Fallstudie: BW-i Universities Meet the World

Wenn die Pandemie zwar den regulären Universitätsbetrieb, nicht aber die internationale Ausbildung unterbricht, ist es an der Zeit, sich anzupassen.

Gemeinsam mit dem Kunden BW-i entwickelte PIRATEx ein Livestream-Veranstaltungskonzept, das speziell darauf abzielte, die universitären Stakeholder von BW-i zusammenzubringen, die sich aufgrund der Pandemie nicht persönlich treffen konnten.

PIRATEx produzierte eine Livestream-Produktion über zwei Tage mit jeweils 3-5 interaktiven Sessions. Die Produktion fand vollständig live statt, es gab keine vorab aufgezeichneten Sessions. 

Ziele der Veranstaltung

Unser Kunde war auf der Suche nach einer Online-Veranstaltung, die seine Gemeinschaft aufklären, bestehende Beziehungen stärken und eine Möglichkeit zur interaktiven Beteiligung bieten sollte. 

Nach einer Analyse der Bedürfnisse wurde eine professionelle Live-Produktion mit einem hohen Maß an Engagement gewählt, um die Interessengruppen von BW-i aus der ganzen Region zusammenzubringen. Da der Schwerpunkt der Veranstaltung auf Zukunftskonzepten und Internationalisierung lag, wurde eine Produktion mit modernster Veranstaltungstechnik konzipiert, um das Publikum aus Hochschulfachleuten zu fesseln und zu begeistern. 

Studio-Einrichtung

PIRATEx arbeitete mit dem Kunden zusammen, um ein sauberes, professionelles und effizientes Studio für die Produktion zu schaffen. BW-i entschied sich für ein aktives Bühnenbild, inklusive Stehtischen und Hintergrundbeleuchtung. 

Die Veranstaltung wurde vor Ort im Stuttgarter ‘Im Wizemann’ gestreamt, nachdem mehrere Veranstaltungsorte in Stuttgart in Betracht gezogen wurden. Obwohl es viele vielversprechende Alternativen gab, die diesem Veranstaltungskonzept entsprochen hätten, war die Wahl des Veranstaltungsortes letztlich eine technische Entscheidung. Die Wahl fiel auf ‘Im Wizemann’ aufgrund der Qualität und Stärke der dortigen Bandbreite.

PIRATEx Online-Veranstaltung Top-Tipp

Wenn du ein Livestream-Event veranstaltest, solltest du sicherstellen, dass der Veranstaltungsort eine Download-Geschwindigkeit von mindestens 50 Mbps pro Sekunde ermöglicht. Die Upload-Geschwindigkeiten sollten zwischen 15 und 20 MBit/s liegen. An vielen Orten und in Privathaushalten liegen die Geschwindigkeiten darunter, so dass diese Anforderungen nicht erfüllt werden können. 

Die technische Einrichtung in Zahlen:

• Vom Konzept zur Produktion: Zwei Monate
• Vor Ort: 3 Tage Produktionsaufbau, Design und Event-Hosting. 
• Dienstag, 16.00 Uhr Aufbau des gesamten Settings bis 21.00 Uhr 
• Mittwoch 10 Uhr bis 21 Uhr 
• Donnerstag 7 Uhr bis 13 Uhr

Am Set:

• 1 Projektleiter
• 1 Tontechniker 
• 1 Livestream-Operator 
• 1 Technische Checks und Systembedienung
• 1 Videographer und Content Producer
• 2 Kameras
• 1 Profi-Moderator 

Veranstaltungs-Technologien

• Talque: Der Haupt-Livestream wurde auf Talque gestreamt. Die übersichtliche Agenda und die Livestream-Chatfunktion von Talque sorgten dafür, dass die Veranstaltung organisiert und die Teilnehmer eingebunden wurden. 
• Slido: Slido wurde für die Einbindung des Publikums gewählt. Während der Produktion nutzten wir die Funktionen für Live-Umfragen und Wortwolken. 
• Wonder.me: Wonder wurde ausgewählt, um die Vernetzung und Interaktion mit dem Publikum zu fördern. Bis zu 60 Teilnehmer gleichzeitig nutzten Wonder, um miteinander in Kontakt zu treten und sich zu vernetzen, was besonders nützlich war, da sie sich zum ersten Mal trafen. Die Sendefunktion von Wonder war hilfreich, um das gesamte Publikum zu leiten und auf die Tagesordnungspunkte des Tages hinzuweisen. 
• Unterstützende Technologien: Zoom und Microsoft Teams

Wichtige Erkenntnisse

Bei der Entwicklung deines Online-Veranstaltungskonzepts ist die Produktionslocation enorm wichtig, auch wenn das Event online ist! Die Entscheidung, ob du ein Studio oder eine entfernte Umgebung nutzt, ist eine wichtige Entscheidung, wenn es um die Produktion geht. Bei diesem Projekt war die Entscheidung für eine Studioproduktion genau richtig. Das Bühnenbild trug dazu bei, dem Projekt ein professionelles Aussehen zu verleihen, und die Stehtische für den Moderator sorgten für ein aktives Aussehen und Gefühl. 

Das Studio war auch für das Sprechermanagement hilfreich. Die Zentralisierung der Aktivitäten im Studio bedeutete, dass die Verwaltung der Sprecher einfach war, wenn es darum ging, zu verschiedenen Aspekten des Programms überzugehen. Diese fließenden Übergänge wurden im Endprodukt deutlich, das ein nahtloses Ergebnis darstellt. 

Möchtest du deine eigene Veranstaltung produzieren? Lade dir unsere Partnerbroschüre herunter oder setze dich mit Fred in Verbindung, um loszulegen. 

Geschrieben von:

Felix Josephi
PIRATEx Managing Director