5 Tipps, wie du Online-Messen erfolgreich für dein Unternehmen nutzen kannst

In den letzten Monaten mussten viele Aussteller:innen ihre jahrelang perfektionierten Vorgehensweisen der Messeplanung komplett umkrempeln. Als Messen auf einmal digital wurden, schienen viele der erlernten Lektionen über gute Präsentationskonzepte auf einmal vom Tisch zu fallen.

Dabei erforderten erfolgreiche Messeauftritte auch schon vorher einen beträchtlichen Aufwand bezogen auf die Entwicklung des Stand-Designs, den Aufbau und vor allem die Personalplanung während der Messe. 

Digitale Standkonzepte brauchen jedoch dasselbe Maß an Planung und Liebe zum Detail, wenn sie das Ziel haben einen wirtschaftlich nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen. 

Da sich Messen auch in Zukunft über hybride Konzepte weiterentwickeln und damit weiterhin digitale Komponenten haben werden, bekommst du in diesem Blogartikel 5 Tipps, wie du Online-Messen erfolgreich für dein Unternehmen nutzen kannst. 

1- Setze Ziele und wähle zielführende Inhalte aus.

Du präsentierst die Produkte und Dienstleistungen deines Unternehmens über Inhalte. Diese Inhalte erschaffen das Eingangstor um eine Verbindung zu deinen potenziellen Kunden:innen aufzubauen. Vor der Veranstaltung solltest du deshalb Schlüsselziele festlegen, die du mit deinem Messeauftritt erreichen möchtest und die Inhalte genau auf diese Ziele ausrichten. 

Wenn du z.B. ein neues Produkt vorstellen möchtest, kannst du vor der Messe ein hochwertiges Demo-Video produzieren. Wenn du die Fachexpertise deines Unternehmens in den Mittelpunkt rücken möchtest, kann das Format ein Kamingespräch mit einigen eurer wichtigsten Mitarbeiter:innen sein. – Z. B. um deren Vorgehensweise bei verschiedenen Design- und Produktentscheidungen zu diskutieren. 

Es gibt folglich verschiedene Formate und inhaltliche Konzepte, die du wählen kannst, um bestimmte Reaktionen bei deinem Publikum hervorzurufen. Sei es um Vertrauen aufzubauen, Fachwissen zu demonstrieren oder Informationen zu vermitteln. Wenn du diese Inhalte strategisch auswählst, bist du auf dem richtigen Weg, die vorab definierten Schlüsselziele der Messe zu erreichen. 

2- Schaffe ein einheitliches Erscheinungsbild.

Der Schlüssel zu einem effektiven digitalen Messeauftritt liegt in der zielgerichteten Nutzung von Technologien, um deine Marke und deine Produkte auf der digitalen Plattform von denen deiner Mitbewerber:innen abzuheben. Gestalte den digitalen Stand so, dass die Individualität deiner Marke bestens hervorgehoben wird. 

Sorge neben der Wertigkeit von Medienproduktionen auch für einen konsequenten Markenauftritt deines Standpersonals. Das kannst du z.B. erreichen, indem die Kollegen:innen ähnliche digitale Hintergründe oder Rahmen für ihre Videobilder geliefert bekommen. Engagiere vorab eine:n Fotografen:in oder bringe Elemente mit ins Bild, die dein Unternehmen charakterisieren. 

Die Sprache und das Branding deines Messestandes sollten stets einheitlich sein, sie sollten identifizierbar sein und nachhaltig wirken. Baue z.B. einen eindeutigen Hashtag oder ein personalisiertes Emoji als Erkennungszeichen ein, welches auf der Veranstaltungsplattform sowie in den sozialen Medien verwendet werden kann und mit deinem Veranstaltungsauftritt in Verbindung steht. 

Dabei solltest du tatsächlich jeden Berührungspunkt, den ein:e Teilnehmer:in mit deiner Marke hat, berücksichtigen und sicherstellen, dass diese Erfahrung einzigartig und unvergesslich ist. 

Besonderer Fall: Wenn dein Unternehmen auf einer hybriden Messe ausstellt, stelle außerdem sicher, dass das digitale Erscheinungsbild mit dem persönlichen Bild vor Ort übereinstimmt, sodass jeder in deinem Team – egal ob on- oder offline – als Teil deines Unternehmens erkennbar ist. 

3- Nutze die Messeplattform zum Aufbau von Kontakten.

Bei digitalen Messen gelten andere Gesetzmäßigkeiten. Man kann auch sagen: Nichts geschieht von allein. 

Das bedeutet, du solltest dich nicht auf spontane Begegnungen verlassen, weil einzelne Personen nicht zufällig an deinem Stand vorbeikommen. Die erste Kontaktaufnahme durch Blickkontakt oder Körpersprache ist im digitalen Kontext ausgeschlossen und muss demnach aktiv umgangen werden. 

Digitale Messen laufen nicht von 9 bis 18 Uhr. Die effektive Besetzung eines digitalen Messestandes erfordert deshalb eine gute Personalplanung. 

Diese beginnt bereits mit der Eröffnung der Veranstaltungsplattform und somit weit vor dem „offiziellen Beginn“ der Messe. 

Beginne mit deinem Team so bald wie möglich mit der Erstellung der persönlichen Profile deines Teams und ergänze diese mit möglichst detaillierten Informationen. Gib klar an, wonach dein Team sucht, was dein Unternehmen zu bieten hat und wie man euch erreichen kann. 

Sobald alle ihre Profile erstellt haben, beginne mit der Durchsicht des Teilnehmerverzeichnisses und der Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden:innen. Scheue dich nicht, den ersten Schritt zu tun. Du kannst auch spontane Unterhaltungen anregen indem du interessanten Personen etwas übergibst. Das kann sogar ein kleines Geschenk in Form einer wertvollen Information sein. Schließe die Nachricht mit einer Frage ab, um das Gegenüber zu einer Antwort zu animieren. 

Jeder kommunikative Schritt, den du mit deinem Team gehst, macht es für die andere Seite leichter. Wichtig ist hierbei die richtige Balance, zwischen aktiv und selbstbewusst aber nicht aufdringlich zu sein, zu finden. 

4- Schaffe nahtlose Meetingprozesse.

Wie eben erwähnt geht es bei der Betreuung deines digitalen Messestandes nicht darum, auf vorbeikommende Leute zu warten. Es geht vielmehr darum, Verbindungen zu identifizieren und diese möglichst nahtlos in gute Gespräche zu überführen. 

Folglich sollte der digitale Besprechungsprozess so einfach und zielgerichtet wie möglich gestaltet sein. Das kann einerseits über die Nutzung eines offenen Meetingraumes an eurem digitalen Stand geschehen. Andererseits kann es über persönliche, private Videokonferenz-Meetings realisiert werden. Viele Plattformen bieten die Funktion den eigenen Kalender zu verknüpfen und auf diese Weise automatisiert freie Termine zu vergeben. 

Auf einer digitalen Messe geht es letztendlich darum zielgruppenspezifische Gesprächsoptionen anzubieten. So machst du es interessierten Personen so einfach wie möglich mit dir und deinem Team zu kommunizieren. 

Plane deshalb vor der digitalen Messe mit deinen Vertriebsteams verschiedene Szenarien, wie der Stand während der Messe besetzt werden soll. Sichere so die Verfügbarkeit während der gesamten Dauer der Veranstaltung. Berücksichtige dabei auch, dass bei internationalen Messen die Teilnehmer:innen aus verschiedenen Zeitzonen kommen können. 

Arbeite mit deinem Team zusammen, um einen konkreten Plan für den Umgang mit Leads zu erstellen, die während der Messe generiert und verwertet werden sollen.   

5- Plane vor der Messe bereits die Nachbereitung.

Dein digitales oder hybrides Messeerlebnis endet nicht mit dem Ende des Messeprogramms. Du weißt selbst, wie wichtig es ist, dass neue Kontakte weiterverfolgt werden oder die Teilnehmerliste der Veranstaltungsplattform auch im Nachgang auf potenzielle Kontakte überprüft werden sollte, die du mit deinem Team möglicherweise verpasst hast. 

Entwickle bereits vorab einen Plan für die Weiterverwertung der Medien, die dein Unternehmen für den digitalen Auftritt verwendet hat. Vieles davon kann “neu verpackt” werden. Die Inhalte einer Diskussion beispielsweise lassen sich in zentrale Statements zerlegen, die deine Marketingabteilung für Öffentlichkeitsarbeit oder als Content in Sozialen Medien verwenden kann. 

Eine Produkt-Demo kann den Grundstein für eine regelmäßige Webinar-Reihe legen, die deiner Community die Möglichkeit gibt, Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. 

Im Gegensatz zu physischen Standelementen, die nach einer Messe oft entsorgt werden, kannst du eure generierten Inhalte und Medien nutzen, um deiner Marke auch über die Messe hinaus einen Schub zu verpassen. Digitale Messeinhalte haben daher einen weiteren positiven Aspekt: Nachhaltigkeit! – Nicht nur im Hinblick auf langfristig nutzbaren Medien oder Kontakte, sondern auch mit Blick auf die deutlich verringerte Müllentstehung.

Fazit

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es für Aussteller:innen möglich ist, eine wirkungsvolle Online-Messeerfahrung zu erleben. Es geht dabei jedoch nicht um das Ersetzen oder Digitalisieren menschlicher Begegnungen, sondern um effektive Ergänzungen die von dir gesetzten Ziele zu erreichen. 

Wenn du weitere Fragen oder Anmerkungen zu diesem Thema hast, wende dich gerne an das PIRATEx Team. Wir sind immer gespannt auf deine Anmerkungen oder deinen Input.

Geschrieben von:

Frederic Bleck
PIRATEx Head of New Business