische Perspektiven durch temporäre Kanalübernahmen

Live-Social-Media-Takeovers – bei denen Speaker:innen, Influencer:innen oder ausgewählte Teilnehmer:innen temporär die Kontrolle über deine Social-Media-Kanäle übernehmen – schaffen authentischen, perspektivenreichen Content und erschließen über die Netzwerke deiner Takeover-Partner neue Audiences.

1. Sorgfältige Partner-Auswahl

Wähle Takeover-Partner nach strategischen Kriterien:

• Authentische Verbindung zu deinem Event oder Thema
• Storytelling-Fähigkeiten und Medienkompetenz
• Relevanz für deine Zielgruppe
• Eigene Reichweite und Engagement-Rate

Wichtig: Briefing und Guidelines sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Content zur Marke passt und professionellen Standards entspricht.

2. Klare Struktur und Guidelines

Schaffe einen klaren Rahmen für den Takeover:

• Zeitlich begrenzte Slots mit definiertem Anfang und Ende
• Content-Guidelines mit Freiräumen für persönlichen Stil
• Klare Do’s und Don’ts für Brand Safety

3. Promotion vor, während und nach dem Takeover

Maximiere die Wirkung durch gezieltes Cross-Promotion:

• Vorankündigung des Takeovers in allen Kanälen
• Cross-Promotion durch den Takeover-Partner in dessen eigenen Kanälen
• Live-Promotion während des Events
• Nachbereitung mit Highlights und Best-of-Zusammenfassungen

Beispiel: Beim PIRATE Summit geben wir ausgewählten Startup-Gründer:innen die Möglichkeit, unseren Instagram-Account für jeweils zwei Stunden zu übernehmen. Wir bereiten sie mit einem 15-minütigen Briefing vor, geben ihnen ein Content Kit mit Templates und Hashtags an die Hand und fordern sie auf, ihren eigenen authentischen Blick auf das Event zu zeigen. Die Kombination aus Insider-Perspektive und Reichweite in neuen Communities hat die Engagement-Rate dieser Posts um durchschnittlich 87 Prozent gesteigert.

Die Kraft des „Live-Moments“: Warum Echtzeit-Content besonders wertvoll ist

Live-Content hat eine besondere Kraft, die sorgfältig geplante Marketing-Inhalte oft nicht erreichen können. Er ist authentisch, unmittelbar und erzeugt ein Gefühl von Exklusivität und FOMO (Fear of Missing Out) bei denjenigen, die nicht vor Ort sein können.

Warum Live-Content so wirkungsvoll ist:

• Authentizität: Ungefilterte, echte Momente wirken glaubwürdiger als stark kuratierte Inhalte
• Emotion: Live-Reaktionen transportieren Gefühle direkter und intensiver
• Unmittelbarkeit: Die Echtzeit-Komponente schafft ein Gefühl von „dabei sein“
• Interaktion: Live-Content ermöglicht direkte Reaktionen und echten Dialog

Praxistipp für Live-Content-Orchestrierung:

Bei größeren Events empfehlen wir ein spezialisiertes Content-Team mit klaren Rollen:

• 1-2 Personen für Echtzeit-Social-Media
• 1 Person für Live-Interviews und Statements
• 1 Person für Foto-Dokumentation
• 1 Person für Video-Capture
• 1 Person für Content-Koordination und Freigaben

Diese Spezialisierung ermöglicht ein konsistentes Content-Erlebnis trotz des hektischen Live-Umfelds.

Fazit: Die unterschätzten Chancen des Live Event Marketings nutzen

Das Live Event Marketing ist eine goldene Gelegenheit, die oft übersehen wird. Mit einem durchdachten Ansatz kannst du:

• Teilnehmer:innen zu Markenbotschafter:innen machen und ihre Netzwerke erschließen
• Authentischen, emotionalen Content generieren, der langfristig nutzbar ist
• Die Reichweite deines Events vervielfachen durch hybride Elemente
• Die Event-Erfahrung selbst verbessern durch interaktive Elemente und Echtzeit-Reaktionen
• Eine Fülle wertvoller Inhalte für dein Post-Event Marketing und zukünftige Kampagnen schaffen

Beginne bereits in der Planungsphase mit der Entwicklung deiner Live Event Marketing-Strategie. Lege klare Ziele, Verantwortlichkeiten und Prozesse fest und stelle sicher, dass die notwendigen personellen und technischen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Die hier vorgestellten Ansätze geben dir einen ersten Einblick in die Potenziale des Live Event Marketings. Im vollständigen Event Marketing Playbook findest du detaillierte Anleitungen, Checklisten und Best Practices für alle Aspekte des Event-Marketings – mit konkreten Beispielen, Tool-Empfehlungen und step-by-step Anleitungen für die Umsetzung.

Dein nächster Schritt: Lade dir jetzt das kostenlose Event Marketing Playbook herunter und erfahre, wie du das volle Potenzial deines Events während der Veranstaltung ausschöpfen kannst.

Geschrieben von:

Clélia Morlot
PIRATEx Digital Marketing Manager